はじめに
CSVファイルのアップロードをする際、4つのモードがあります。
それぞれのモードでできることを理解し、最適なモードを選択してアップロードを行いましょう。
- 新規追加モード
プロファイルブックに登録されていないデータを新たに一括追加するモード - 指定行の入れ替えモード
プロファイルブックに登録されているデータを一括更新するモード - 指定行の削除モード
プロファイルブックに登録されているレコードから、指定したメンバーの情報を削除するモード - 全入れ替えモード
レコードの追加、更新、削除を一度に行うモード
それぞれのモードでできることは次の通りです。
| 新規追加 | 上書き更新 | 削除 | |
|---|---|---|---|
| 新規追加モード | ◯ | × | × |
| 指定行の入れ替えモード | × | ◯ | × |
| 指定行の削除モード | × | × | ◯ |
| 全入れ替えモード | ◯ | ◯ | ◯ |
新規追加モード
プロファイルブックに登録されていないデータを新たに一括追加するモードです。
利用シーン
利用例
- 基本情報：中途入社のメンバーをまとめて登録する
- 単一レコード：中途入社のメンバーの住所情報をまとめて登録する
- 複数レコード：全メンバーの半期評価をまとめて登録する
モード選択画面
イメージ
注意点
- 基本情報・単一レコード：すでにプロファイルブックに登録済の社員番号がCSVファイルに含まれているとエラーとなる
- 単一レコード（変更履歴）：同メンバーですでに登録済みの変更履歴と同日の履歴を追加しようとするとエラーとなる
アップロード例
基本情報、単一レコードの場合
例）中途入社者（プロファイルブックに存在していないメンバー）を新たに登録する
CSVファイルは、追加するメンバーの行のみ作成します。
複数レコードの場合
例）2018年度上期の評価結果を（結果があるメンバーの分だけ）登録する
CSVファイルは、追加するメンバーの行のみ作成します。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
単一レコード（変更履歴）の場合
例）全メンバー分の前期の評価を新たに登録する
CSVファイルは、追加するメンバーの行のみ作成します。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
指定行の入れ替えモード
プロファイルブックに登録されているデータをCSVファイルで一括更新するモードです。一部社員の情報を一括更新する場合に利用します。
利用シーン
利用例
- 基本情報：所属と役職が変更になったメンバーをまとめて更新する
- 単一レコード：住所が変更になったメンバーの住所情報をまとめて更新する
- 複数レコード：一部メンバーの資格取得情報に更新があったのでまとめて更新する
モード選択画面
イメージ
注意点
- 基本情報・単一レコード：プロファイルブックに登録されていないメンバーの社員番号がCSVファイルに含まれているとエラーとなる
- 単一レコード（変更履歴）：すでに登録済みの変更履歴から日付を変更するとエラーとなる
アップロード例
基本情報、単一レコードの場合
例）所属と役職が変わった一部メンバーの基本情報を一括更新する
CSVファイルには、更新するメンバーの行のみ作成します。
※更新したい項目以外の情報はそのままCSVファイルに含めてください。
列を削除するなどするとデータなしの状態で上書きされます。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
複数レコードの場合
例）保有資格の有効期限を一括更新する
CSVファイルには、更新するメンバーの行のみ作成します。
該当メンバーのレコードが複数ある場合は、全てをCSVファイルに含めるようにします。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
単一レコード（変更履歴）の場合
例）住所の履歴を一括更新する
CSVファイルには、更新するメンバーの行のみ作成します。
※変更履歴日を変更しないでください。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
指定行の削除モード
プロファイルブックに登録されているレコードから、CSVファイルで指定したメンバーの情報を削除するモードです。一部社員の情報を一括削除する場合に利用します。
利用シーン
利用例
- 基本情報：退職した一部メンバーをまとめて削除する
- 単一レコード：不要になった住所情報をまとめて削除する
- 複数レコード：一部メンバーの兼務情報をまとめて削除する
モード選択画面
イメージ
基本情報、単一レコード、複数レコードでは社員番号の指定のみで、既存のレコードを削除します。
変更履歴では、変更履歴日と社員番号の組み合わせで対応するレコードを削除します（社員番号の指定のみでは削除できません）。
注意点
- 基本情報・単一レコード：プロファイルブックに登録されていないメンバーの社員番号がCSVファイルに含まれているとエラーとなる
- 単一レコード（変更履歴）：すでに登録済みの変更履歴から日付を変更するとエラーとなる
アップロード例
基本情報、単一レコードの場合
例）退職したメンバーの情報をプロファイルブックから削除する
退職した社員番号a0015の従業員を削除してみます。
CSVファイルには、削除するメンバーの社員番号のみ入力します。
複数レコードの場合
例）特定のメンバーの兼務情報を削除する
CSVファイルには、削除するメンバーの社員番号のみ入力します。
※アップロードにより、該当する社員番号のメンバーのレコード全てが削除されます。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
単一レコード（変更履歴）の場合
例）学歴/職歴の履歴を一括削除する
CSVファイルには、更新するメンバーの行のみ作成します。
※変更履歴日と社員番号が必須項目です。
＜アップロード前＞
＜アップロード後＞
2020年の履歴が削除され、2021年の履歴は残ります。
全入れ替えモード
プロファイルブックに含まれるレコードの追加、更新、削除を一度に行うモードです。全入れ替えモード以外の他のモードでそれぞれできることを全て一度に行えます。
利用シーン
利用例
- 基本情報：退職者・入社者・異動を反映したCSVファイルで更新する
- 単一レコード：住所情報の追加・更新・削除を反映したCSVファイルで更新する
- 複数レコード：資格取得状況の追加・更新・削除を反映したCSVファイルで更新する
モード選択画面
イメージ
CSVファイルの内容でプロファイルブックの情報を上書きします。プロファイルブックに存在していてCSVファイルに含まれていない社員番号のメンバーの情報は、アップロードにより削除されてしまいます。
特に基本情報から削除されてしまうと、社員番号で紐づく他シートの情報や他機能のデータも削除されてしまうため注意が必要です。
アップロード例
基本情報、単一レコードの場合
例）全メンバーの基本情報に「役職」情報を追加する
