よくある質問

「プロファイルブック」のよくある質問

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「メンバー」と「ユーザー」の違いはなにか
メンバー カオナビに登録される人材データのこと プロファイルブックに登録されている一人ひとりのデータを指す ユーザー ログインしてカオナビを利用できる人のこと ユーザー管理で登録・管理されており、管理者(Adm)ユーザーと一般ユーザーの2種類がある 一般ユーザーは権限設定の関係で必ず『紐づけメンバー』を決めなければなりません。 そのためメンバーと1対1の関係になります。 管理者(Adm)ユーザーについてはその限りではありません。 プロファイルブックにメンバーデータを登録する前からカオナビにログインして初期設定を行う必要があるためです。

更新日:2022.07.12 閲覧数:534

面談の記録を残したい
①管理者機能の「レイアウト設定」を開きます。 ②画面右側の「シートの追加と削除」をクリックし、新規シートの追加(「+」ボタン)を行います。追加の際は、レイアウトを横型もしくは縦型シート、レコードを複数レコードを選択してください。 ③パーツを組み合わせて画面のレイアウトを設定します。 オススメの設定  イメージが湧かない場合は下記の通り設定してみましょう! シートの設定 ●レイアウト・・・縦型シート ●レコード・・・複数レコード 使用パーツ ●面談日の入力欄・・・日付(カレンダー) ●面談者の氏名記入欄・・・テキストボックス ●状態のフラグ付け(○・△・×など)・・・プルダウン ●面談後のコメント欄・・・テキストエリア 管理者設定:面談メモを閲覧・編集させる権限を与える ①管理者機能の「アクセス管理」を開きます。 ②「見える情報 > 1.情報参照」と、「編集できる情報 > 1.情報編集」のそれぞれにステップ1で設定したシートに対する権限を設定します。 <閲覧させる権限> <編集させる権限> ロール(権限)をユーザーに付与する  ステップ2で設定したロールを付与するユーザーがまだ登録されていない場合や、すでにユーザーに付与していたロールを変更する場合は、管理者機能の「ユーザー管理」も確認しましょう! ユーザー操作:面談メモシートを開く ①「プロファイルブック」を開き、面談メモを記入したいメンバーを検索し、顔写真をクリックします。 ②メンバー詳細画面の右側に表示されているシート一覧の中から、ステップ1で設定した面談メモシートを開きます。 面談メモシートが開けなかったときは・・・  管理者機能「アクセス管理」の設定が間違っている可能性があります。 ●プロファイルブックのメニューが表示されていない 「使える機能 > 1.機能メニュー」でプロファイルブックが○になっているか確認してみましょう! ●面談メモを記入したいメンバーが表示されていない 「見える情報 > 1.情報参照」で「基本情報」が適した権限になっているか確認してみましょう! ●面談メモシートが表示されていない 「見える情報 > 1.情報参照」で面談メモシートが適した権限になっているか確認してみましょう! ユーザー操作:面談メモを記入する ①画面中央に表示されている「レコード追加」をクリックします。 ②表示されたモーダ…

更新日:2022.02.28 閲覧数:4242

特定の社員をリストアップしたい
①ピックアップリスト「新しいリストの追加」からリストの作成を行います。 ②リスト名を入力して「保存」を行うとメンバーの選択画面へ遷移するので、メンバーの選択を行います。 プロファイルブックからもリストの作成 プロファイルブックでのメンバー絞り込み結果をそのままピックアップリストにリスト化することができます。 管理者設定:リストの公開範囲を設定する ①公開したいリストの歯車マーク「リスト編集」を開きます。 ②モーダル下部「公開範囲」の箇所で、作成したリストを公開していいロールを選択します。 ユーザー操作:リストを確認する ①「ピックアップリスト」を開きます。閲覧を許可されているリストが表示されます。  リストに入っている詳細なメンバーを確認する場合は「リスト名」をクリックします。 見たいリストが表示されていない場合、、、  ■ ピックアップリストのメニューが表示されていない アクセス管理で「使える機能 > 1.機能メニュー」でピックアップリストが○になっているか確認してみましょう! ■表示されている人数が足りない アクセス管理で「見える情報>1.情報参照>基本情報」で見える範囲となっているメンバーがリストに表示されます。適した権限になっているか確認してみましょう! そのほか出来ること  リストに入ったメンバーごとにメモタグを付けることができます。 リストに入ったメンバー宛にメールを送ることができます。 特定のリストに対し、管理者と同じような管理権限を持てるオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28 閲覧数:899

