プロファイルブックの記事一覧 | 【カオナビ】サポートサイト

全23件中 1〜23件目を表示

一般ユーザーに一部の管理者権限を付与したい

一般ユーザーの権限のまま、管理者（Adm）ユーザーの権限を併せ持つことはできません。管理者（Adm）ユーザーしか利用できない機能を一般ユーザーに使わせたい場合は、一般ユーザーのアカウントとは別で管理者（Adm）ユーザーのアカウントを作成する必要があります。通常時は一般ユーザーのアカウントでログインし、管理者（Adm）ユーザーしか利用できない機能を使う場合は、その機能が使える管理者（Adm）ユーザーのアカウントでログインします。設定手順 ①　『アクセス管理』にて、使わせたい機能の管理者ロールを作成する ②　①のロールの『使える機能＞機能メニュー』を該当機能のみに絞り、他の機能や『管理者機能メニュー』は利用不可に設定する　　『管理者機能メニュー』の一部を利用させたい場合、『使える機能＞機能メニュー』の「SET UP」を利用可能にし、『使える機能＞管理者機能メニュー』で使わせたい管理者機能メニューのみを利用可能に設定します。 ③　『ユーザー管理』にて、①のロールを割り当てたユーザーを作成する（メンバーの紐付けは不要です。IDはダミーアドレスなど該当ユーザーが普段利用しているアドレスとは別で登録してください。） ②で作成したユーザーでログインすると、『使える機能＞機能メニュー』『使える機能＞管理者機能メニュー』で設定した機能のみを管理者（Adm）ユーザーと同じ権限で利用できるようになります。注意点上記のような権限を与えると当該機能においてすべての閲覧、追加、編集、削除、データの入出力などができるようになります『アクセス管理』を利用させる場合、自身が紐づいているロールの権限を変更することができます『ユーザー管理』を利用させる場合、自身が紐づいているユーザーのロールを変更することができます機能によっては追加で権限設定の必要がありますよく利用されているシーン請求書の確認シングルサインオンやシステム連携の設定ワークフローの申請フォーム作成パルスサーベイの調査イベント作成ボイスノートやスマートレビューの終了したイベントの管理アビリティマネージャーのディクショナリ作成必ずしも管理者（Adm）権限を必要としない機能 …

更新日:2024.06.28 閲覧数:1502

詳しく見る

計算式で参照設定をしているのにデータが参照されない

大きく分けて原因が２つ考えられます。 ①参照先のシートに計算式項目しかない場合や、データがない状態だと再計算しても参照されない参照先のシートに参照のための計算式項目しかない場合、再計算しても参照結果が表示されません。同様に計算項目以外がある場合でも、データが登録されていない場合は参照結果が表示されません。参照結果を表示するには参照先のシートに何かデータが登録されている必要があるため、レイアウト設定にてテキストボックスなどを配置いただき、そこにデータを登録する必要があります。詳しくはカオナビキャンパスオンライン＞「プロファイルブック　シート間のデータ参照について」のp7「シート間参照を利⽤するための設定⼿順」をご覧ください。 ※閲覧にはカオナビキャンパスオンラインのアカウントが必要です。 ②参照元のシートを更新しても参照先のシートを再計算しないと更新されない参照元のデータが更新されたときは、参照先のシートも再計算をして更新する必要があります。シートガレージから該当の参照先シートの再計算を実施してください。

更新日:2023.12.13 閲覧数:1662

詳しく見る

「メンバー」と「ユーザー」の違いはなにか

メンバーカオナビに登録される人材データのことプロファイルブックに登録されている一人ひとりのデータを指すユーザーログインしてカオナビを利用できる人のことユーザー管理で登録・管理されており、管理者（Adm）ユーザーと一般ユーザーの2種類がある一般ユーザーは権限設定の関係で必ず『紐づけメンバー』を決めなければなりません。そのためメンバーと1対1の関係になります。管理者（Adm）ユーザーについてはその限りではありません。プロファイルブックにメンバーデータを登録する前からカオナビにログインして初期設定を行う必要があるためです。

