よくある質問

「スマートレビュー」のよくある質問

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引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき
カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。 利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作/事項をまとめました。 参考ページ、セミナー スタートガイド 利用シーン別ガイド  - 期中異動がある場合の評価  - 組織変更に対応して情報を更新したい 開催予定セミナー 最初に覚えてほしいカオナビ用語 プロファイルブック(プロファイルブック) 人材データを管理するための機能 所属ツリー 所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータ メンバー カオナビに登録される人 (プロファイルブックの登録されているデータ) 基本情報 メンバーを登録するためのマスターデータ シート情報 基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざま ユーザー ログインしてカオナビを利用する人 ほぼメンバーと1対1の関係になる ロール ユーザーに付与する権限 利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができる スマートレビュー(スマートレビュー) 評価運用のためのワークフロー機能 評価イベント 評価シートのこと 評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっている カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。 異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。 また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。 その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。 事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目/シートは何なのか ✓ ロール(権限)の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか サポートサイト操作説明ページ 組織変更に対応して情報を更新したい 所属ツリーの変更 メンバー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 ユーザー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 拡張アクセス設定について スマートレビューについて 管理項目の変更 すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく…

更新日:2022.02.21 閲覧数:1249

カオナビの業務を引き継ぐとき
自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。 特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。 「なぜ」を引き継ごう! 操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。 カオナビ内のデータを 最新状態に保つ 異動/組織改編時の対応 メンバーの情報更新対応 管理項目の変更 メンバーの入退社、休職に関わる対応 スマートレビューの 安定運用 各種設定方法の確認 対象者/評価者の変更対応 進捗のチェックと未対応者への催促 その他運用中イベントに関する注意事項 その他 セキュリティやシステム連携に関する設定 契約窓口変更に関する作業 カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。 異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。 また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。 その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。 参考:組織変更に対応して情報を更新したい 引き継ぎポイント 所属コードはメインコード設定をしているか 所属ツリーの変更手順 どの項目/シートを更新する必要があるのか 権限(ロール)の変更が必要なケースとその設定ルール プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか   (拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど) メンバーの情報更新対応 身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。 更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。 引き継ぎポイント それぞれの項目/シートの…

更新日:2022.02.21 閲覧数:1086

評価結果をシャッフルフェイスで表示したい
シャッフルフェイスで評価結果を利用するためには、プロファイルブックに評価データを登録する必要があります。 評価データはスマートレビューの『データ連携機能』を利用することで簡単にプロファイルブックに登録できます。 大まかな操作手順 ① スマートレビュー:評価フォームを連携し新しくシートを作成する ② レイアウト設定:作成されたシートの調整を行う ③ マスター管理:設定した項目のマスター設定を行う ④ カスタム設定:シャッフルフェイスで利用する項目を指定する ⑤ スマートレビュー:評価データをプロファイルブックに同期する ⑥ シャッフルフェイスで評価結果を見る 注意点 シミュレーションを行った場合、データは自動では反映されません。 シミュレーション結果を反映させたい場合、プロファイルブックやスマートレビューに登録しなおす必要があります。 具体的なイメージ A.部署間の平均点や評価ランクバランスを見たい 詳細ページへ B.点数ごとの割合が見たい 詳細ページへ ①スマートレビュー:評価フォームを連携し新しくシートを作成する スマートレビューからイベントの『データ連携』を行うことで、自動でプロファイルブック(レイアウト設定)に自動的に評価フォームの項目を持つシートが作成されます。 データ連携の詳細については下記をご覧ください。 データの連携とは 評価データの連携を開始する 複数あるイベントをまとめてシャッフルフェイスに表示したい! 等級や職種などにより同じようなレイアウトの評価イベントを複数に分けて作成している場合、それらの対象者をまとめてシャッフルフェイスに表示するには、2通りの方法があります。 1.代表的なイベントを1つデータ連携 どれか1つのイベントをデータ連携、回答の同期をし、その他のイベントデータをCSVファイルにてアップロードする方法です。 操作手順の①~⑤が完了した時点で、その他のイベントからCSVファイルをダウンロードし、『管理者機能>CSV入出力』から連携したシートに『新規追加モード』にてデータをアップロードしてください。 2.新規でシートを作成する 自身で必要項目をレイアウト設定にて設定する方法です。 データの登録は①と同様CSVファイルにて行います。 いずれの場合も、もし同じ対象者が複数イベントにまたがって存在している場合はアップロード時にエラーとなるた…

