よくある質問

「アクセス管理」のよくある質問

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面談の記録を残したい
①管理者機能の「レイアウト設定」を開きます。 ②画面右側の「シートの追加と削除」をクリックし、新規シートの追加(「+」ボタン)を行います。追加の際は、レイアウトを横型もしくは縦型シート、レコードを複数レコードを選択してください。 ③パーツを組み合わせて画面のレイアウトを設定します。 オススメの設定  イメージが湧かない場合は下記の通り設定してみましょう! シートの設定 ●レイアウト・・・縦型シート ●レコード・・・複数レコード 使用パーツ ●面談日の入力欄・・・日付(カレンダー) ●面談者の氏名記入欄・・・テキストボックス ●状態のフラグ付け(○・△・×など)・・・プルダウン ●面談後のコメント欄・・・テキストエリア 管理者設定:面談メモを閲覧・編集させる権限を与える ①管理者機能の「アクセス管理」を開きます。 ②「見える情報 > 1.情報参照」と、「編集できる情報 > 1.情報編集」のそれぞれにステップ1で設定したシートに対する権限を設定します。 <閲覧させる権限> <編集させる権限> ロール(権限)をユーザーに付与する  ステップ2で設定したロールを付与するユーザーがまだ登録されていない場合や、すでにユーザーに付与していたロールを変更する場合は、管理者機能の「ユーザー管理」も確認しましょう! ユーザー操作:面談メモシートを開く ①「プロファイルブック」を開き、面談メモを記入したいメンバーを検索し、顔写真をクリックします。 ②メンバー詳細画面の右側に表示されているシート一覧の中から、ステップ1で設定した面談メモシートを開きます。 面談メモシートが開けなかったときは・・・  管理者機能「アクセス管理」の設定が間違っている可能性があります。 ●プロファイルブックのメニューが表示されていない 「使える機能 > 1.機能メニュー」でプロファイルブックが○になっているか確認してみましょう! ●面談メモを記入したいメンバーが表示されていない 「見える情報 > 1.情報参照」で「基本情報」が適した権限になっているか確認してみましょう! ●面談メモシートが表示されていない 「見える情報 > 1.情報参照」で面談メモシートが適した権限になっているか確認してみましょう! ユーザー操作:面談メモを記入する ①画面中央に表示されている「レコード追加」をクリックします。 ②表示されたモーダ…

更新日:2022.02.28 閲覧数:2503

引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき
カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。 利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作/事項をまとめました。 参考ページ、セミナー スタートガイド 利用シーン別ガイド  - 期中異動がある場合の評価  - 組織変更に対応して情報を更新したい 開催予定セミナー 最初に覚えてほしいカオナビ用語 プロファイルブック(プロファイルブック) 人材データを管理するための機能 所属ツリー 所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータ メンバー カオナビに登録される人 (プロファイルブックの登録されているデータ) 基本情報 メンバーを登録するためのマスターデータ シート情報 基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざま ユーザー ログインしてカオナビを利用する人 ほぼメンバーと1対1の関係になる ロール ユーザーに付与する権限 利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができる スマートレビュー(スマートレビュー) 評価運用のためのワークフロー機能 評価イベント 評価シートのこと 評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっている カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。 異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。 また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。 その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。 事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目/シートは何なのか ✓ ロール(権限)の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか サポートサイト操作説明ページ 組織変更に対応して情報を更新したい 所属ツリーの変更 メンバー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 ユーザー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 拡張アクセス設定について スマートレビューについて 管理項目の変更 すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく…

更新日:2022.02.21 閲覧数:1293

カオナビの業務を引き継ぐとき
自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。 特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。 「なぜ」を引き継ごう! 操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。 カオナビ内のデータを 最新状態に保つ 異動/組織改編時の対応 メンバーの情報更新対応 管理項目の変更 メンバーの入退社、休職に関わる対応 スマートレビューの 安定運用 各種設定方法の確認 対象者/評価者の変更対応 進捗のチェックと未対応者への催促 その他運用中イベントに関する注意事項 その他 セキュリティやシステム連携に関する設定 契約窓口変更に関する作業 カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。 異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。 また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。 その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。 参考:組織変更に対応して情報を更新したい 引き継ぎポイント 所属コードはメインコード設定をしているか 所属ツリーの変更手順 どの項目/シートを更新する必要があるのか 権限(ロール)の変更が必要なケースとその設定ルール プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか   (拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど) メンバーの情報更新対応 身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。 更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。 引き継ぎポイント それぞれの項目/シートの…

更新日:2022.02.21 閲覧数:1138

組織変更に対応して情報を更新したい
年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。 ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。 本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。 下記の表を参考に、自社の状況(変更が必要な箇所)に応じて設定操作を行ってください。 組織(図)の変更がある(①) 従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する(②) ※①の後に行う 従業員の兼務情報を登録している(③) ※②の後に行う 等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う 異動履歴情報を蓄積している 組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行う スマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる 組織情報の変更 組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。 部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。 ①所属ツリーのダウンロード 現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。 部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。 所属コード・組織名称の変更 所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。 例えば「10 営業部」を「100 営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。 新しい組織の追加 新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。 上位の階層にある(親の)組織(以下の例では『営業本部』『第一営業部』)は他の行からコピーします。 責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します(入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます)。 組織の並び替え 組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。 組織の廃止・削除 組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちら アップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。 その他、CSVファイルの作り方の注意点はこちらをご覧ください。 画面から操作…

更新日:2022.02.10 閲覧数:2480

ユーザーアカウントについて
ご利用者とユーザーアカウントの対応について カオナビは1ユーザーアカウントを1名様にてご利用いただくサービスでございます(カオナビサービスご利用規約(第7条)をご参照ください。) ■1ユーザーアカウントの複数名による共用について 1つのユーザーアカウントを複数名で共用されますと、以下のような問題が発生するおそれがあります。 ・パスワードを複数人で共有することによるセキュリティレベルの低下 ・同一アカウントでの同時操作によるデータ不整合の発生 ・誤操作発生時における問題の切り分けの困難 ・不正アクセスに対する対策の困難 ・その他、一般的な共有アカウント利用による問題の発生 これらにつきまして弊社では一切の責任を負いかねます ■1名による複数ユーザーアカウントの利用に際して 個々のアカウントでパスワードの使い回しを行わない等、万全なセキュリティ対策をとられることをお勧めしております。 カオナビサービスご利用規約はこちらからご確認くださいませ。

更新日:2020.10.26 閲覧数:4251

指定所属・指定メンバーとは何ですか?
閲覧/編集範囲が、全社員・所属社員・配下社員・閲覧/編集不可のいずれにも当てはまらない場合に使用するユーザー個別の権限設定です。 ユーザーに対し、特定の所属あるいはメンバーの閲覧/編集を許可/除外することができます。 設定は「拡張アクセス設定」で行います。 詳細はこちら

更新日:2020.10.26 閲覧数:5148

所属社員・配下社員の違いは何ですか?
「所属社員」・・・対象者が所属している部署全体を指します。 「配下社員」・・・対象者が所属している部署の、ひとつ下からの階層全体を指します。 詳細はこちら

更新日:2020.10.26 閲覧数:11148

一人のユーザーにロール(権限)を2つ以上付与することはできますか?
一人のユーザーに複数のロール(権限)を付与することはできません。 「ユーザー管理」で、ユーザーのロールを変更できます。 詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:3697