資格情報を管理したい
資格管理はプロファイルブックで行えますが、「資格管理」と一言でいっても、カオナビでの管理方法は様々です。 持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。 レコード形式 検索機能の利用 分析機能でのデータ利用 設定工数 A.人ごとに保有資格一覧を見たい 複数 選択式またはフリーワード形式での検索が可能 × 少ない B.資格保有者の割合や分布図を見たい 単一 選択式・数値入力式の検索が可能 ○ 多い C.保有必須資格を有効期限と一緒に管理したい 単一 選択式・期間指定式の検索が可能 △ やや多い (※)分析機能とは、シャッフルフェイス、チャートボード、ダッシュボードを指します。 業務上取得が必須な資格はBやCで、任意であったり業務に直接関わらない資格はAで、などそれぞれ資格データの用途に合わせて分けて管理するケースもあります。 自社のニーズに合わせ、設定を行ってみましょう。 A.人ごとに保有資格一覧を見たい 人ごとに持っている資格を一覧で見たいときは、複数レコード形式のシート作成がおすすめです。 最も手軽な管理方法で、途中で登録したい資格が増えたときも管理者(Adm)ユーザーによる設定変更の手間が少ないという利点があります。 レイアウト設定のポイント レコード形式は必ず『複数レコード形式』を選択してください。 レイアウトは横型/縦型どちらでもよいですが、表示したい項目が8項目以下であれば『縦型』をおすすめします。(※画像は縦型です) 『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定します。 『カレンダーパーツ』で、「取得日」などの項目を設定してもよいでしょう。 資格名項目に利用するパーツ 保有資格を従業員本人に入力させるケースもあると思います。その場合、「どんなパーツを使用するか」もポイントになります。 「『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定」と前述しましたが、『プルダウンリスト』も利用可能です。 プルダウンリストを利用すると、あらかじめ入力してほしい資格名の選択肢を設定することができます。 メリット デメリット テキストボックス ・自由に資格名を入力できる ・表記揺れがある 例:英検2級、英語検定2級 など プルダウ…

更新日:2022.02.10 閲覧数:2819

引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき
カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。 利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作/事項をまとめました。 参考ページ、セミナー スタートガイド 利用シーン別ガイド  - 期中異動がある場合の評価  - 組織変更に対応して情報を更新したい 開催予定セミナー 最初に覚えてほしいカオナビ用語 プロファイルブック(プロファイルブック) 人材データを管理するための機能 所属ツリー 所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータ メンバー カオナビに登録される人 (プロファイルブックの登録されているデータ) 基本情報 メンバーを登録するためのマスターデータ シート情報 基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざま ユーザー ログインしてカオナビを利用する人 ほぼメンバーと1対1の関係になる ロール ユーザーに付与する権限 利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができる スマートレビュー(スマートレビュー) 評価運用のためのワークフロー機能 評価イベント 評価シートのこと 評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっている カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。 異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。 また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。 その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。 事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目/シートは何なのか ✓ ロール(権限)の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか サポートサイト操作説明ページ 組織変更に対応して情報を更新したい 所属ツリーの変更 メンバー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 ユーザー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 拡張アクセス設定について スマートレビューについて 管理項目の変更 すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく…

更新日:2022.02.21 閲覧数:2304

カオナビの業務を引き継ぐとき
自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。 特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。 「なぜ」を引き継ごう! 操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。 カオナビ内のデータを 最新状態に保つ 異動/組織改編時の対応 メンバーの情報更新対応 管理項目の変更 メンバーの入退社、休職に関わる対応 スマートレビューの 安定運用 各種設定方法の確認 対象者/評価者の変更対応 進捗のチェックと未対応者への催促 その他運用中イベントに関する注意事項 その他 セキュリティやシステム連携に関する設定 契約窓口変更に関する作業 カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。 異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。 また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。 その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。 参考:組織変更に対応して情報を更新したい 引き継ぎポイント 所属コードはメインコード設定をしているか 所属ツリーの変更手順 どの項目/シートを更新する必要があるのか 権限(ロール)の変更が必要なケースとその設定ルール プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか   (拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど) メンバーの情報更新対応 身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。 更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。 引き継ぎポイント それぞれの項目/シートの…

更新日:2022.02.21 閲覧数:2002

組織変更に対応して情報を更新したい
年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。 ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。 本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。 下記の表を参考に、自社の状況(変更が必要な箇所)に応じて設定操作を行ってください。 組織(図)の変更がある(①) 従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する(②) ※①の後に行う 従業員の兼務情報を登録している(③) ※②の後に行う 等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う 異動履歴情報を蓄積している 組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行う スマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる 組織情報の変更 組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。 部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。 ①所属ツリーのダウンロード 現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。 部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。 所属コード・組織名称の変更 所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。 例えば「10 営業部」を「100 営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。 新しい組織の追加 新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。 上位の階層にある(親の)組織(以下の例では『営業本部』『第一営業部』)は他の行からコピーします。 責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します(入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます)。 組織の並び替え 組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。 組織の廃止・削除 組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちら アップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。 その他、CSVファイルの作り方の注意点はこちらをご覧ください。 画面から操作…

