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(カスタムCSV連携) スポット実行の設定

スポット実行の連携とは

スポット実行の連携とは、定期的ではなくそのたびごとに行う連携です。
ここでは、カスタムCSV連携のスポット実行について説明しています。

CSVファイルからカオナビに連携するときの注意点

  • CSVファイルからカオナビに連携する場合「社員番号」を連携キーとしてメンバーが特定されます。そのため「社員番号」は連携で更新できません。

CSVファイルからカオナビへの連携設定

テスト連携の実施

連携設定を行いアップロードするとデータが更新されます。実際の設定を行う前に、今あるシートをコピーするなどしてテスト連携をしてみましょう。
シートのコピーは『管理者機能>レイアウト設定』から行えます、詳細はこちらをご覧ください。
コピー後はデータが登録されていないシートが作成されるので、こちらで連携テストを実施してください。

①CSVファイルを準備する

連携するCSVファイルを準備します。

日付項目は「YYYY-MM-DD」の形式で指定する必要があるため、お手元のCSVが「YYYY-MM-DD」の形式でない場合は連携項目の計算式で変換いただく必要がございます。
計算式の詳細は日付の計算式をご覧ください。

②ジョブを追加する

カスタムCSV>ジョブ一覧をクリックし、『ジョブ追加』をクリックします。

③ジョブ名を登録する

ジョブ名を登録します。
初期状態では「スポット実行のジョブ」という名称で作成されるので、適宜変更します。

④ヘッダー項目を登録する

連携するCSVファイルのヘッダー項目を登録します。

『+ヘッダー項目の登録』ボタンをクリックします。

連携するCSVファイルを開いてヘッダー行をコピーし、「ヘッダー項目」エリアにペーストします。
「項目区切り」について、CSVファイルをExcelで開いている場合は「タブ」、メモ帳などで開いている場合は「カンマ」を選択します。

CSVファイルの例(Excel)

ヘッダー項目のペースト例(タブ)

一方、CSVファイルをメモ帳やテキストエディタで開いている場合は「カンマ(,)」を選択します。

CSVファイルの例(メモ帳)

ヘッダー項目のペースト例(カンマ)

ペースト後、『決定』ボタンをクリックします。

⑤連携キーを選択する

続いて『+連携キーを選択』をクリックします。

④で登録したヘッダー項目のうち、連携するメンバーを一意に特定するためのキー(社員番号)を選択してください。
例としてプルダウンリストから「社員番号」を選択します。

『決定』ボタンをクリックします。

⑥レコード形式を選択する

連携するデータのレコード形式を選択します。
初期表示では「単一レコード」が選択されています。

「複数レコード」の連携

「新規追加モード」と「指定行の入れ替えモード」を足したような挙動となります。
詳しくはカスタムCSV連携のCSVアップロードモードについてをご覧ください。

※単一レコードと複数レコードの違いについてはレイアウト設定>レコードをご覧ください。
 

保存後にレコード形式を変更できない

保存後にレコード形式を変更できません。変更したい場合は保存前に行ってください。

⑦絞り込み条件を設定する

CSVファイルからどの従業員を連携するかを選択します。
プルダウンリストから条件を指定してください。

検索条件のルール

項目間はAND条件で検索されます。
また条件に指定できるのは各項目1回のみです。
 

すでにカオナビにデータが登録されている場合

既にカオナビに従業員情報が登録されており、その一部メンバーのみCSVファイルからデータを連携する場合、連携対象外となった従業員情報はそのまま保持されます。

設定例

採用区分 キーワードを入力し「含む」「含まない」を選択
社員番号 キーワードを入力し「含む」「含まない」を選択
連携開始後も連携対象の従業員は変更できます。

⑧連携項目を設定する

CSVファイル上の項目を、カオナビのどの項目に連携するかを設定します。
項目の連携には計算式を用います。

ケース 利用する計算式例
CSVの「役職」項目に登録されているデータをそのまま連携 [役職]
CSVの「フリガナ」に登録されているデータを分割して「氏(カナ)」項目に連携 LEFT([フリガナ], FIND(" ",[フリガナ])-1)
※氏と名の間に全員に共通した記号(半角スペースなど)が入っている必要があります
「男性」「女性」と登録されている性別から「性」を省いて連携 IFS([性別]=”男性”,”男”,[性別]=”女性”,”女”)

『+連携項目を追加』ボタンをクリックします。

計算式欄に計算式を入力します。

連携したい項目を選択し『計算式に追加』をクリックすると、その項目を表す計算式が入力されます。

利用できる計算式

その他利用可能な計算式例はこちらをご覧ください。
項目が分かれて登録されているデータを繋げる計算式や、登録されているデータによって連携先では別の値を表示させる計算式などがあります。