更新日:2022.07.12 閲覧数:5005

詳しく見る

面談の記録を残したい

①管理者機能の「レイアウト設定」を開きます。 ②画面左側の『シート』を選択し、『シート追加』をクリックします。シート名を入力し、レイアウトパターンは複数レコードの横型または縦型を選択してください。『保存』をクリックするとシートの枠が作成されます。 ③パーツを組み合わせて画面のレイアウトを設定します。オススメの設定イメージが湧かない場合は下記の通り設定してみましょう！レイアウトパターン複数レコード／縦型使用パーツ面談日の入力欄・・・日付(カレンダー) 面談者の氏名記入欄・・・テキストボックス状態のフラグ付け(○・△・×など)・・・プルダウン面談後のコメント欄・・・テキストエリア管理者設定：面談メモを閲覧・編集させる権限を与える ①管理者機能の「アクセス管理」を開きます。 ②「見える情報＞ 1.情報参照」と、「編集できる情報＞ 1.情報編集」のそれぞれにステップ1で設定したシートに対する権限を設定します。＜閲覧させる権限＞＜編集させる権限＞ロール(権限)をユーザーに付与するステップ2で設定したロールを付与するユーザーがまだ登録されていない場合や、すでにユーザーに付与していたロールを変更する場合は、管理者機能の「ユーザー管理」も確認しましょう！ユーザー操作：面談メモシートを開く ①「プロファイルブック」を開き、面談メモを記入したいメンバーを検索し、顔写真をクリックします。 ②顔写真下に表示されているシート一覧の中から、ステップ1で設定した面談メモシートを開きます。面談メモシートが開けなかったときは・・・管理者機能「アクセス管理」の設定が間違っている可能性があります。プロファイルブックのメニューが表示されていない「使える機能＞ 1.機能メニュー」でプロファイルブックが○になっているか確認してみましょう！面談メモを記入したいメンバーが表示されていない「見える情報＞ 1.情報参照」で「基本情報」が適した権限になっているか確認してみましょう！面談メモシートが表示されていない「見える情報＞ 1.情報参照」で面談メモシートが適した権限になっているか確認してみましょう！ユーザー操作：面談メモを記入する ①画面右側に表示されている「レコードの追加」をクリックします。 ②表示されたモーダルに内容を入力し、右下に表示されている…

更新日:2022.10.05 閲覧数:13531

詳しく見る

特定の社員をリストアップしたい

①ピックアップリスト「新しいリストの追加」からリストの作成を行います。 ②リスト名を入力して「保存」を行うとメンバーの選択画面へ遷移するので、メンバーの選択を行います。プロファイルブックからもリストの作成プロファイルブックでのメンバー絞り込み結果をそのままピックアップリストにリスト化することができます。管理者設定：リストの公開範囲を設定する ①公開したいリストの歯車マーク「リスト編集」を開きます。 ②モーダル下部「公開範囲」の箇所で、作成したリストを公開していいロールを選択します。ユーザー操作：リストを確認する ①「ピックアップリスト」を開きます。閲覧を許可されているリストが表示されます。　リストに入っている詳細なメンバーを確認する場合は「リスト名」をクリックします。見たいリストが表示されていない場合、、、 ■ ピックアップリストのメニューが表示されていないアクセス管理で「使える機能＞ 1.機能メニュー」でピックアップリストが○になっているか確認してみましょう！ ■表示されている人数が足りないアクセス管理で「見える情報＞1.情報参照＞基本情報」で見える範囲となっているメンバーがリストに表示されます。適した権限になっているか確認してみましょう！そのほか出来ることリストに入ったメンバーごとにメモタグを付けることができます。リストに入ったメンバー宛にメールを送ることができます。特定のリストに対し、管理者と同じような管理権限を持てるオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28 閲覧数:3613

