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機能別操作ガイド
パルスサーベイ
操作方法

調査イベントの実施・運用

調査を開始する

調査の開始の通知

開催中のイベントでは、回答開始日になると調査が自動的に実施中となり、順次調査に回答できる状態になります。以下のメールが通知設定で設定された管理者(Adm)ユーザーに自動送信されます。

  • 実施準備完了通知
  • 回答期間終了通知
  • 回答依頼メールの予約送信完了通知
  • リマインドメールの予約送信完了通知

回答依頼メールの予約送信設定を行っている場合、予約送信完了通知メールを確認してください。
なんらかのエラーがあった場合、『対象者へ回答依頼メールを手動送信する』で手動送信を行ってください。

調査への回答方法

①回答画面へのアクセス方法

対象者が調査に回答するには『回答依頼メール』に記載された回答URLにアクセスします
 

    カオナビにログインできるユーザーについて
    カオナビにログインできるユーザーは通知(『回答依頼メール』)のほか、ToDoリストからも回答画面にアクセスすることができます。
    回答依頼メールの送付の有無に関わらず、実施中の調査があればアクセスでき、回答が可能です
      ※ToDoリストはカオナビのグローバルヘッダーにあります。

②回答画面へアクセスする

対象者は受信した通知に記載されたURLをクリックすると、調査の回答画面に遷移します。


 

③調査に回答・保存する

調査の各質問に回答します。

 
回答後『回答する』ボタンをクリックすると、確認のポップアップが表示されます。回答は自動保存されません。かならず回答するボタンをクリックして保存の動作を行ってください。
 
※回答期間中であれば保存後も上書きで修正できます。

 
閉じるボタンで回答を終了します。

 
回答期間中に訂正する場合は『回答する』から『上書きで回答保存する』にボタンの表示が変更されるので、訂正の回答後にクリックして保存します。

送信済みのメールを確認する

①イベントを選択する

メールを確認したいイベントをクリックします。

②予約送信一覧をクリックする

『予約送信一覧』をクリックします。

③送信済みメール一覧を表示する

スケジュールが表示されるので、『送信済み』タブをクリックします。

送信済みメール一覧が表示されます。

この画面には予約送信の処理を開始したものが全て表示されます。送信が完全に完了していないものも含まれているためご注意ください。

メールの件名をクリックし、詳細を確認できます。
各送信処理の状態と送信エラーとなった対象者が表示されます。各状態の表示と必要な対応は以下の通りです。

送信処理中 現在処理を行っている最中です。しばらく経ってから結果を確認してください。
送信完了 対象者全員に対し、正常にメール送信を完了したことを示しています。
※送信直後に画面を確認した場合や送信対象者が多い場合、後から『送信完了(エラーx件)』ステータスに変化することがあります。
送信完了(エラーx件) 送信処理は正常に完了していますが、一部メールが送信できなかった対象者がいることを示しています。
メール件名をクリックし、未送信の対象者とその原因を確認してください。再度メールを送信する場合、『個人結果一覧画面』から手動でメールを送信してください。
送信エラー 送信処理が完了できなかったことを示しています。

①メール送信時に対象者がいなかった
対象者のメンバーをPROFILE BOOKから削除してしまった、調査内容編集画面で対象者を除外した、などの原因が重なって送信対象者がいなかったことを示しています。また、入社日を変更するなどして現職者でなくなった場合もメールが送信されません。
対象者をPROFILE BOOKから削除していた場合、再登録してから次回以降の調査で対象者として追加してください。
調査内容編集画面で除外した対象者の場合、対象者にチェックを付け、手動で『回答依頼メール』を送信してください。現職者でないことが原因で送られなかった対象者の場合、PROFILE BOOKで『入社日』『退職日』を修正してから上記操作を行ってください。

②送信元ユーザーの設定が不正である
送信元ユーザーが削除されていたり、管理者(Adm)ユーザーから一般ユーザーに降格するなどして、メールを送信する権限を有していない可能性があります。
予約送信設定(回答依頼・リマインド)の送信元ユーザーを再度設定した上で、手動で『回答依頼メール』を送信してください。

リマインド対象者なし リマインドメールを送信しようとしたものの、回答率が100%であったか、または、対象者を除外/削除をしたために送付対象者がいなかったことを示しています。

