よくある質問

「CSV」のよくある質問

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一般ユーザーに一部の管理者権限を付与したい
一般ユーザーの権限のまま、管理者(Adm)ユーザーの権限を併せ持つことはできません。 管理者(Adm)ユーザーしか利用できない機能を一般ユーザーに使わせたい場合は、一般ユーザーのアカウントとは別で管理者(Adm)ユーザーのアカウントを作成する必要があります。 通常時は一般ユーザーのアカウントでログインし、管理者(Adm)ユーザーしか利用できない機能を使う場合は、その機能が使える管理者(Adm)ユーザーのアカウントでログインします。   設定手順   ① 『アクセス管理』にて、使わせたい機能の管理者ロールを作成する ② ①のロールの『使える機能>機能メニュー』を該当機能のみに絞り、他の機能や『管理者機能メニュー』は利用不可に設定する   『管理者機能メニュー』の一部を利用させたい場合、『使える機能>機能メニュー』の「SET UP」を利用可能にし、『使える機能>管理者機能メニュー』で使わせたい管理者機能メニューのみを利用可能に設定します。 ③ 『ユーザー管理』にて、①のロールを割り当てたユーザーを作成する(メンバーの紐付けは不要です。IDはダミーアドレスなど該当ユーザーが普段利用しているアドレスとは別で登録してください。) ②で作成したユーザーでログインすると、『使える機能>機能メニュー』『使える機能>管理者機能メニュー』で設定した機能のみを管理者(Adm)ユーザーと同じ権限で利用できるようになります。     注意点   上記のような権限を与えると当該機能においてすべての閲覧、追加、編集、削除、データの入出力などができるようになります 『アクセス管理』を利用させる場合、自身が紐づいているロールの権限を変更することができます 『ユーザー管理』を利用させる場合、自身が紐づいているユーザーのロールを変更することができます 機能によっては追加で権限設定の必要があります     よく利用されているシーン   請求書の確認 シングルサインオンやシステム連携の設定 ワークフローの申請フォーム作成 パルスサーベイの調査イベント作成 ボイスノートやスマートレビューの終了したイベントの管理     必ずしも管理者(Adm)権限を必要としない機能   管理者機能のCSV入出力>CS…

更新日:2024.02.16 閲覧数:73

スマートレビューでイベントに表示される日時が更新されるタイミングはいつか
イベントの枠内の時計マークの日時(更新日時)は下記の操作を行ったときに更新されます。 ・フェーズの変更 ・イベント編集にて何かしら編集をし『保存』 ・ワークフロー設計にて何かしら編集をし『保存』 ・フォーム設計にて何かしら編集をし『保存』 ・権限設定にて何かしら編集をし『保存』 ・高度な設定にて何かしら編集をし『保存』 ・対象者設定にて何かしら編集をし『対象者設定を終了する』 ・参加者候補設定にて何かしら編集をし『参加者候補の設定を終了する』 ・CSVアップロードの実施 ・帳票登録にて何かしら編集をし『保存』 ・イベントの再計算

