評価編

Step1 評価イベントとワークフローの作成

評価編では、評価開始までの流れとポイント、設定の考え方を説明します。まずは『イベント』を作成し『ワークフロー』を設計しましょう!

まずはじめに

現在の評価制度をあらためて確認しよう

評価をカオナビで始めるには、スマートレビューを利用します。
設定を始める前に、まず現在の評価はどんな流れで進み、どんな人が関わっているのかなどを確認してみましょう。

確認のポイント

現在の評価にはどんなステップがあるのか
目標設定 → 上長承認・・・など、全体の流れを紙などに書き出すとわかりやすいです。
書き出しにはこちらの【評価ステップ/登場人物書き出しリスト】を利用ください。

評価に関わる登場人物にはどんなが役割がいるか
被評価者以外に評価者の数、閲覧者的な人はいるかを確認します。
併せて、誰がどのステップを行うのかも確認しましょう。

誰が入力作業を行うか
本人は評価を入力するか、上位評価者は前の評価者の結果を上書きするだけかなど、実際に評価入力の際に各登場人物がどのような動きをするのか確認します。

異動者や兼務者の評価はどのように行っているか
異動者や兼務者の評価方法によっては、複数の評価シートを運用する必要があります。
利用別シーンガイドに、期中異動があった際の対応などをまとめているので、こちらも併せてご覧ください。
期中異動がある場合の評価

評価調整はどのようにやっているか
カオナビでの評価を入力までにとどめるか、調整まで行うかを判断する材料になります。

結果の開示はどのように行っているか
紙で渡しているのか、お互いに画面を見ながら面談を行うかなどを確認します。
紙で渡している場合、帳票を設定すると任意のエクセルフォーマットに評価内容を出力できます。

以降は実際の設定に必要な手順についての説明です。
スマートレビューのスタートガイドでは、用語や概念を重点的に説明します。
実際の詳しい設定手順については、カオナビ機能>スマートレビューをご覧ください。

イベントを作成する

カオナビで評価を始めるには最初に『イベント』を新しく作成します。
『イベント』の中には評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報が存在しています。

<図1>

イベントは管理者(Adm)ユーザーまたはスマートレビューのイベント作成権限を付与された一般ユーザーが作成できます。
イベントを作成したユーザーを『イベントオーナー』といいます。

▶▶イベント作成の詳しい手順は『評価イベントの作成』をご覧ください。

ワークフローを設計する

ワークフローとは、いわゆる評価の流れです。

  • 期初に目標設定をし上長に承認され、期末に自己評価から二次評価まで行われる
  • 期末にコンピテンシー項目をチェックしていく
  • 360度評価のため期末に一斉に入力を始める   …など

会社の評価制度により流れは様々ですが、それをカオナビに再現するのがワークフロー設計です。

▶▶ワークフロー設計の詳しい手順は『評価フローの設計』をご覧ください。

ワークフロー設計の基本

<図2>

ワークフロー

図2の「期初」「期末」にあたるのが『フェーズ』
「目標設定」「目標承認」「自己評価」などにあたるのが『アクション』
アクションの下に配置されている人物が『アクション担当者』といいます。

アクションは左から右に進んでいきます。
フェーズの境目は管理者(Adm)ユーザーによって設定されない限り先に進むことはできません。

図を文章で表現すると下記のようになります。

    期初に目標設定が被評価者によって行われ、一次評価者と二次評価者が目標承認する。
    期末には自己評価、一次評価、二次評価がそれぞれ順に被評価者、一次評価者、二次評価者によって行われる。

参加者

図2の右下にある『参加者』は、この評価に関わる登場人物の一覧です。
アクション担当者はこのリストの中から選択します。
閲覧者のように、アクションを担当しない参加者も設定できます。

アクションの確定条件

アクションは複数人で担当することもできます。
図2の「アクション:目標承認」を例に見てみましょう。

<図3>

アクション担当者が1人の時は、その人がアクションを完了すると自動的に次のアクションに移ります。
しかし、複数人アクション担当者がいる場合、誰か1人が完了したら進むのか、全員が完了したら進むのか決める必要があります。
それが『アクションの確定条件』です。
誰か1人が完了したら次に進むのが『OR判定』で、アクション担当者が1人の時もOR判定です。
設定されているアクション担当者が全員完了したら次に進むのが『AND判定』で、360度評価などに使われます。

確定後の継続的な編集

<図4>

アクションを確定すると編集権限は次のアクション担当者に移りますが、継続して編集し続けることも可能です。
『このアクションが確定された後の継続的な編集を許可する』にチェックを入れると、次のアクションが確定されるまで、引き続き編集を行うことができます。