メール送信の対象者は『現職者』だけで、『予定者』『退職者』には送信されません(調査の開始と共に『予定者』『退職者』は送信対象から除外されるため)。

予約送信設定を停止する

メール予約送信を止めたい場合は、各予約送信設定を『無効』に変更してください。
以下では、『回答依頼メール』の場合を説明します。

①イベントを選択する

設定を行うイベントをクリックします。

②予約送信設定を開始する

『設定内容を変更する』ボタンをクリックします。

メールの予約送信設定画面が表示されます。『回答依頼』タブが選択されていることを確認します。

③回答依頼の予約送信を無効にする

『設定』を『無効』にし、予約送信を無効にします。

無効にしても、送信日時や送信内容の設定情報は下書きとして保存されます。再度設定したいときは、以前の保存状態から設定を始められます。

④設定を保存する

『設定を保存』をクリックし、設定を保存します。

確認メッセージが表示されるので、『OK』をクリックします。

保存完了のメッセージが表示されます。

設定が完了すると、『スケジュール』タブから該当のメール予約が削除されます。

※上の例では『回答依頼メール』『リマインドメール』のうち『回答依頼メール』だけを『無効』にしたため、『リマインドメール』のみが残っている状態です。

再度、予約送信設定を有効にするときは、『設定』を『有効』にしてください。

対象者へ回答依頼メールを手動送信する

『実施中』になった調査に対し、当該調査の『調査内容編集』ページから調査『対象者』に回答票のURLが記載された『回答依頼メール』を送信できます。


 

メール以外の通知方法

管理者機能 > その他 > システム連携で、外部サービスとの連携を有効にしている場合は、メール以外のカオナビが連携しているサービス(Slack等)への通知も行われます。

 

①回答依頼メールを作成する

ステータスが『実施中』になった調査をクリックします

 
『調査内容編集』画面が表示されます。下部に表示される『メール送信』の『回答依頼メール』ボタンをクリックします。

 
メール・通知一括送信のポップアップが開きます。
必要に応じてCCで通知を送るメールアドレスをダイレクト入力してください

 
題名と本文を入力します。あらかじめ文面と置換タグ(【氏名】【開始日】 【終了日】【回答URL】)が設定されているので、この文面を元に適宜変更します。(置換タグについてはこちら

②回答依頼メールを送信する

必要な設定・入力が終わったら、送信ボタンをクリックし通知を送信します。右上の×をクリックするとメールをキャンセルできますが、このポップアップに入力した情報も消去されるのでご注意ください。

手動で送信したメールの履歴は、『送信済みメール一覧』には残りません。メールの履歴を確認したいときは、メール送信履歴を確認してください。

未回答者へリマインドメールを手動送信する

ステータスが実施中の調査に対し未回答者に回答を促す『リマインドメール』を送信することができます。

リマインドメールの予約送信設定を行っている場合、以下の操作は不要です。
予約送信完了通知を確認し、なんらかのエラーがあった場合以下の操作で手動送信を行ってください。

①イベントを選択する

イベントリストから、編集したいイベントをクリックすると対象のイベント内容が表示されます

 
編集したい実施中の調査をクリックすると調査内容編集画面に遷移します

②リマインドメールを設定する

調査内容編集画面の下部にあるメール送信の『リマインドメール』ボタンをクリックします

 
メール・通知一括送信設定のポップアップが開きます
「TO」のプルダウンメニューから対象者全員または本調査の未回答者を選択します

 
必要に応じてCCで通知を送るメンバーのメールアドレスをダイレクト入力します

 
題名と本文を入力します。あらかじめ文面と置換タグ(【氏名】【イベント名】【開始日】 【終了日】【回答URL】)が設定されているので、この文面を元に適宜変更します(置換タグについてはこちら

③リマインドメールを送信する

必要な設定・入力が終わったら、送信ボタンを押し、通知を送信します。右上の×をクリックするとメールをキャンセルできますが、このポップアップに入力した情報も消去されるのでご注意ください


 

置換タグについて

メール・通知一括送信設定ポップアップに表示される置換タグは、各ユーザーの適切なデータに置換されます
※置換タグは本文にのみ適用されます。その他の項目には使用できません

▼入力例 ※【 】=置換タグ
【氏名】さん

皆様のコンディションを把握するため、パルスサーベイを実施します。
回答にご協力ください。

以下URLにアクセスし、回答をお願い致します。
【回答URL】

▼出力例
藤井健さん
皆様のコンディションを把握するため、パルスサーベイを実施します。
回答にご協力ください。

以下URLにアクセスし、回答をお願い致します。
https://service.kaonavi.jp/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx…….

置換タグはカスタム設定>メールタグから設定することができます。

 

手動で送信したメールの履歴

手動で送信したメールの履歴は、『送信済みメール一覧』には残りません。メールの履歴を確認したいときは、メール送信履歴を確認してください。

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