更新日:2024.01.09 閲覧数:176

一般ユーザーにCSVダウンロード・CSVアップロード権限を付与したい
一般ユーザーのロールに以下の権限を付与することで、基本情報・シート情報のCSVダウンロード/アップロードが可能となります。 「基本情報」のダウンロード ・「その他の設定>データ出力>プロファイルブック(CSV)」:「利用可」 ※プロファイルブックから「基本情報」のCSVダウンロードが可能となります。 「基本情報」のアップロード 一般ユーザーに「基本情報」のCSVアップロード権限を付与することはできません。 下記の権限を付与することで、プロファイルブック画面上からメンバー追加や「基本情報」の編集が可能となります。 例)全メンバーの「基本情報」の閲覧・編集と、メンバー追加を可能とする設定 1.「見える情報>情報参照>1.基本情報」:「閲覧可」 2.「見える情報>基本情報の項目別参照>各項目」:「閲覧可」 3.「編集できる情報>情報編集>基本情報」:「編集可」 4.「編集できる情報>基本情報の項目別編集>各項目」:「編集可」 5.「その他の設定>データ追加>プロファイルブック」:「追加可」 シート情報のダウンロード(閲覧可能なシートのCSVダウンロードが可能) 下記権限を付与することで、シートガレージより閲覧可能となっているシート情報のCSVダウンロードが可能となります。(アップロードは不可) ・「使える機能>機能メニュー>シートガレージ」:「利用可」 ・「その他の設定>データ出力>シートガレージ(CSV)」:「利用可」 ※閲覧権限が付与されている全シートにおいて、閲覧可能となっているメンバーのシート情報が閲覧可能です。 ※閲覧できないシート情報をダウンロードすることはできません。(プロファイルブックから閲覧できない情報は出力もできない) 参考: ・アクセス管理>その他の設定>データ出力 ・シートガレージ>シート情報の出力 シート情報のアップロード(特定のシートのCSVダウンロード/アップロードが可能) シートガレージにて「アップロードユーザー」を設定することで、シートガレージから特定シートのCSVダウンロード・アップロードを行えます。 1.「アクセス管理」にて、シートガレージの利用権限を設定する ・「使える機能>機能メニュー>シートガレージ」:「利用可」 ※「その他の設定>データ出力>シートガレージ(CSV)」の権限の付与は必要ありません。 2.シートガレージにて、CS…

更新日:2023.11.15 閲覧数:578

オーナーとはなにか
オーナーとはボイスノートのイベント・スマートレビューのイベント・ピックアップリストのリスト1つにつき1人登録できる、該当イベントやリストの管理者のことです。 初期状態では作成者がオーナーですが、管理者(Adm)ユーザーが作成者の場合、該当イベント・リストの管理者として1人だけユーザーを指定できます。 オーナーに指定されると、メニューボタン内の各機能を利用できるようになります。(一部対象外機能あり) オーナーになるためのアクセス管理設定 必須設定 その他の設定>データ追加にて、対象機能が『○』 イベント、リストが作成できるようになります。 その他の設定>メールが『一括送信』 ボイスノート、スマートレビューで開始案内やリマインドを一斉に送れるようになります。 見える情報>情報参照にて、「1.基本情報」が『◯』(全社員の顔写真が見える) 全社員対象にリストを作成したり、回答者、対象者、参加者の設定ができるようになります。 必ずしも『◯』でなくてよいですが、リストに追加したい人、回答者、対象者、参加者に指定したいメンバー分は見えるよう設定してください 任意設定 見える情報>基本情報の項目別参照にて「社員番号」が『◯』 CSVファイルのアップロード作業やスマートレビューの参加者自動設定ができるようになります。 必ずしも『◯』でなくてよいですが、CSVファイルをダウンロードした際に 閲覧不可メンバーの社員番号は「***」と表示されるため、アップロードできません。 また「閲覧不可+追加設定を行っている」または「閲覧不可以外+除外設定を行っている」場合、ボイスノートではダウンロードされたCSVファイルには社員番号列が表示されません。 ピックアップリスト オーナーにできること リストの新規作成 指定されたリストのコピー、削除 指定されたリストの編集 : リスト編集、メモタグ権限編集、メンバーの入れ替え、メモタグの入力 CSVダウンロード CSVアップロード(権限の制限あり) オーナーにできないこと ボイスノート オーナーにできること イベントの新規作成 指定されたイベントのコピー、削除 指定されたイベントの編集 : イベント編集、調査票作成、回答者の設定 開始案内やリマインドなどの通知 ステータスの変更 フォームへの入力 CSVダウンロード CSVアップロード(権限の制限あり) オー…

更新日:2023.12.11 閲覧数:3773

引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき
カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。 利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作/事項をまとめました。 参考ページ、セミナー スタートガイド 利用シーン別ガイド  - 期中異動がある場合の評価  - 組織変更に対応して情報を更新したい 開催予定セミナー 最初に覚えてほしいカオナビ用語 プロファイルブック 人材データを管理するための機能 所属ツリー 所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータ メンバー カオナビに登録される人 (プロファイルブックの登録されているデータ) 基本情報 メンバーを登録するためのマスターデータ シート情報 基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざま ユーザー ログインしてカオナビを利用する人 ほぼメンバーと1対1の関係になる ロール ユーザーに付与する権限 利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができる スマートレビュー 評価運用のためのワークフロー機能 評価イベント 評価シートのこと 評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっている カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。 異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。 また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。 その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。 事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目/シートは何なのか ✓ ロール(権限)の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか サポートサイト操作説明ページ 組織変更に対応して情報を更新したい 所属ツリーの変更 メンバー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 ユーザー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 拡張アクセス設定について スマートレビューについて 管理項目の変更 すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく管理したい情報が増えた時に発生する作業です…