詳しく見る

資格情報を管理したい

資格管理はプロファイルブックで行えますが、「資格管理」と一言でいっても、カオナビでの管理方法は様々です。持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。レコード形式検索機能の利用分析機能でのデータ利用設定工数 A.人ごとに保有資格一覧を見たい複数選択式またはフリーワード形式での検索が可能 × 少ない B.資格保有者の割合や分布図を見たい単一選択式・数値入力式の検索が可能 ○ 多い C.保有必須資格を有効期限と一緒に管理したい単一選択式・期間指定式の検索が可能 △ やや多い（※）分析機能とは、シャッフルフェイス、カスタムガジェット、ダッシュボードを指します。業務上取得が必須な資格はBやCで、任意であったり業務に直接関わらない資格はAで、などそれぞれ資格データの用途に合わせて分けて管理するケースもあります。自社のニーズに合わせ、設定を行ってみましょう。 A.人ごとに保有資格一覧を見たい人ごとに持っている資格を一覧で見たいときは、複数レコード形式のシート作成がおすすめです。最も手軽な管理方法で、途中で登録したい資格が増えたときも管理者（Adm）ユーザーによる設定変更の手間が少ないという利点があります。レイアウト設定のポイントレコード形式は必ず『複数レコード形式』を選択してください。レイアウトは横型／縦型どちらでもよいですが、表示したい項目が8項目以下であれば『縦型』をおすすめします。（※画像は縦型です）『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定します。『カレンダーパーツ』で、「取得日」などの項目を設定してもよいでしょう。資格名項目に利用するパーツ保有資格を従業員本人に入力させるケースもあると思います。その場合、「どんなパーツを使用するか」もポイントになります。「『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定」と前述しましたが、『プルダウンリスト』も利用可能です。プルダウンリストを利用すると、あらかじめ入力してほしい資格名の選択肢を設定することができます。メリットデメリットテキストボックス・自由に資格名を入力できる・表記揺れがある例：英検2級、英語検定2級　などプル…

更新日:2023.04.19 閲覧数:12199

詳しく見る

引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき

カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作／事項をまとめました。参考ページ、セミナーヒキツグガイド（「ご担当者情報登録フォーム」内より）利用シーン別ガイド　－期中異動がある場合の評価　－組織変更に対応して情報を更新したい開催予定セミナー最初に覚えてほしいカオナビ用語プロファイルブック（プロファイルブック）人材データを管理するための機能所属ツリー所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータメンバーカオナビに登録される人（プロファイルブックの登録されているデータ）基本情報メンバーを登録するためのマスターデータシート情報基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざまユーザーログインしてカオナビを利用する人ほぼメンバーと1対1の関係になるロールユーザーに付与する権限利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができるスマートレビュー（スマートレビュー）評価運用のためのワークフロー機能評価イベント評価シートのこと評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっているカオナビ内のデータを最新状態に保つための対応異動／組織改編時の対応異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目／シートは何なのか ✓ ロール（権限）の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるかサポートサイト操作説明ページ組織変更に対応して情報を更新したい所属ツリーの変更メンバー情報の編集　－個別編集　－一括編集ユーザー情報の編集　－個別編集　－一括編集拡張アクセス設定についてスマートレビューについて管理項目の変更すでに存在す…

更新日:2024.07.12 閲覧数:8756

詳しく見る

カオナビの業務を引き継ぐとき

自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。「なぜ」を引き継ごう！操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。カオナビ内のデータを最新状態に保つ異動／組織改編時の対応メンバーの情報更新対応管理項目の変更メンバーの入退社、休職に関わる対応スマートレビューの安定運用各種設定方法の確認対象者／評価者の変更対応進捗のチェックと未対応者への催促その他運用中イベントに関する注意事項その他セキュリティやシステム連携に関する設定契約窓口変更に関する作業カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応異動／組織改編時の対応主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。参考：組織変更に対応して情報を更新したい引き継ぎポイント所属コードはメインコード設定をしているか所属ツリーの変更手順どの項目／シートを更新する必要があるのか権限（ロール）の変更が必要なケースとその設定ルールプロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか　　（拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど）メンバーの情報更新対応身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。引き継ぎポイントそれぞれの項目／シートの…

