機能別操作ガイド
ワークフロー
はじめに

WORKFLOWとは

WORKFLOWとは

『WORKFLOW(ワークフロー)』は、身上申請業務をスムーズに運用するための機能です。
個人情報の変更、勤怠・休暇の申請など、煩雑になりがちな申請~承認~回覧の効率的な運用が実現できます。

①様々な申請業務に対応
パーツの組み合わせで作成できる「申請フォーム」と承認者・回覧者を自由に設定できる「承認・回覧設定」を組み合わせて、さまざまな申請内容に柔軟に対応できます。

②マルチデバイス対応で承認・回覧も楽々
承認・回覧操作はスマートフォンからも行えます。

③承認された情報をデータベースへそのまま反映
承認された情報は、プロファイルブックの指定のシートにそのまま反映することもできます。データの登録・変更作業が不要となり、打ち込みミスも削減できます。

WORKFLOWの主な画面

WORKFLOWトップ画面

新規の申請、申請の確認、管理メニューが利用できます。
詳細な画面の見方は画面の見方をご覧ください。

新規申請画面

申請フォームを選択し、自身の申請を上げることができます。

申請の確認画面

自身で上げた申請や、承認・回覧する申請を確認できます。

管理メニュー

全てのユーザーの申請を確認できます。また、申請フォームの作成・編集・削除ができます。

WORKFLOWの利用の流れ

▼おおまかな利用の流れ

※管理者の操作は運用イメージに即したものです。『ワークフロー』内に通知・催促用の機能はございません。

【準備】申請フォームの作成

①申請フォームの作成
②承認・回覧設定
③申請フォームの公開

【運用】申請・承認・回覧

①申請する
②承認する
③回覧する

【管理】申請フォームの管理

①進捗確認
②フォームの編集

WORKFLOWの利用の前に

全体の関係図

管理者(Adm)ユーザーは、申請フォームの作成や管理ができます。公開されている申請フォームに対し、他のユーザーは自由に申請・承認・回覧を行うことができます。

申請者とは

申請を上げた人のことです。自身で上げた申請を確認することはできますが、他ユーザーの申請を見ることはできません。
※他の申請の承認者・回覧者になっている場合はこの限りではありません。

承認者とは

申請を承認する人のことです。申請者または他の承認者が設定できます。
自身が『承認者』に設定されていて、承認操作が回ってきた申請、または承認した申請を見ることができます。
※承認が完了した時点で、申請内容をプロファイルブックに反映させることができます。

回覧者とは

申請を回覧する人のことです。管理者(Admユーザー)が設定できます。
自身が『回覧者』に設定されていて、回覧操作が回ってきた申請、または回覧した申請を見ることができます。
※回覧操作は任意であり、承認フローや申請内容のプロファイルブックへの反映には影響ありません。

権限設定

申請・承認・回覧を行う場合、カオナビへログインする(ユーザー登録をしている)必要があります。
また、利用可能なメールアドレスが各メンバーのPROFILE BOOKに登録されていれば、通知をメール、Slackで受け取ることが可能です。

※利用可能なメールアドレスを持っていない場合、ダミーのメールアドレスをログインIDとしてユーザー登録ができます。その場合はメール・Slackでの通知受け取りはできません。

※ユーザーとメンバーの紐づけが申請中に変わらないようにご注意ください。紐づけが途中で変更された場合、申請画面において氏名、社員番号、顔写真などで正しい情報が表示されない場合があります。

申請・承認・回覧を行うユーザーは、『ワークフロー』を利用可能に設定してください。

メールアドレスを持っていない場合

ユーザーに紐づけられたメンバーが利用可能なメールアドレスを持っていない場合、メンバーのメールアドレスは空欄とするかダミーアドレスを設定してください。
通知はグローバルヘッダーの『ToDoリスト』から確認できます。

一般ユーザーに申請情報が反映されたメンバーのシート(プロファイルブック)を閲覧させたい場合

申請情報が反映されたメンバーのシート(プロファイルブック)を閲覧したい場合、該当のシートを閲覧可能に設定してください。

一般ユーザーにも申請フォームを作成させたい場合

申請フォームを作成できるのは管理者(Adm)ユーザーのみです。申請フォームを作成させたい場合は、管理者(Adm)ユーザー権限を付与してください。

※一般ユーザーは、公開されている申請フォームから自由に申請を上げることができます。

WORKFLOWを開く

カオナビトップ画面から開く

カオナビトップ画面から『ワークフロー(WORKFLOW)』を選択します。

グローバルヘッダーの『メニュー』アイコンをクリックし、プルダウンメニューから『ワークフロー(WORKFLOW)』を選択します。