更新日:2023.08.07 閲覧数:6939

カオナビの業務を引き継ぐとき
自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。 特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。 「なぜ」を引き継ごう! 操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。 カオナビ内のデータを 最新状態に保つ 異動/組織改編時の対応 メンバーの情報更新対応 管理項目の変更 メンバーの入退社、休職に関わる対応 スマートレビューの 安定運用 各種設定方法の確認 対象者/評価者の変更対応 進捗のチェックと未対応者への催促 その他運用中イベントに関する注意事項 その他 セキュリティやシステム連携に関する設定 契約窓口変更に関する作業 カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。 異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。 また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。 その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。 参考:組織変更に対応して情報を更新したい 引き継ぎポイント 所属コードはメインコード設定をしているか 所属ツリーの変更手順 どの項目/シートを更新する必要があるのか 権限(ロール)の変更が必要なケースとその設定ルール プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか   (拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど) メンバーの情報更新対応 身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。 更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。 引き継ぎポイント それぞれの項目/シートの…

更新日:2022.02.21 閲覧数:6587

組織変更に対応して情報を更新したい
年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。 ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。 本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。 下記の表を参考に、自社の状況(変更が必要な箇所)に応じて設定操作を行ってください。 組織(図)の変更がある(①) 従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する(②) ※①の後に行う 従業員の兼務情報を登録している(③) ※②の後に行う 等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う 異動履歴情報を蓄積している 組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行う スマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる 組織情報の変更 組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。 部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。 ①所属ツリーのダウンロード 現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。 部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。 所属コード・組織名称の変更 所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。 例えば「10 営業部」を「100 営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。 新しい組織の追加 新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。 上位の階層にある(親の)組織(以下の例では『営業本部』『第一営業部』)は他の行からコピーします。 責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します(入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます)。 組織の並び替え 組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。 組織の廃止・削除 組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちら アップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。 その他、CSVファイルの作り方の注意点はこちらをご覧ください。 画面から操作…

更新日:2023.08.04 閲覧数:13933

データ安心パックを利用したい
既にデータ安心パックに加入している方   お問い合わせフォームよりサポートデスク宛てにご連絡ください。 その際、「対象機能・サービス」で「データ安心パック」を選択し、お問い合わせ内容に詳細を記載してください。   <データ復元> いつ時点のデータに戻したいかをお問い合わせ内容に記載してください。 データ復元はご依頼日を含めた60日前までの日付までに復旧することが可能です。また、上限は月に1回までとさせていただきます。   <ログデータ提供> ログデータの抽出する期間をお問い合わせ内容に記載してください。 また、提供可能な期間はデータ安心パックサービス期間中のデータとなり、提供可能な回数は年に2回までとさせていただきます。 詳しくはデータ安心パックの制約・免責事項をご確認ください。 まだデータ安心パックに加入していない方 担当からご連絡しますので customersuccess@kaonavi.jp 宛にご連絡ください。 データ安心パックに加入しているか不明の方 お問い合わせフォームよりサポートデスク宛てにご連絡ください。 未加入の場合、担当営業より改めてご連絡いたします。 データ安心パックの制約・免責事項 データ復元の対象データは、データ安心パックサービス契約期間中、かつ、ご依頼日を含め60日前までのバックアップデータとなります。データ安心パック契約を解約後に再契約した場合、解約された契約期間中のデータはご提供の対象外とさせていただきます。 データ復元サービスは、特定の日のデータを復元することから特定の日以降に行ったお客様の作業、設定、登録されたデータは失われますので、再度の作業等をお願い致します。 ご提供するログデータは、データ安心パックサービス期間中のデータとなり、弊社指定の項目(サーバ上のアプリケーションログより抽出)に限られます。 データ復元およびログデータのご提供には上限回数が設けられています。 ご利用条件に関しては、必ずサポートサービス利用規約もご確認ください。 データ安心パック未契約の場合は、お客様事由におけるデータ復元及びログデータの出力はお受け出来かねます。 データ復元サービスは、お客様のカオナビ環境に特定日のデータを復元するサービスです。特定のデータのみの復元・抽出や、別途データ(CSVデータ等)でのご提供は致しかねます。