更新日:2022.02.21 閲覧数:8380

詳しく見る

組織変更に対応して情報を更新したい

年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。下記の表を参考に、自社の状況（変更が必要な箇所）に応じて設定操作を行ってください。組織（図）の変更がある（①）従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する（②） ※①の後に行う従業員の兼務情報を登録している（③） ※②の後に行う等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う異動履歴情報を蓄積している組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行うスマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる組織情報の変更組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。組織図の予約設定にて組織の追加・変更・削除を予約することもできます。 ①所属ツリーのダウンロード現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。所属コード・組織名称の変更所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。例えば「10　営業部」を「100　営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。新しい組織の追加新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。上位の階層にある（親の）組織（以下の例では『営業本部』『第一営業部』）は他の行からコピーします。責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します（入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます）。組織の並び替え組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。組織の廃止・削除組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちらアップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。その他…

更新日:2024.03.21 閲覧数:18602

詳しく見る

データ安心パックを利用したい

更新日:2024.01.25 閲覧数:5706

詳しく見る

アップロード可能なファイル拡張子が知りたい

アップロード可能なファイル拡張子・ファイルサイズは、機能によって異なります。・シートへのファイルアップロード（プロファイルブック、ファイル入出力）・イベント回答時のファイルアップロード（ボイスノート、スマートレビュー）・申請時のファイルアップロード（ワークフロー）・お知らせ追加時のファイルアップロード（お知らせ）拡張子 txt ／ csv ／ xml ／ htm ／ html ／ doc ／ docx ／ rtf ／ xls ／ xlsx ／ xlsm ／ ppt ／ pptx ／ pdf ／ jpeg ／ jpg ／ gif ／ png ／ tif ／ zip ／ odp ／ ods ／ xdw ／ msg ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下 ※ファイル入出力からアップロードできるファイルサイズは最大5MBまで・イベント編集画面でのファイル添付（ボイスノート、スマートレビュー、アビリティマネージャー）・フォーム作成画面でのファイル添付（ワークフロー）・教材・参考情報画面でのファイル添付（ラーニングライブラリ）拡張子 pdf ／ xls ／ xlsx ／ ppt ／ pptx ／ doc ／ docx ／ txt ／ jpg ／ jpeg ／ png ／ gif ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下・『管理者機能トップ＞帳票管理』から登録する帳票ひな型拡張子 xls ／ xlsx ／ pptx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下・『スマートレビュー＞帳票登録』から登録する帳票ひな型拡張子 xlsx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下

更新日:2024.07.22 閲覧数:8928

詳しく見る

メンバーを削除するときに気を付けることはあるか

メンバーの基本情報を削除すると、それに紐づく他のデータも同時に削除されてしまいます。削除を行う前にデータのバックアップを取得しておくことをおすすめします。プロファイルブック・シート情報：管理者機能＞CSV入出力＞各シートのCSVをダウンロード・アップロードしたファイル：管理者機能＞ファイル入出力＞各ファイルをダウンロード・顔写真管理：管理者機能＞顔写真管理＞顔写真一括ダウンロードボイスノート・回答データ：各イベントの歯車ボタン＞CSVダウンロード・回答フォームに添付したファイル：各イベントの歯車ボタン＞ファイルダウンロードスマートレビュー・評価データ：各イベントの歯車ボタン＞CSV＞CSVダウンロード・フォームに添付したファイル：各イベントの歯車ボタン＞ファイルダウンロードワークフロー・申請フォーム：フォーム管理＞各フォームのメニュー＞CSVダウンロード・フォームに添付したファイル：各フォームからダウンロードを行ってください。

