はじめに
実施中の評価イベントを更新したいシーンは稀に発生しますが、変更する場合はイベントを利用しているユーザーに混乱を招いたり、入力データを削除してしまったりするリスクを伴います。
変更を行う際は、以下を必ず行いましょう。
・一度イベントを一般ユーザーから非公開にする（イベントのフェーズを『開始前』に戻す）
・バックアップデータを取得する
・イベント編集に不安がある場合、イベントのコピーを残しておく
注意点
- 『データ連携』中は、ワークフロー設計、フォーム設計共に変更はできません
- 変更後にCSVアップロードを行う場合は、必ずイベントのフェーズを『開始前』に戻してください
（一般ユーザーの入力操作と重複した場合、データが消える可能性があります） - イベントの変更後、同じCSVファイルは利用できません
（変更操作により、CSVファイルのヘッダー項目に変更が生じるため）
詳しくは『変更後のCSVアップロードについて』をご覧ください。
未実施／後続のワークフローを編集したい
実施中のフェーズ、またすでに実施済みのフェーズを除いて、未実施のフェーズの編集、後続のワークフローの追加を行うことは可能です。
例：下図では、『期末』フェーズまで進めているイベントのワークフローを編集しようとしています。
『期末』フェーズより後にある『フィードバック』フェーズは編集できます。
『部長確認』のアクションとアクションの担当者を追加しました。
編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※参加者、アクション、アクションの担当者の追加・変更を行った場合は、追加分の権限設定が必要です。
この後、CSVアップロードを用いて新たに追加した参加者の紐づけを行う場合は、こちらもご覧ください。
実施済み／進行中のワークフローを編集したい
すでに実施済みのフェーズ、また実施中のフェーズにおいて、設定を変更したり、フェーズやアクションを追加したりすることはできません。
例：下図では、『期末』フェーズまで進めているイベントのワークフローを編集しようとしています。
『期末』フェーズより前にある『期初』フェーズの編集はできません。
変更する場合、イベントのフェーズを『開始前』に戻してください。
フェーズを『開始前』に戻すと、一般ユーザーからはイベントを利用できなくなります。
事前に作業日程を周知するなど、ユーザーに混乱を招かないようにしましょう。
ワークフローの編集を行います。
例：下図では、イベントのフェーズを『開始前』に戻したので、『期初』フェーズの編集ができるようになりました。
『期初』フェーズに『目標三次承認』のアクションとアクションの担当者を追加しました。
編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※参加者、アクション、アクションの担当者の追加・変更を行った場合は、追加分の権限設定が必要です。
ユーザーの操作をやり直してもらう必要がある場合には、対象者・参加者のステータスを戻す必要があります。
CSVアップロードを行う際には十分注意して作業を行ってください。
例：下図では、追加した『目標三次承認』直前の『目標二次承認済』までステータスを戻しました。
また、合わせて三次評価者の登録を行おうとしています。
フォーム設計を編集したい
実施中のイベントのフォーム設計を変更すると、利用中のユーザーの混乱を招く可能性が高くなります。
変更前に、イベントのフェーズを『開始前』に戻してください。
フェーズを『開始前』に戻すと、一般ユーザーからはイベントを利用できなくなります。
事前に作業日程を周知するなど、ユーザーに混乱を招かないようにしましょう。
バックアップデータのダウンロード、イベントのコピーを行っておきましょう。
フォームの編集を行います。
編集時は、以下の操作に気を付けてください。該当パーツにすでに入力済みのデータが削除されます。
- パーツの削除
- 選択肢の削除（プルダウンリスト、ラジオボタン、チェックボックス）
- 選択肢に、計算式や判定式に用いる値を新しく設定する または 値を変更する（プルダウンリスト、ラジオボタン）
例：「A.営業職」→「A.営業職,100」
編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※パーツの追加を行った場合は、権限設定が必要です。
変更後のCSVアップロードについて
CSVアップロードを行う場合は、必ずイベントのフェーズを『開始前』に戻してください。
参加者の追加（ワークフロー設計）、パーツの追加（フォーム設計）を行った場合、ダウンロードできるCSVファイルのヘッダーも合わせて変更されます。
変更操作後は、イベントからCSVファイルをダウンロードしそちらを新たなフォーマットとして利用してください。