計算式が入力できたら『追加』をクリックします。

カオナビの連携先項目を選択します。

⑨保存する

設定を途中で終えるときは『設定を保存』をクリックしてください。
設定が完了し、すぐに連携を開始したい場合は『保存してアップロード』をクリックしてください。

『設定を保存』の場合、いったん作業を中断できます。
『保存してアップロード』の場合、次の手順に進みます。

⑩CSVファイルを選択する

バックアップ取得の確認メッセージが表示されるので、確認後に『ファイルを選択』ボタンをクリックします。

バックアップを取得する場合は「管理者メニュー>CSV入出力」より、連携先の基本情報/シート情報のCSVダウンロードを行ってください。

CSVファイルをドロップで追加するか、『ファイルを選択』ボタンをクリックしてファイルを選択します。

⑪CSVファイルをアップロードする

ファイル名に誤りがないか確認し、『実行』をクリックします。

アップロード(CSV連携)を開始します。

連携後のジョブ編集

連携開始後も修正、追加、削除ができます。

修正
修正したい連携項目の、該当箇所をクリックすると修正できます。

追加
『連携項目を追加』から新たに追加してください。

削除
削除したい連携項目の右側に表示されている『ゴミ箱』ボタンをクリックして削除してください。

 

連携後の確認

連携後、該当のメンバー情報が更新されていたら連携成功です。
連携がエラーとなった場合は、設定したエラー通知メールアドレスに通知が届きます。

利用可能な計算式

計算式 用途 記述例
[項目名] 項目の内容をそのまま表示 [役職]
役職項目に入力されているデータをそのまま表示する
& 項目の結合
項目と任意の文字列の結合
[氏]&" "&[名]
氏と名の間に半角スペースを入れて結合する
※任意の文字列を結合したい場合は、文字列を"で囲みます
IFS マスターのマッピング IFS([性別]="男","男性",[性別]="女","女性")
性別が「男」であれば「男性」、「女」であれば「女性」と表示する
LEFT/RIGHT/MID
FIND
LEN
分割 LEFT([氏名], FIND(" ",[氏名])-1)
氏名から半角スペースまでの左側の文字列を表示(半角スペースは含まない)

RIGHT([氏名], LEN([氏名])-FIND(" ",[氏名]))
氏名から半角スペースまでの左側の文字列を省いた、右側の文字を表示

※氏と名の間に全員に共通した記号(スペースなど)が含まれていないと利用できません

LEFT([日付],4)&”/”&MID([日付],5,2)&”/”&RIGHT([日付],2)
決まった桁数(本例では8桁)の日付から年月日をそれぞれ取り出し「/」で結合する(「20240303」→「2024/03/03」)

IF 条件による出し分け IF([旧氏]="",[氏]&" "&[名],[旧氏]&" "&[旧名])
旧姓の氏が空欄だったら「氏」と「名」の間に半角スペースを入れて結合、それ以外の場合は「旧氏」と「旧名」の間に半角スペースを入れて結合して表示

IF([住民票住所区分]="現住所と同じ",[都道府県]&[市区町村]&[住所1]&" "&[住所2],[住民票都道府県]&[住民票市区町村]&[住民票住所1]&" "&[住民票住所2])
住民票住所区分が「現住所と同じ」だったら都道府県~住所2までを結合、それ以外の場合は住民票都道府県~住民票住所2までを結合して表示

SUBSTITUTE 文字列の置換 SUBSTITUTE([日付],"/","-")

スラッシュ(/)で区切られた日付データををハイフン(-)区切りに変更する

SUBSTITUTE([会社名称],”株式会社”,”(株)”)

会社名称を略称(株)で表記する

日付変換の計算式

日付フォーマット 計算式 記述例
yyyy-mm-dd
yyyy-m-d
[項目名] [日付]
そのまま連携できます。
yyyy/mm/dd
yyyy/m/d
SUBSTITUTE SUBSTITUTE([日付],"/","-")

スラッシュ(/)をハイフン(-)に変更する

mm/dd/yyyy
m/d/yyyy
LEFT/RIGHT
FIND
LEN
SUBSTITUTE
RIGHT([日付],4)&"-"&SUBSTITUTE(LEFT([日付],LEN([日付])-5),"/","-")

YYYY-MM-DD形式に変換する

>dd/mm/yyyy
d/m/yyyy
LEFT/RIGHT
FIND
LEN
RIGHT([日付],4)&"-"&LEFT(RIGHT([日付],LEN([日付])-FIND("/",[日付])),FIND("/",RIGHT([日付],LEN([日付])-FIND("/",[日付])))-1)&"-"&LEFT([日付],FIND("/",[日付])-1)

YYYY-MM-DD形式に変換する