更新日:2022.02.10 閲覧数:973

評価の閲覧だけをさせたいメンバーがいる
評価イベントの内容を評価者や被評価者以外のメンバーに閲覧させるには、複数の方法があります。 それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。 ○:メリット ×:デメリット 利用シーン例 A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する ・評価運用中にリアルタイムで閲覧可能 ・項目単位で閲覧権限を設定可能 ・オーナーでも設定可能 ・参加者に追加する「閲覧者」が多くなると動作が重くなる可能性あり(最大5名分程度を推奨) ・権限設定に手間がかかる 社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える ・大人数が閲覧できる ・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない ・評価シートの内容は全て閲覧できる ・リアルタイムではない 部下の評価情報は過去分も見せたい C.プロファイルブックに評価データを登録する ・大人数が閲覧できる ・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない ・見せたい項目のみに絞ることができる ・リアルタイムではない ・レイアウト調整の手間がかかる 全社で個人目標を共有し合いたい A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する 対象イベントに参加者を追加登録する方法です。 「社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい」などのシーンでよく使われます。 ①ワークフロー設計にて参加者を追加する 閲覧させたいイベントのメニューから、『ワークフロー設計』を開きます。 右側の『参加者の追加』から、「閲覧者」を追加してください。 対象者1人に対して複数の閲覧者がいる場合、その最大数の閲覧者が必要となります。 詳しい解説はワークフロー設計をご覧ください。 ②「閲覧者」の権限設定を行う 閲覧させたいイベントのメニューから、『権限設定』を開きます。 画面下部の『参加者、アクション選択メニュー』に設定した「閲覧者」が表示されるので、権限設定を行ってください。 詳しい解説は権限設定をご覧ください。 ③閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける 閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける方法は2通りあります。 1. カオナビの画面上で登録する 詳しい解説は対象者と評価者の設定>カオナビの画面上で登録するをご覧ください。 2. CSVで一括登録する 詳しい解説は対象者と評価者の設定>CSVで一括登…

更新日:2022.03.10 閲覧数:1704

組織変更に対応して情報を更新したい
年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。 ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。 本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。 下記の表を参考に、自社の状況(変更が必要な箇所)に応じて設定操作を行ってください。 組織(図)の変更がある(①) 従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する(②) ※①の後に行う 従業員の兼務情報を登録している(③) ※②の後に行う 等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う 異動履歴情報を蓄積している 組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行う スマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる 組織情報の変更 組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。 部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。 ①所属ツリーのダウンロード 現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。 部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。 所属コード・組織名称の変更 所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。 例えば「10 営業部」を「100 営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。 新しい組織の追加 新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。 上位の階層にある(親の)組織(以下の例では『営業本部』『第一営業部』)は他の行からコピーします。 責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します(入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます)。 組織の並び替え 組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。 組織の廃止・削除 組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちら アップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。 その他、CSVファイルの作り方の注意点はこちらをご覧ください。 画面から操作…

更新日:2022.02.10 閲覧数:2370

データ安心パックを利用したい
既にデータ安心パックに加入している方   お問い合わせフォームよりサポートデスク宛てにご連絡ください。 その際、「対象機能・サービス」で「データ安心パック」を選択し、お問い合わせ内容に詳細を記載してください。 InternetExplorerをご利用のお客様は、こちらよりお問い合わせください。   <データ復元> いつ時点のデータに戻したいかをお問い合わせ内容に記載してください。 データ復元はご依頼日を含めた60日前までの日付までに復旧することが可能です。また、上限は月に1回までとさせていただきます。   <ログデータ提供> ログデータの抽出する期間をお問い合わせ内容に記載してください。 また、提供可能な期間はデータ安心パックサービス期間中のデータとなり、提供可能な回数は年に2回までとさせていただきます。 詳しくはデータ安心パックの制約・免責事項をご確認ください。 まだデータ安心パックに加入していない方 担当からご連絡しますので customersuccess@kaonavi.jp 宛にご連絡ください。 データ安心パックに加入しているか不明の方 お問い合わせフォームよりサポートデスク宛てにご連絡ください。 InternetExplorerをご利用のお客様は、こちらよりお問い合わせください。 未加入の場合、担当営業より改めてご連絡いたします。 データ安心パックの制約・免責事項 データ復元の対象データは、データ安心パックサービス契約期間中、かつ、ご依頼日を含め60日前までのバックアップデータとなります。データ安心パック契約を解約後に再契約した場合、解約された契約期間中のデータはご提供の対象外とさせていただきます。 データ復元サービスは、特定の日のデータを復元することから特定の日以降に行ったお客様の作業、設定、登録されたデータは失われますので、再度の作業等をお願い致します。 ご提供するログデータは、データ安心パックサービス期間中のデータとなり、弊社指定の項目(サーバ上のアプリケーションログより抽出)に限られます。 データ復元およびログデータのご提供には上限回数が設けられています。 ご利用条件に関しては、必ずサポートサービス利用規約もご確認ください。 データ安心パック未契約の場合は、お客様事由におけるデータ復元及びログデータの出力はお受け出来かねます。 …

