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機能別操作ガイド
パルスサーベイ
操作方法

メールの予約送信設定

予約送信とは

イベントの各調査の回答期間の開始日に送信する回答依頼のメールを、あらかじめ予約しておく機能です。設定しておくことで、毎回決まった日時(例:回答開始日の12:00以降)に決まった内容のメールを対象者に送信できます。
調査開始日の早朝に、あらかじめ設定された条件で送信対象者が抽出され、対象者にメールが送信されます。

また、決まった日時(例:回答終了日の前日)に未回答の対象者に回答を催促するリマインドメールの予約もできます。

メール以外の通知方法

メールは対象者のPROFILE BOOKに登録されたメールアドレス宛に送信されます。
管理者機能 > その他 > システム連携で、外部サービスとの連携を有効にしている場合は、メール以外のカオナビが連携しているサービス(Slack等)への通知も行われます。

回答依頼メールの予約送信設定

調査の回答期間が開始した時に対象者に送信する回答依頼メールの予約設定を行います。

①イベントを選択する

設定を行うイベントをクリックします。

②予約送信設定を開始する

『設定内容を変更する』ボタンをクリックします。

メールの予約送信設定画面が表示されます。『回答依頼』タブが選択されていることを確認します。

送信設定は下書き保存できる

予約送信設定は、『設定』を『有効』にすることで有効になります。メールの内容などを検討したい場合、設定を『無効』のままにしておくことで下書き保存できます。

③送信日時を設定する

メールの送信日時を設定します。

メールは、指定した時刻から約2時間の間に送信されます。
例えば『12時以降』と設定した場合、12:00~14:00の間に送信されます。
※送信数により、送信完了時刻が指定時刻の2時間後を超過する場合があります。

④送信内容を設定する

メールの送信内容を設定します。

送信元 操作しているユーザー自身が初期値として設定されます。別のユーザーに設定されていた場合、操作しているユーザー自身に変更することができます。
宛先 対象者全員に送信されます。
追加の宛先 メールを送信したい宛先のメールアドレスを入力してください。
※送信内容の『置換タグ』は置換されません。
題名 メールの件名を入力してください。
※置換タグのうち『イベント名』『調査回』『開始日』『終了日』が利用できます。
本文 メールの本文を入力してください。
※全ての置換タグが利用できます。

送信元に『メールを送信できないユーザーです』と表示されている場合

送信元に指定されたユーザーが削除されたか、メールを送信する権限がない場合に表示されるエラーです。
送信元を自身に変更するか、『ユーザー管理』『アクセス管理』で該当ユーザーを『PULSE SURVEY』が利用可能な管理者(Adm)ユーザーに変更してください。

 

置換タグについて

メール中の『置換タグ』は、各ユーザーの適切なデータに置換されます。
※置換タグは題名・本文にのみ適用されます。その他の項目には使用できません
※『追加の宛先』に送信したメール内の置換タグは置換されません

▼入力例 ※【 】=置換タグ
【氏名】さん

皆様のコンディションを把握するため、パルスサーベイを実施します。
回答にご協力ください。

以下URLにアクセスし、回答をお願い致します。
【回答URL】

▼出力例
藤井健さん
皆様のコンディションを把握するため、パルスサーベイを実施します。
回答にご協力ください。

以下URLにアクセスし、回答をお願い致します。
https://service.kaonavi.jp/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx…….

置換タグはカスタム設定>メールタグから設定することができます。

⑤回答依頼の予約送信を有効にする

『設定』を『有効』にし、予約送信を有効にします。

『設定』を『無効』にすると予約送信は無効となります。
設定を有効にせず保存しておきたい場合、『無効』のままにしてください。

⑥設定を保存する

『設定を保存』をクリックし、設定を保存します。

確認メッセージが表示されるので、『OK』をクリックします。

保存完了のメッセージが表示されます。

予約されたメールは『スケジュール』タブから確認できます。

予約送信設定を変更しメールの送信予定日が変更となった場合、予約送信『OFF』の設定は『ON』に戻ります。
予約送信設定を変更した場合、再度スケジュールを確認してください。

