データベース編

よくある質問-データベース編-

データベース構築中や、構築後の利用についてよくある質問をまとめました。設定中に迷ったら一度ご確認ください。

シート作成

エクセルやCSVファイルで既に持っているデータをカオナビに取り込みたい

下記ルールを満たしている場合、新たにシートを作成することでカオナビに取込み可能です。
満たしていない場合はデータを加工してください。

  • 1行目に項目名が並び、セル結合されていない(1項目1列)
  • 項目に重複がない
  • カオナビでキーとなる社員番号列があり、すべての行に社員番号が入力されている
  • 2行目以降に従業員データが並ぶ
  • ひとつの社員番号につき、1行または複数行になっている

ひとつの社員番号に対してデータをどのように持っているかでシート作成時に選択する「レコード形式」が変わります。
また項目名それぞれがレイアウト設定で追加する各パーツとなります。

社員番号に対して1行のデータ

単一レコード形式で作成してください。
例 : 住所・連絡先情報

社員番号に対して複数行のデータ

複数レコード形式で作成してください。
例 : 異動履歴

レコード形式が確定したら、カオナビに取り込みたい項目に対しパーツを設定します。
数値データであればナンバーボックス、日付データであればカレンダーパーツ、決まった選択肢があればプルダウン/ラジオボタンなど、利用するパーツはデータの内容によって適したものを利用してください。

例 : 住所・連絡先情報

カオナビでは選択肢のマスターをコードで管理しません。
元データの役職や等級、都道府県などがコードで管理されていても、閲覧上不要であれば項目として設定する必要はありません。

レイアウト設定が完了したら、お持ちのデータをCSVファイルに変換し、『CSVアップロード』から登録してください。

資格管理をしたいが、単一レコードシートと複数レコードシートどちらがよいか

「資格管理」と一言でいっても、カオナビでの管理方法は様々です。
持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。

レコード形式 検索機能の
利用
分析機能での
データ利用
設定工数
A.人ごとに
保有資格一覧を見たい
複数 選択式またはフリーワード形式での検索が可能 × 少ない
B.資格保有者の
割合や分布図を見たい
単一 選択式・数値入力式の検索が可能 多い
C.保有必須資格を
有効期限と一緒に
管理したい
単一 選択式・期間指定式の検索が可能 やや多い

(※)分析機能とは、シャッフルフェイス、チャートボード、ダッシュボードを指します。

<複数レコードイメージ>

<単一レコードイメージ>

業務上取得が必須な資格はBやCで、任意であったり業務に直接関わらない資格はAで、などそれぞれ資格データの用途に合わせて分けて管理するケースもあります。

参考ページ:よくある質問>資格情報を管理したい

生年月日は公開したくないがコミュニケーションのため誕生日はお互いに見せたい

自己紹介シートを作成し、基本情報の「生年月日」とは別に「誕生日」という項目を設定することで、入力と公開/非公開の判断をユーザーに委ねることができます。
公開したくない場合は未入力にしてもらってください。
「誕生日」項目は、カレンダーパーツではなく、テキストボックスパーツで作成してください。

    自己紹介シートの権限

  • 見える情報
    全社員分『閲覧可』
  • 編集できる情報
    『編集不可』『追加設定:本人追加する』

シートイメージ

最新の面談情報からコンディションを手軽に検索したいが履歴も残したい

面談履歴シートを単一レコード形式かつ変更履歴ONのシートを作成すると、履歴も残せ、最新情報から検索をすることが可能です。

    ポイント

  • 単一レコードシートにする
  • 変更履歴をONにする
  • コンディション項目は「◎、◯、△」など選択肢式にする
  • カスタム設定でコンディションを検索項目に設定する

シートイメージ

履歴は前回からの変更箇所が黄色く表示されます。

変更履歴をONにすると、運用途中でレイアウトの変更を行うことはできません。

基本情報にあるデータを他のシートで参照したい

『計算式パーツ』を利用することで、基本情報を含むシートの情報を、別のシートに参照できます。
基本情報に限らず、シート間で参照することが可能です。
詳しくはレイアウト設定>テキスト項目・数値・計算式>計算式>計算式の書式と関数をご覧ください。

設定イメージ

シートイメージ

参照データの取得

計算式パーツだけで構成されたシートは、参照データを取得できません。
入力用項目を最低1つ設定してください。
設定イメージでは「データ取得日」としてカレンダーパーツを配置しています。
一括で参照データを取得したい場合は、CSVファイルにて入力用項目にデータをアップロード後、シートガレージより『再計算』を行ってください。

詳しくは『レイアウト設定>テキスト項目・数値・計算式>計算式』をご覧ください。

権限設定

上長には部下の面談履歴を入力してほしいが、上長自身の面談履歴は見せたくない

アクセス管理>見える情報>面談履歴シートにて、上長の方のロールに「除外設定:本人除外する」にチェックを入れることで、上長は自身の面談履歴を見ることができません。

アクセス管理>編集できる情報 にて、面談履歴シートに見える範囲と同様の編集権限を忘れず設定してください。

兼務の情報は見せたくない

『所属社員が見える』『配下社員が見える』の権限は、兼務社員にも適用されます。
兼務社員を見せたくない場合は、拡張アクセス設定にて『除外メンバー』または『除外所属』の設定を行ってください。

所属長が兼務しており、兼務先の部署メンバー情報を見せたくない

    所属長
    主務:営業部
    兼務:商品部

    商品部メンバーの情報を所属長に見せない

アクセス管理>見える情報にて、見せたくないシートに対し下記設定を行ってください。
『除外設定 指定所属:除外する』にチェック

拡張アクセス設定>閲覧除外部署にて、下記設定を行ってください。
設定するユーザー:所属長
このユーザーが閲覧不可な部署:商品部

所属長に部署内の兼務メンバーの情報を見せたくない

    所属長
    所属:営業部
    兼務社員(主務は別の部署)
    Aさん、Bさん、Cさん

    Aさん、Bさん、Cさんの情報を所属長に見せない

アクセス管理>見える情報にて、見せたくないシートに対し下記設定を行ってください。
『除外設定 指定メンバー:除外する』にチェック

拡張アクセス設定>閲覧除外メンバーにて、下記設定を行ってください。
設定するユーザー:所属長
このユーザーが閲覧不可なメンバー:Aさん、Bさん、Cさん

拡張アクセス設定の注意点

拡張アクセス設定は所属情報などに関係なく、ユーザーごとに行われます。
そのため組織改編などがあった場合は、拡張アクセス設定の更新が必要か確認してください。

その他

シャッフルフェイスの軸の数値幅を任意で変えたい

シャッフルフェイスで軸に設定した数値幅は、管理者メニュー>マスター管理から変更できます。
利用中に一般ユーザーにて任意に変更することはできません。
マスターの編集についてはこちらをご覧ください。

役職で並べ替えた上で、入社順に表示したい(第二ソートを指定したい)

ソート項目として指定できるのは1項目だけです。
項目を組み合わせた順番に並べ変えることはできません。
ソート用の項目を追加し、意図した順番になるよう値を登録してください。

特定の部署だけのチャートボードを見たい

チャートボードも詳細条件検索を行うことが可能です。
部署だけでなく、役職や勤続年数等で絞り込むことができます。

詳しくは『グラフの集計対象を絞り込む』をご覧ください。