更新日:2022.02.10 閲覧数:4245

データ安心パックを利用したい
既にデータ安心パックに加入している方   お問い合わせフォームよりサポートデスク宛てにご連絡ください。 その際、「対象機能・サービス」で「データ安心パック」を選択し、お問い合わせ内容に詳細を記載してください。 InternetExplorerをご利用のお客様は、こちらよりお問い合わせください。   <データ復元> いつ時点のデータに戻したいかをお問い合わせ内容に記載してください。 データ復元はご依頼日を含めた60日前までの日付までに復旧することが可能です。また、上限は月に1回までとさせていただきます。   <ログデータ提供> ログデータの抽出する期間をお問い合わせ内容に記載してください。 また、提供可能な期間はデータ安心パックサービス期間中のデータとなり、提供可能な回数は年に2回までとさせていただきます。 詳しくはデータ安心パックの制約・免責事項をご確認ください。 まだデータ安心パックに加入していない方 担当からご連絡しますので customersuccess@kaonavi.jp 宛にご連絡ください。 データ安心パックに加入しているか不明の方 お問い合わせフォームよりサポートデスク宛てにご連絡ください。 InternetExplorerをご利用のお客様は、こちらよりお問い合わせください。 未加入の場合、担当営業より改めてご連絡いたします。 データ安心パックの制約・免責事項 データ復元の対象データは、データ安心パックサービス契約期間中、かつ、ご依頼日を含め60日前までのバックアップデータとなります。データ安心パック契約を解約後に再契約した場合、解約された契約期間中のデータはご提供の対象外とさせていただきます。 データ復元サービスは、特定の日のデータを復元することから特定の日以降に行ったお客様の作業、設定、登録されたデータは失われますので、再度の作業等をお願い致します。 ご提供するログデータは、データ安心パックサービス期間中のデータとなり、弊社指定の項目(サーバ上のアプリケーションログより抽出)に限られます。 データ復元およびログデータのご提供には上限回数が設けられています。 ご利用条件に関しては、必ずサポートサービス利用規約もご確認ください。 データ安心パック未契約の場合は、お客様事由におけるデータ復元及びログデータの出力はお受け出来かねます。 …

更新日:2021.11.17 閲覧数:2274

アップロード可能なファイル拡張子が知りたい
アップロード可能なファイル拡張子・ファイルサイズは、機能によって異なります。   シートへのファイルアップロード(プロファイルブック、ファイル入出力) イベント回答時のファイルアップロード(ボイスノート、スマートレビュー) 申請時のファイルアップロード(ワークフロー) 拡張子 txt / csv / xml / htm / html / doc / docx / rtf / xls / xlsx / xlsm / ppt / pptx / pdf / jpeg / jpg / gif / png / tif / zip / odp / ods / xdw / msg ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下 ※ファイル入出力からアップロードできるファイルサイズは最大5MBまで   イベント編集画面でのファイル添付(ボイスノート、スマートレビュー) フォーム作成画面でのファイル添付(ワークフロー) 拡張子 pdf / xls / xlsx / ppt / pptx / doc / docx / txt / jpg / jpeg / png / gif ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下   『管理者機能トップ>帳票管理』から登録する帳票ひな型 拡張子 xls / xlsx / pptx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下   『スマートレビュー>帳票登録』から登録する帳票ひな型 拡張子 xlsx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下

更新日:2022.05.13 閲覧数:3995

メンバーを削除するときに気を付けることはあるか
メンバーの基本情報を削除すると、それに紐づく他のデータも同時に削除されてしまいます。 削除を行う前にデータのバックアップを取得しておくことをおすすめします。 プロファイルブック ・シート情報:管理者機能>CSV入出力>各シートのCSVをダウンロード ・アップロードしたファイル:管理者機能>ファイル入出力>各ファイルをダウンロード ・顔写真管理:管理者機能>顔写真管理>顔写真一括ダウンロード ボイスノート ・回答データ:各イベントの歯車ボタン>CSVダウンロード ・回答フォームに添付したファイル:各イベントの歯車ボタン>ファイルダウンロード スマートレビュー ・評価データ:各イベントの歯車ボタン>CSVダウンロード ・フォームに添付したファイル:各イベントの歯車ボタン>ファイルダウンロード