リマインドメールの予約送信設定

調査の回答期間中に未回答者に送信するリマインドメールの予約設定を行います。

①イベントを選択する

設定を行うイベントをクリックします。

②予約送信設定を開始する

『設定内容を変更する』ボタンをクリックします。

メールの予約送信設定画面が表示されます。『リマインド』タブを選択します。

送信設定は下書き保存できる

予約送信設定は、『設定』を『有効』にすることで有効になります。メールの内容などを検討したい場合、設定を『無効』のままにしておくことで下書き保存できます。

③送信条件を設定する

メールの送信条件を設定します。
『プレビュー』に回答期間とリマインドメールの送信日が表示されるので、見ながら設定を調整してください。

送信日時

回答終了日当日から7日前までの間で選択できます。時間の指定は回答依頼メールと同様、2時間間隔で設定できます。

送信を許可する曜日

初期状態では全ての曜日にチェックが付いています。送信したくない曜日のチェックを外すことができます。
『プレビュー』を確認し、各回の送信日が設定されているか確認してください。

※祝日を自動で除くなど、祝日を考慮した設定はできません。

送信されない回の例

チェックを外した曜日が送信日だった場合、該当回の送信日は指定されません。また振替送信もできません。

※上の例では送信日(オレンジ色の丸印)が指定されていない状態となります。

送信を許可する曜日を設定した時(送信したくない曜日と送信日が重なった時)は、該当調査回の回答期間の変更をしてください。
調査の回答期間の編集は『調査期間の変更』をご覧ください。

④送信内容を設定する

メールの送信内容を設定します。

送信元 操作しているユーザー自身が初期値として設定されます。別のユーザーに設定されていた場合、操作しているユーザー自身に変更することができます。
宛先 対象者のうち未回答者に送信されます。
追加の宛先 メールを送信したい宛先のメールアドレスを入力してください。
※送信内容の『置換タグ』は置換されません。
題名 メールの件名を入力してください。
※置換タグのうち『イベント名』『調査回』『開始日』『終了日』が利用できます。
本文 メールの本文を入力してください。
※全ての置換タグが利用できます。

送信元に『メールを送信できないユーザーです』と表示されている場合

送信元に指定されたユーザーが削除されたか、メールを送信する権限がない場合に表示されるエラーです。
送信元を自身に変更するか、『ユーザー管理』『アクセス管理』で該当ユーザーを『PULSE SURVEY』が利用可能な管理者(Adm)ユーザーに変更してください。

 

置換タグについて

メール中の『置換タグ』は、各ユーザーの適切なデータに置換されます。
※置換タグは題名・本文にのみ適用されます。その他の項目には使用できません
※『追加の宛先』に送信したメール内の置換タグは置換されません

▼入力例 ※【 】=置換タグ
【氏名】さん

皆様のコンディションを把握するため、パルスサーベイを実施します。
回答にご協力ください。

以下URLにアクセスし、回答をお願い致します。
【回答URL】

▼出力例
藤井健さん
皆様のコンディションを把握するため、パルスサーベイを実施します。
回答にご協力ください。

以下URLにアクセスし、回答をお願い致します。
https://service.kaonavi.jp/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx…….

置換タグはカスタム設定>メールタグから設定することができます。

⑤回答依頼の予約送信を有効にする

『設定』を『有効』にし、予約送信を有効にします。

『設定』を『無効』にすると予約送信は無効となります。
設定を有効にせず保存しておきたい場合、『無効』のままにしてください。

⑥設定を保存する

『設定を保存』をクリックし、設定を保存します。

確認メッセージが表示されるので、『OK』をクリックします。

保存完了のメッセージが表示されます。

予約されたメールは『スケジュール』から確認できます。

予約送信設定を変更しメールの送信予定日が変更となった場合、予約送信『OFF』の設定は『ON』に戻ります。
予約送信設定を変更した場合、再度スケジュールを確認してください。

予約送信のスケジュールを確認する

①イベントを選択する

スケジュールを確認したいイベントをクリックします。

②予約送信一覧をクリックする

『予約送信一覧』をクリックします。

スケジュールが表示されます。

③予約の有効/無効を切り替える

メール送信を無効にしたい場合、該当メールの『予約送信』列にある『ON』スイッチをクリックします。

確認メッセージが表示されるので、『閉じる』をクリックします。

該当メールの予約送信が『OFF』(無効)となります。

予約送信設定を変更しメールの送信予定日が変更となった場合、『OFF』の設定は『ON』に戻ります。
予約送信設定を変更した場合、再度スケジュールを確認してください。

『OFF』から『ON』に切り替える場合も、同様にスイッチをクリックしてください。

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