更新日:2021.11.17 閲覧数:1818

アップロード可能なファイル拡張子が知りたい
アップロード可能なファイル拡張子・ファイルサイズは、機能によって異なります。   シートへのファイルアップロード(プロファイルブック、ファイル入出力) イベント回答時のファイルアップロード(ボイスノート、スマートレビュー) 申請時のファイルアップロード(ワークフロー) 拡張子 txt / csv / xml / htm / html / doc / docx / rtf / xls / xlsx / xlsm / ppt / pptx / pdf / jpeg / jpg / gif / png / tif / zip / odp / ods / xdw / msg ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下 ※ファイル入出力からアップロードできるファイルサイズは最大5MBまで   イベント編集画面でのファイル添付(ボイスノート、スマートレビュー) フォーム作成画面でのファイル添付(ワークフロー) 拡張子 pdf / xls / xlsx / ppt / pptx / doc / docx / txt / jpg / jpeg / png / gif ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下   『管理者機能トップ>帳票管理』から登録する帳票ひな型 拡張子 xls / xlsx / pptx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下   『スマートレビュー>帳票登録』から登録する帳票ひな型 拡張子 xlsx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下

更新日:2022.05.13 閲覧数:3224

メンバーを削除するときに気を付けることはあるか
メンバーの基本情報を削除すると、それに紐づく他のデータも同時に削除されてしまいます。 削除を行う前にデータのバックアップを取得しておくことをおすすめします。 プロファイルブック ・シート情報:管理者機能>CSV入出力>各シートのCSVをダウンロード ・アップロードしたファイル:管理者機能>ファイル入出力>各ファイルをダウンロード ・顔写真管理:管理者機能>顔写真管理>顔写真一括ダウンロード ボイスノート ・回答データ:各イベントの歯車ボタン>CSVダウンロード ・回答フォームに添付したファイル:各イベントの歯車ボタン>ファイルダウンロード スマートレビュー ・評価データ:各イベントの歯車ボタン>CSVダウンロード ・フォームに添付したファイル:各イベントの歯車ボタン>ファイルダウンロード

更新日:2020.10.23 閲覧数:5763

チェックボックスパーツのデータはどのような形でアップロードするのか/ダウンロードできるのか
ダウンロードを行うとチェックした選択肢(マスター)が1つのセル内で改行される形式で出力されます。 アップロードをする際も同様の形式にする必要があり、セル内改行をしながらチェックを入れたい選択肢(マスター)を入力してください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:3833

ログイン権限がなくてもアンケートや評価の記入はできるのか
基本情報のメールアドレス欄に、その方のメールアドレスが登録されていれば可能です。

更新日:2020.11.06 閲覧数:3182

異動が発生した場合、対象者・参加者の設定はどうなりますか? 連動して評価者が変更されますか?
プロファイルブックでメンバーの所属を変更しても、スマートレビューの対象者・参加者の組み合わせに反映されることはありません。 異動に伴い評価者などの参加者を変更する場合は、イベント内で対象者や参加者の紐づけの変更を行ってください。 ※変更前のメンバーが入力した内容が削除されることはありません。 詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:4797

メンバー個別にURLやイベントパスワードの通知を再度行いたい
回答者一覧画面で対象のメンバーに☆を付けると、☆を付けたメンバーで絞り込んでメールを送信できます。 詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:4916