データベース編

Step1 シートの追加

基礎編ではカオナビを使うために必要な設定ステップを説明します。まずは基本情報以外の従業員情報を蓄積するための『シート』を作ってみましょう!

まずはじめに

準備編では基本的な社員情報の登録から公開までのステップをお伝えしましたが、基礎編では実際にカオナビを使っていくにあたり必要な設定ステップを説明します。
 
『Step1 シートの作成』では、基本情報以外の従業員情報を蓄積するための『シート』作成方法を説明します。

単一レコードと複数レコード

シートを作成する上で最も重要なポイントが『レコード形式』です。

1つのシートに登録するデータのまとまりを『レコード』と呼び、レコード形式により1メンバーあたり1つのシートに登録できるデータ数が定義されます。
レコード形式には『単一レコード』形式と『複数レコード』形式があり、シートを作成する際にいずれかを選択します。
また、単一レコード形式には最新情報のみ表示されるタイプ(『変更履歴OFF』)と、変更履歴が溜められるタイプ(『変更履歴ON』)があります。

単一レコード形式

1メンバーあたり1つ(1対1)のレコードを登録できる形式です。
現在の住所やスキル情報、最新評価など、1人に対して1つの情報を管理する用途に適しています。
基本情報も単一レコード形式のシートです。
登録したデータはシャッフルフェイスなどの他機能で活用できます。
単一レコード形式のシートのCSVファイルは、1メンバーあたり1行のデータとしてダウンロードできます。

変更履歴OFF

最新情報のみを表示したい(カオナビ管理者でコントロールしたい)場合におすすめ。
自己紹介シートや入社時情報の登録に向いています。

変更履歴ON

データの更新がある場合に変更内容を自動で記録し、履歴を閲覧したい場合におすすめ。
最新評価や住所情報などの登録に向いています。
変更履歴ONの場合、履歴もCSVファイルとしてアップロード/ダウンロード可能です。
レイアウト設定の変更ができないというデメリットがあるので、実際に使用する場合は、レイアウトが確定し運用が落ち着いた頃をおすすめします。

変更履歴をONにする手順はこちらをご覧ください。

複数レコード形式

1メンバーあたり複数(1対n)のレコードを登録できる形式です。
異動履歴や面談履歴、保有資格など、人によって持っているデータ数にばらつきがあるものを管理する用途に適しています。
複数レコード形式のシートのCSVファイルは、1メンバーあたり複数行のデータとしてダウンロードできます。

シートを作成する

シートを作成する手順は大きく分けて下記の2つに分かれます。

  • シート自体の追加
  • シート内の項目設定

まずはシート自体の追加を行いましょう。

①『シート情報のレイアウト設定』モードに切り替える

レイアウト設定画面左側の『シート』をクリックし『シート情報のレイアウト設定』モードに切り替えます。

②シートカテゴリを選択する

シートを追加したいカテゴリをクリックし開きます。

追加したいカテゴリがないとき

シートを追加したいカテゴリがないときは、画面左下の『カテゴリ追加』からカテゴリの新規追加を行ってください。
詳しい手順はレイアウト設定>シートカテゴリを追加するをご覧ください。

③『シートの追加』をクリックする

カテゴリ内のシートの一番下に『シート追加』があるのでクリックします。

④レイアウトパターンを選択する

シート作成画面がポップアップします。
シート名を入力し、レイアウトパターンを選択して『追加する』ボタンをクリックします。
レイアウトパターンとは、レコード形式と画面の表示形式の組み合わせのことです。
レイアウトパターンの詳細についてはこちらをご覧ください

追加したシートが表示されます。

シートが追加できたら、次は項目を設定していきましょう。

⑤シートの編集を開始する

シート右上の『シートを編集する』ボタンをクリックします。

⑥パーツを配置する

シート情報の設定モードに切り替わり、画面下部に項目パーツ一覧が表示されます。
パーツの配置方法は準備編のStep3>『基本情報に項目を追加しよう』と同様です。
項目パーツ一覧からパーツを選択し、シート情報のレイアウトエリアにドラッグします。
設置できる場所が青色の枠で表示されるので、ドロップして配置します。

⑦ラベル名を設定する

ラベル部分に任意の項目名を入力します。

ラベル名の重複・特殊文字の使用はNG

ラベル名は重複しないよう設定
入力されたラベル名は、Excelでいうセル番号の役割になるので
重複してしまうと計算式などで使用する際に正しく計算がされません。

ラベル名に特殊文字を使わない
ラベル名には、①❶(丸数字)のように特殊文字、環境依存文字は使わないでください。
CSVファイルをダウンロードして開いた際に文字化けをおこしてしまいます。

⑧パーツの詳細を設定する

入力可能文字数や選択肢の内容などの詳細設定を行います。
詳細を設定したいパーツにカーソルを合わせると歯車ボタンが表示されるので、クリックしてパーツに関する詳細設定を行います。
各パーツの詳細については下記をご覧ください。

⑨レイアウト設定の保存

パーツの配置が完了したら画面右上の『保存する』ボタンをクリックします。
パーツの幅を調整したり、移動させたりなどレイアウトの調整を行いたいときは下記をご覧ください。

シートが完成したら

シートが完成したらデータを登録しましょう。
手順は準備編>従業員情報を登録すると同じです。
CSVファイルを作成し、CSV入出力からアップロードしてみましょう。

シートの作成で迷ったとき

シートの作成で迷ったときは下記を1つの基準にしてください。

単一レコード?複数レコード?

単一レコードがおすすめ

  • ソートやラベル、SHUFFLE FACE(シャッフルフェイス)の表示軸など、別の機能でも利用したい
  • CHART BORD(チャートボード)でグラフにしたい
  • 最新情報のみ知りたい
    • 例)現在住所や最寄り駅、最新給与、○○年度評価、自己紹介、語学などのスキル情報

    複数レコードがおすすめ

  • 履歴として蓄積したい
  • 人によってデータの数が違う
    • 例)所属履歴、家族情報、受講済み研修、面談履歴、小耳情報、評価履歴、保有資格一覧

    自由入力形式?選択肢式?

    自由入力形式がおすすめ

  • 入力内容にルールがない
  • 入力内容がある程度決まっているが、選択肢化すると数が多い 目安)30程度
  • 入力文字数が多い
    • 例)評価や面談のコメント欄、趣味、職歴の会社名、履歴情報の所属名や役職名、学校名や学部名

    選択肢式がおすすめ

  • 入力内容がある程度決まっており、選択肢化しても数が限られている
  • 検索で多用する
  • SHUFFLE FACE(シャッフルフェイス)でメンバーを区切る軸に使いたい
  • CHART BORD(チャートボード)でグラフにしたい
    • 例)評価ランク、会社推奨の保有資格、語学レベル、面談時の状態