更新日:2024.01.25 閲覧数:4662

日次のバッチ処理はいつ行われているのか
1日に1回、深夜から早朝にかけて実施されます。 実際の処理時間は、CSV入出力画面の『バックアップ』のタイムスタンプから確認できます。 API連携時の更新タイミングについては『公開APIとは>公開API連携時の注意点』をご覧ください。

更新日:2022.06.29 閲覧数:4638

アップロードするCSVで使用可能な文字コードや改行コードが知りたい
■文字コードについて <csvアップロード時> Shift_JIS(ms932)、UTF-8、UTF-8(BOM付き)、UTF-16(BOM付き)を受け付けます。 <csvダウンロード時> Shift_JIS(ms932)、UTF-16(BOM付きLE)のいずれかでダウンロードできます。 Unicode(UTF-8や16)の場合、BMP外の文字は利用できません。 UnicodeのBMPの文字はアップロード可能でデータベースに格納できますが、それをShift_JIS(ms932)を指定してダウンロードした場合は、”?”に置き換わり出力されるものもあります(ms932でBMPの文字全てを表現できないため)。 ■改行コードについて CRLF、CR、LF が利用可能です。

更新日:2020.12.08 閲覧数:8265

CSVアップロードのモードの違いについて
カオナビの各機能のCSVアップロードでは以下のモードが存在します。 ・新規追加モード ・全入れ替えモード ・指定行の追加モード(管理者機能>CSV入出力のみ) ・指定行の削除モード(管理者機能>CSV入出力のみ) 上述のモードで行える操作の違いは以下の通りです。 新規追加 上書き更新 情報の削除 備考 新規追加モード 〇 × × 単一レコードシートの場合すでに情報が登録されている社員番号がCSVに含まれているとエラー 全入れ替えモード 〇 〇 〇 CSVに存在しない社員番号のメンバーの情報は削除される 指定行の入れ替えモード × 〇 × まだ情報が登録されていないメンバーの社員番号がCSVに含まれているとエラー 指定行の削除モード × × 〇 まだ情報が登録されていないメンバーの社員番号がCSVに含まれているとエラー 利用用途別のモード選択について ※管理者機能>CSV入出力以外の機能においては、情報の更新・削除には「全入れ替えモード」をご利用ください ■異動・組織変更・昇降格等による一部の社員のシート情報の一括更新をしたい 「指定行の入れ替えモード」をご利用ください。 ■カオナビから一部のメンバーの情報を削除したい 「指定行の削除モード」をご利用ください。 ■新規メンバーを一括で登録したい 「新規追加モード」をご利用ください。 ■別システムと人事マスタを同期するなど、追加・更新・削除を一度に行いたい 「全入れ替えモード」をご利用ください。

更新日:2022.05.13 閲覧数:7572

CSVアップロードを行う前のデータ状態に戻したい
各機能におけるCSVアップロード時に、操作を誤られた等でアップロード以前のデータ状態に戻したい場合、バックアップデータをダウンロードの上「CSVアップロード」よりアップロードすることでデータ状態を戻すことができます。 各機能におけるバックアップデータのダウンロード方法 ■管理者機能トップ > CSV入出力 こちらをご覧ください ■管理者機能トップ > 所属ツリー管理、マスター管理、ユーザー管理、拡張アクセス設定 バックアップデータは各機能の「CSVダウンロード」から「バックアップ」を選択しご取得ください。 ※所属ツリー管理の例 ■「ピックアップリスト」、「ボイスノート」、「スマートレビュー」 各イベント・リストの歯車マークより「バックアップダウンロード(管理者用)」を押下しご取得ください。 ※「ピックアップリスト」の例 バックアップの仕様についてはこちらもご覧ください ご注意 バックアップにより復元可能なのは、CSVファイルにより管理されているデータのみです。 「顔写真」や「添付ファイル」は復元されません。再度ご登録をお願いいたします。

