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CSVファイルのアップロード

CSVファイルのアップロード

①ひな型のCSVファイルをダウンロードする

アップロードしたいCSVファイルのひな型は、『ダウンロード』から出力できます。

ひな型を使う以外の方法

基幹システムなどから出力したCSVファイルを用いることもできます。
ただしデータの形式がカオナビに取り込めるものかどうか、以下手順で確認してください。

②CSVファイルを作成する

ダウンロードしたCSVファイルに登録したい内容を入力していきます。
CSVファイルに含める内容については、『アップロードモード』も参考にしてください。

CSVファイルの項目例

以下はあらかじめPROFILE BOOKの基本情報として登録されている標準項目です。
レイアウト設定において必須入力としている項目を空欄でアップロードしようとするとエラーとなります。

社員番号 必須項目です。同じ社員番号を重複して登録できません。
氏名 氏と名の間のスペースは任意です。
フリガナ ひらがな、全角カタカナ、半角カタカナいずれも利用できます。
所属コード 『所属ツリー管理』で設定した所属コードを入力します。
性別 初期状態では『男性』『女性』です。『マスター管理』から選択肢の変更や追加が可能です。
『マスター管理』の登録項目と合致しない場合、アップロード時にエラーとなります。
生年月日 『Y/m/d』の形式で入力してください。
年齢 アップロードによる登録もできますが、生年月日を元にした自動計算(深夜~早朝に実行される日次バッチ)により更新されます。
入社日 『Y/m/d』の形式で入力してください。
入社日が明日以降のメンバーは『入社予定者』となります。
勤続年数 アップロードによる登録もできますが、入社日を元にした自動計算(深夜~早朝に実行される日次バッチ)により更新されます。
退職日 『Y/m/d』の形式で入力してください。
退職日が昨日以前のメンバーは『退職者』となります。
メールアドレス 他機能でメンバーにメールを送信する際の宛先となります。

パーツ種類別の入力方法

レイアウト設定において必須入力としている項目を空欄でアップロードしようとするとエラーとなります。

テキストボックス 基本情報に設置されている場合、入力可能な文字数の上限は100文字です。シート情報に設置されている場合はレイアウト設定に準拠します。
PROFILE BOOK表示時、文中の改行は無視されます。
テキストエリア 入力可能な文字数の上限は『レイアウト設定』に準拠します。
プルダウンリスト 選択状態にしたい項目を入力してください。
『マスター管理』の登録項目と合致しない場合、アップロード時にエラーとなります。
ラジオボタン 有効にしたい項目を入力してください。
『マスター管理』の登録項目と合致しない場合、アップロード時にエラーとなります。
チェックボックス チェックを付けたい項目を入力してください。複数ある場合は1項目ずつ改行して入力してください。
『マスター管理』の登録項目と合致しない場合、アップロード時にエラーとなります。
顔写真付きボックス 顔写真を表示したいメンバーの社員番号を入力してください。『メインコード設定』が適用されます。
リンク PROFILE BOOK表示時にリンクが付きます。
日付(カレンダー) 『Y/m/d』の形式で入力してください。
年月(カレンダー) 『Y/m/d』の形式で入力してください。
PROFILE BOOKでの表示は『Y年m月』となります。
ファイル添付 ファイル名を入力してください。ファイル名には拡張子を含めてください。
CSVアップロード操作と合わせて『ファイル入出力』よりファイルのアップロードを行ってください。
ナンバーボックス 半角数字で入力してください。
計算式 アップロードによる登録もできますが、計算式を元にした自動計算により更新されます。

※タイトルボックス、メッセージボックス、スペースエリアは入力項目ではないため、CSVアップロードはできません。

③『アップロード』をクリックする

CSVファイルをアップロードしたいシートの『アップロード』をクリックします。

④アップロードモードの選択

アップロードモードを選択して、『次へ進む』ボタンをクリックします。

※アップロードモードについてはこちらをご覧ください。

アップロード直前のバックアップ取得

『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にチェックを付けると、アップロード前に現在の状態をバックアップします。
バックアップファイルは、『バックアップ』からCSVファイル形式でダウンロードできます。

バックアップを取得すると以下メッセージが表示されます。

⑤CSVファイルの追加

アップロードするCSVファイルをドラッグ&ドロップまたは『ファイル選択』から追加します。

最初のアップロードまたはレイアウト設定を行った後にアップロードを行う場合、以下のようなメッセージが表示されます。
『閉じる』をクリックしてメッセージを閉じます。

⑥項目のマッピング

PROFILE BOOKの項目名とCSVファイルのヘッダー行の項目名とのマッピング(対応付け)を行います。
確認し、『次へ進む』ボタンをクリックします。

※『0埋め』と表示されている箇所は『メインコード設定』が適用されている項目です。

メインコード設定

「メインコード設定」は、社員番号と所属コードの「0埋め」の設定です。
「0埋め」とは、アップロードしたデータの桁数が指定より少ない時、不足している桁数分を先頭の「0」で補完することです。
例えば、0埋めを「6桁」で指定している時、「11」というデータをアップロードすると、先頭に0を補完して「000011」としてアップロードします。
社員番号や所属コードが決まった桁数で揃える必要がある(かつ、先頭に「0」が使用されている)場合には、「0埋め」設定をしておくことで「0落ち」(「0埋め」の反対で、先頭の0がなくなってしまうこと)を防ぐことができます。
詳しくは『メインコード設定』をご覧ください。

マッピングとは?