更新日:2023.07.14 閲覧数:10777

詳しく見る

組織変更時のデータ変更方法と順序を教えてほしい

①バックアップデータを取得します・所属ツリー管理のCSV ・基本情報のCSV ・兼務情報のCSV ②所属ツリーの情報を新組織に変更します（画面から直接、またはCSVアップデート） ③基本情報内の所属データを更新します（画面から直接、またはCSVアップデート） ④兼務情報内の所属データを更新します（画面から直接、またはCSVアップデート）

更新日:2020.10.23 閲覧数:8115

詳しく見る

滞留期間の計算を行いたい

計算式パーツを使用し、以下の計算式を入力します。 ◆計算式： datedif([発令日],if([終了日]="",today()+1,[終了日]+1),"M") ◆出力形式：年ヵ月 ※小数点以下の桁数はデフォルト設定で問題ありません。発令日「2020/4/1」、終了日「2024/3/31」のとき、「4年0か月」を返します。

更新日:2024.06.13 閲覧数:14781

詳しく見る

カオナビにログインしたが、画面上部のメニューしか表示されていない

ローカルストレージ機能が使用できない状態になっている場合があります。以下をご確認ください。 ①カオナビにログイン後、右上▼をクリックします。 ②ユーザー環境をクリックします。 ③ローカルストレージの値を確認します。ローカルストレージの値が「無効」になっている場合は、各ブラウザ提供元のサイトを参照して、ローカルストレージを「有効」にしてください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:5973

詳しく見る

チェックボックスパーツのデータはどのような形でアップロードするのか／ダウンロードできるのか

ダウンロードを行うとチェックした選択肢（マスター）が1つのセル内で改行される形式で出力されます。アップロードをする際も同様の形式にする必要があり、セル内改行をしながらチェックを入れたい選択肢（マスター）を入力してください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:6455

詳しく見る

帳票で出力されない項目がある

該当項目の閲覧権限が「見えない」設定になっているか、帳票のタグが誤っている可能性があります。

更新日:2020.10.23 閲覧数:6513

詳しく見る

計算式はいつ実行されますか？

更新日:2024.06.07 閲覧数:11864

詳しく見る

異動が発生した場合、対象者・参加者の設定はどうなりますか？連動して評価者が変更されますか？

プロファイルブックでメンバーの所属を変更しても、スマートレビューの対象者・参加者の組み合わせに反映されることはありません。異動に伴い評価者などの参加者を変更する場合は、イベント内で対象者や参加者の紐づけの変更を行ってください。 ※変更前のメンバーが入力した内容が削除されることはありません。詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:8417

詳しく見る

ハイライトはどうやって設定するのか

プロファイルブックにて保存した検索条件が、シャッフルフェイスのハイライト項目としてもご利用いただけます。保存した検索条件、並びにハイライト項目は他のユーザーには共有されず、ログインしたユーザー固有の情報となります。

更新日:2020.10.23 閲覧数:6326

詳しく見る

検索条件を保存したい

一度検索した条件を保存し、次回以降関単に同じ条件で検索することができます。詳細はこちら

更新日:2020.10.26 閲覧数:5318

詳しく見る

メンバーの社員番号を変更したい

メンバー詳細ページから行えます。プロファイルブックで変更したいメンバーの個人詳細ページを表示し、基本情報の「編集」をクリックし社員番号を変更してください。 ※CSVでの一括変更はできません。詳細はこちら

更新日:2020.11.20 閲覧数:6426

詳しく見る

履歴書（紙データ）を管理したい

まずは紙の状態の履歴書をPDF等、データ化をお願いします。その後、管理者機能「レイアウト設定」にて管理したいシートに【ファイル添付パーツ】をご利用ください。個人ページからの登録はもちろん、一括の登録も行えます。一括でファイル添付をするには、ファイル入出力＞ファイルを一括アップロードするをご覧ください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:9119

詳しく見る

よくある質問

「プロファイルブック」のよくある質問

そのほかの操作ガイドを見る