更新日:2020.10.23 閲覧数:6335

組織変更時のデータ変更方法と順序を教えてほしい
①バックアップデータを取得します ・所属ツリー管理のCSV ・基本情報のCSV ・兼務情報のCSV ②所属ツリーの情報を新組織に変更します(画面から直接、またはCSVアップデート) ③基本情報内の所属データを更新します(画面から直接、またはCSVアップデート) ④兼務情報内の所属データを更新します(画面から直接、またはCSVアップデート)

更新日:2020.10.23 閲覧数:5034

滞留期間の計算を行いたい
計算式パーツを使用し、以下の計算式を入力します。 ◆計算式: datedif([発令日],if([終了日]="",today(),[終了日]),"M") ◆出力形式: 年ヵ月 ※小数点以下の桁数はデフォルト設定で問題ありません。

更新日:2020.10.23 閲覧数:10319

カオナビにログインしたが、画面上部のメニューしか表示されていない
ローカルストレージ機能が使用できない状態になっている場合があります。以下をご確認ください。 ①カオナビにログイン後、右上▼をクリックします。 ②ユーザー環境をクリックします。 ③ローカルストレージの値を確認します。 ローカルストレージの値が「無効」になっている場合は、各ブラウザ提供元のサイトを参照して、ローカルストレージを「有効」にしてください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:3547

チェックボックスパーツのデータはどのような形でアップロードするのか/ダウンロードできるのか
ダウンロードを行うとチェックした選択肢(マスター)が1つのセル内で改行される形式で出力されます。 アップロードをする際も同様の形式にする必要があり、セル内改行をしながらチェックを入れたい選択肢(マスター)を入力してください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:4136

帳票で出力されない項目がある
該当項目の閲覧権限が「見えない」設定になっているか、帳票のタグが誤っている可能性があります。

更新日:2020.10.23 閲覧数:3872

計算式はいつ実行されますか?
計算式の実行にはいくつかパターンがあります。 ①プロファイルブックの個人画面において対象となる計算式パーツがある基本情報、シート情報を保存した時 ②基本情報、シート情報の『レイアウト設定』を保存した時 ③プロファイルブックの『操作を選択する』プルダウンから『基本情報の再計算』を押下した時(基本情報のみ) ≫詳細はこちら ④シートガレージの各シートのメニューから『再計算』を押下した時 ≫詳細はこちら ⑤日次のバッチによる自動更新が行われた時(※1)  ※1 日次バッチで自動更新が行われる計算式は以下が対象となります。 基本情報の「年齢」「勤続年数」 TODAY関数を使った計算式パーツ TODAY関数を使った計算式パーツが存在する同一シート内の計算式パーツ TODAY関数を使った計算式パーツが1つ以上あり、その他にTODAY関数を使わない計算式パーツが同一シート内にあった場合、シート内にあるすべての計算式パーツが日次のバッチによる自動更新の対象になります。 TODAY関数を使った計算式パーツが1つもない場合は自動更新の対象外になります。

更新日:2021.06.09 閲覧数:6551

異動が発生した場合、対象者・参加者の設定はどうなりますか? 連動して評価者が変更されますか?
プロファイルブックでメンバーの所属を変更しても、スマートレビューの対象者・参加者の組み合わせに反映されることはありません。 異動に伴い評価者などの参加者を変更する場合は、イベント内で対象者や参加者の紐づけの変更を行ってください。 ※変更前のメンバーが入力した内容が削除されることはありません。 詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:5264

ハイライトはどうやって設定するのか
プロファイルブックにて保存した検索条件が、シャッフルフェイスのハイライト項目としてもご利用いただけます。保存した検索条件、並びにハイライト項目は他のユーザーには共有されず、ログインしたユーザー固有の情報となります。

更新日:2020.10.23 閲覧数:3961

検索条件を保存したい
一度検索した条件を保存し、次回以降関単に同じ条件で検索することができます。 詳細はこちら

更新日:2020.10.26 閲覧数:3013

メンバーの社員番号を変更したい
メンバー詳細ページから行えます。 プロファイルブックで変更したいメンバーの個人詳細ページを表示し、基本情報の「編集」をクリックし社員番号を変更してください。 ※CSVでの一括変更はできません。 詳細はこちら

更新日:2020.11.20 閲覧数:3850

履歴書(紙データ)を管理したい
まずは紙の状態の履歴書をPDF等、データ化をお願いします。 その後、管理者機能「レイアウト設定」にて管理したいシートに【ファイル添付パーツ】をご利用ください。 個人ページからの登録はもちろん、一括の登録も行えます。 一括でファイル添付をするには、ファイル入出力>ファイルを一括アップロードするをご覧ください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:5689