カオナビ上の項目名とCSVファイルの列とを対応付けることです。
基幹システムなど、他システムから出力した(ヘッダー行の項目名が異なる)CSVファイルをアップロードした場合でも、マッピング操作により適切にアップロードできます。
マッピング情報はシステムに保存され、2回目以降のアップロードではその情報を使って自動的にマッピングを行います。
ただし、CSVファイルのヘッダー行の項目名が前回アップロード時と異なる場合は、再度マッピングを行う必要があります。

⑦アップロードの実行

確認画面に内容に誤りがないことを確認し、『実行』ボタンをクリックします。

⑧アップロードの受付完了

受付結果の内容を確認し『OK』をクリックします。

CSV入出力画面に遷移します。

⑨アップロードの進捗確認

アップロードが進行します。
『準備中(0/3)』から『1/3』→『2/3』→『3/3』・・・と表示が自動的に切り替わります。

⑩アップロードの結果確認

アップロードに成功した場合

『アップロード』下部の日時、操作者が更新されます。

アップロードに失敗した場合

『アップロード』下部の日時、操作者は更新されません。
『CSVエラー』をクリックすると、エラー原因がテキストファイル形式でダウンロードされます。

エラーの原因

エラーとなった場合、エラー内容から対処方法を知ることができます。

テキストボックス/
テキストエリアは〇文字以下にしてください。
入力値の文字数が入力可能な上限値を超えています。
入力文字数を調整するか、レイアウト設定から上限値を修正してください。
詳しくはこちら
ナンバーボックスは数字にしてください。 半角数字以外の文字が入力されています。
半角数字で入力してください。
ファイルはtxt,csv,xml,・・・タイプのファイルにしてください。 ファイル名の拡張子の入力がないか、未対応の形式のファイルです。
対応している拡張子を指定してください。
マスター管理で登録されていない値が設定されています。 マスター管理のマスターに登録されていない選択肢が入力されています。
入力値かマスターを修正してください。
詳しくはこちら
日付/年月は”Y/m/d”書式と
一致していません。
日付または年月が『Y/m/d』形式(例:2019/7/3)以外の形式で入力されています。
入力値を修正してください。
選択された顔写真は正しくありません。 入力値に合致する社員番号のメンバーが存在しません。
入力値を修正してください。

アップロードモード

CSVファイルのアップロードをする際、4つのモードがあります。

新規追加モード

PROFILE BOOKに登録されていないデータを新たに一括追加するモードです。
中途入社のメンバーをまとめて登録する時、半期ごとの評価をまとめて登録する時、などに利用できます。

基本情報、単一レコードのシートの場合

例)PROFILE BOOKに存在していないメンバーを新たに登録する
CSVファイルは、追加するメンバーの行のみ作成します。

複数レコードのシートの場合

例)2018年度上期の評価結果を(結果があるメンバーの分だけ)登録する
CSVファイルは、追加するメンバーの行のみ作成します。

<アップロード前>

<アップロード後>

新規追加 上書き更新 情報削除
不可 不可

注意点

基本情報、単一レコードシートの時、すでにPROFILE BOOKに登録済の社員番号がCSVファイルに含まれているとエラーとなります。

指定行の入れ替えモード

PROFILE BOOKに登録されているレコードをCSVファイルで一括更新するモードです。
一部社員の情報を一括更新する場合に利用します。

基本情報、単一レコードのシートの場合

例)一部メンバーの基本情報を一括更新する
CSVファイルには、更新するメンバーの行のみ作成します。
※更新したい項目以外の情報はそのままCSVファイルに含めてください(列を削除するなどしないでください)。

<アップロード前>

<アップロード後>

複数レコードのシートの場合

例)一部メンバーのシート情報を一括更新する
CSVファイルには、追加するメンバーの行を作成します。
該当メンバーのレコードが複数ある場合は、全てをCSVファイルに含めるようにします。

<アップロード前>

<アップロード後>

新規追加 上書き更新 情報削除
不可 不可

注意点

PROFILE BOOKに登録されていないメンバーの社員番号がCSVファイルに含まれているとエラーとなります。

指定行の削除モード

PROFILE BOOKに登録されているレコードから、CSVファイルで指定したメンバーの情報を削除するモードです。
一部社員の情報を一括削除する場合に利用します。

基本情報、単一レコードのシートの場合

例)特定のメンバーの情報をPROFILE BOOKから削除する
例として、退職した社員番号a0015の従業員を削除してみます。

CSVファイルには、削除するメンバーの社員番号のみ入力します。

複数レコードのシートの場合

例)特定のメンバーの兼務情報を削除する
CSVファイルには、削除するメンバーの社員番号のみ入力します。
※アップロードにより、該当する社員番号のメンバーのレコード全てが削除されます。

<アップロード前>

<アップロード後>

新規追加 上書き更新 情報削除
不可 不可

注意点

PROFILE BOOKに登録されていないメンバーの社員番号がCSVファイルに含まれているとエラーとなります。

全入れ替えモード

PROFILE BOOKに含まれるレコードの追加、更新、削除を一度に行うモードです。
全入れ替えモード以外の他のモードでそれぞれできることを全て一度に行えます。

例)全メンバーの基本情報に「役職」情報を追加する

新規追加 上書き更新 情報削除

注意点

CSVファイルの内容でPROFILE BOOKの情報を上書きします。PROFILE BOOKに存在していてCSVファイルに含まれていない社員番号のメンバーの情報は、アップロードにより削除されてしまいます。
特に基本情報から削除されてしまうと、社員番号で紐づく他シートの情報や他機能のデータも削除されてしまうため注意が必要です。

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