更新日:2021.03.15 閲覧数:6458

メンバーを削除するときに気を付けることはあるか
メンバーの基本情報を削除すると、それに紐づく他のデータも同時に削除されてしまいます。 削除を行う前にデータのバックアップを取得しておくことをおすすめします。 プロファイルブック ・シート情報:管理者機能>CSV入出力>各シートのCSVをダウンロード ・アップロードしたファイル:管理者機能>ファイル入出力>各ファイルをダウンロード ・顔写真管理:管理者機能>顔写真管理>顔写真一括ダウンロード ボイスノート ・回答データ:各イベントの歯車ボタン>CSVダウンロード ・回答フォームに添付したファイル:各イベントの歯車ボタン>ファイルダウンロード スマートレビュー ・評価データ:各イベントの歯車ボタン>CSV>CSVダウンロード ・フォームに添付したファイル:各イベントの歯車ボタン>ファイルダウンロード ワークフロー ・申請フォーム:フォーム管理>各フォームのメニュー>CSVダウンロード ・フォームに添付したファイル:各フォームからダウンロードを行ってください。

更新日:2023.07.14 閲覧数:9470

組織変更時のデータ変更方法と順序を教えてほしい
①バックアップデータを取得します ・所属ツリー管理のCSV ・基本情報のCSV ・兼務情報のCSV ②所属ツリーの情報を新組織に変更します(画面から直接、またはCSVアップデート) ③基本情報内の所属データを更新します(画面から直接、またはCSVアップデート) ④兼務情報内の所属データを更新します(画面から直接、またはCSVアップデート)

更新日:2020.10.23 閲覧数:7239

チェックボックスパーツのデータはどのような形でアップロードするのか/ダウンロードできるのか
ダウンロードを行うとチェックした選択肢(マスター)が1つのセル内で改行される形式で出力されます。 アップロードをする際も同様の形式にする必要があり、セル内改行をしながらチェックを入れたい選択肢(マスター)を入力してください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:5728

項目のマッピング画面でレイアウトが変更されたとの文言がでる。これはなにか。
前回アップロード時に設定した項目の紐付けがリセットされた際に表示されます。 エラーではありませんが原因として下記の場合が考えられます。 ①レイアウト設定でレイアウトの変更をした(配置やラベル名の変更・追加など) ②所属ツリーを更新した ③前回アップロードが成功したときのCSVヘッダーのレイアウトが異なる

更新日:2020.10.23 閲覧数:4898

バックアップデータはいつのデータをダウンロードできますか? 過去にさかのぼってダウンロードできますか?
メンバー情報のバックアップデータは、毎日深夜から早朝にかけて実施されるシステムの日次バッチにより取得します。 最新の1データのダウンロードのみ可能で、過去にさかのぼってダウンロードすることはできません。 以下の機能では、CSVファイルのアップロード時に、アップロード直前のデータをバックアップデータとして手動で取得できます。 取得した場合、このデータが最新のバックアップデータとなります。 各機能ページでバックアップデータを取得する方法は、下記のリンクをご覧ください。 PICKUP LIST バックアップデータの作成 バックアップデータを取得する際はイベントメニューで、『バックアップダウンロード(管理者用)』をクリックしてください。 VOICE NOTE バックアップデータの作成 バックアップデータを取得する際はイベントメニューで、『バックアップダウンロード(管理者用)』をクリックしてください。 SMART REVIEW バックアップデータの作成 取得 メンバー情報 バックアップデータの作成 取得 所属ツリー管理 バックアップデータの作成 取得 ※『CSVダウンロード』をクリックした後、『バックアップ』を選択してください。 拡張アクセス設定 バックアップデータの作成 取得 ※『CSVダウンロード』をクリックした後、『バックアップ』を選択してください。

更新日:2022.05.13 閲覧数:7480