引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき

引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になった方に、特にマスターしてほしい操作・チェックしておく事項をまとめました。

はじめに

カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。
利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作/事項をまとめました。

最初に覚えてほしいカオナビ用語

プロファイルブック(PROFILE BOOK) 人材データを管理するための機能
所属ツリー 所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータ
メンバー カオナビに登録される人
(PROFILE BOOKの登録されているデータ)
基本情報 メンバーを登録するためのマスターデータ
シート情報 基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざま
ユーザー ログインしてカオナビを利用する人
ほぼメンバーと1対1の関係になる
ロール ユーザーに付与する権限
利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができる
スマートレビュー(SMART REVIEW) 評価運用のためのワークフロー機能
評価イベント 評価シートのこと
評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっている

カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応

異動/組織改編時の対応

異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。
異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。
また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。
その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。

事前の確認事項

✓ 更新の必要がある項目/シートは何なのか
✓ ロール(権限)の付与ルール
✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか

管理項目の変更

すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく管理したい情報が増えた時に発生する作業です。
例)新しく従業員の保有資格をカオナビに登録したい

併せて、カオナビで管理している情報の一覧と、管理している目的も確認しておくとスムーズに業務に取り掛かれるでしょう。
追加した項目をグラフにしたり検索条件にしたいときは、『カスタム設定』という別設定が必要になります。

事前の確認事項

✓ カオナビで管理している情報や目的はなにか
単一レコードシートと複数レコードシートの違い

従業員情報の更新

社員の経歴を更新したい、評価結果を取り込みたいなど、シート情報を更新するときに発生する作業です。
更新した情報を元に従業員リストなどを作成している場合は、そちらの変更作業も発生します。

事前の確認事項

✓ それぞれの項目/シートの更新タイミング
✓ プロファイルブックの更新と併せて更新する機能はあるか

入社対応

新入社員の情報をカオナビに登録する作業です。
マスターデータを基本情報に登録し、それ以外のものはシート情報に登録します。
従業員をユーザー登録してログインIDを発行している場合は、新入社員用のユーザー登録が必要です。

事前の確認事項

✓ 顔写真の取得方法
✓ 入社者に最初に登録する必要情報は何なのか
✓ 入社者に付与するロール(権限)は何が適切なのか

休職対応

従業員に休職者が出た時の対応です。
休職情報をカオナビで管理している場合はその更新作業が発生します。
ユーザー登録してログインIDを発行している場合は、ログインできないように停止作業が発生します。

事前の確認事項

✓ 休職情報はどのように管理しているか
✓ 休職者のログインIDの取り扱いルール

退職対応

退職者がいた時に発生する作業です。
退職者がユーザー登録されておりログインIDを持っていれば、停止または削除します。
カオナビから完全に退職者情報を削除する運用の場合、出力しておくべき情報を確認しましょう。
退職者情報の出力には、帳票機能が便利です。
残しておくときは退職日の入力など、データの更新が必要です。

事前の確認事項

✓ 退職者データをカオナビに残すのか、削除するのか
✓ 削除の場合、出力しておくべき情報はあるのか
メンバー削除時の注意点

スマートレビュー安定運用のための対応

運用中の評価を扱う際の注意点

運用中の評価は扱いを1歩間違えるとデータの消失や不整合が起こります。
作業を行う場合は事前に必ずチェックしてください。

対象者/評価者(参加者)の変更対応

異動や入退社対応に伴う、対象者/評価者の変更作業です。

進捗のチェック

評価の進捗管理のために必要な作業です。
目標設定の期間や、評価が開始される時期など、評価スケジュールに照らし合わせながらチェックしましょう。
未対応者に催促の連絡をする場合は、『参加者一覧画面』から送ることができます。

事前の確認事項

✓ 自社の評価制度にどのようなステップがあるのか
✓ いつ評価のステータスを変更するのか

評価シート作成に関する各種設定方法

評価シート作成に関する一連の作業です。
自社の評価運用がすでにある評価のコピーでまかなえる場合も、大まかな流れなどは抑えておいてください。

事前の確認事項

✓ 自社の評価制度の詳細

その他

セキュリティやシステム連携に関する設定

以下の中で利用している機能があるか、ある場合は対象ユーザーや利用サービスについて確認してください。

契約窓口変更に関する作業

契約窓口の変更登録

カオナビのご担当者様が変更になったときは、『ご契約窓口 登録フォーム』から新たに担当に就かれた方を登録してください。
リリース情報や障害情報など、カオナビ利用に関わる重要なご連絡をお送りします。

請求通知先の変更登録

ご担当者様の変更により請求通知先が変更となる場合は、併せて『請求通知先 追加・削除ご登録フォーム』より通知先メールアドレスを追加/削除してください。
請求書はカオナビからも確認できます。

ご契約プランの確認

利用できる機能や登録できるメンバー数に関わるので、ご契約いただいているプランについても確認をお願いします。
プランは請求書から確認できますが、不安な方や不明点がある方は consulting@kaonavi.jp までお問合せください。

各種問い合わせ先

操作に関する問い合わせ先(サポートデスク)
 ※サポートデスクへのお問合せは管理者(Adm)ユーザー様に限らせていただいております。
弊社営業担当者の連絡先
 ※弊社営業担当者の連絡先が不明の場合は、consulting@kaonavi.jp までお問合せください。