機能別操作ガイド
ワークフロー
申請フォームの追加

シート項目への反映設定

シートの項目への反映とは

申請内容が承認された時点で、プロファイルブックのシートに反映することができます。
反映を行う場合はフォーム編集時に各項目の詳細画面で『シート項目への反映』について『反映する』を選択し、反映先のシートの項目名を指定します。

設定は参照タグ形式で、#<基本情報/シート名>#<シートの項目名> という書き方で指定してください。
例:#<基本情報>#<住所>

設定前にチェック!

設定時に反映先のシートが存在している必要があります。反映先のシートがまだ存在していない場合は、設定前に『レイアウト設定』でシート作成を行ってください。

 

反映先が設定できない場合

反映したいシート名と項目名に「#」が含まれている場合、反映先として指定できません。
反映先として利用したい場合、『レイアウト設定』からシート名と項目名の修正を行ってください。

シート項目への反映設定に成功した場合

反映先が確定できた場合、反映先のパーツ情報とマスター値(プロファイルブックに存在する場合)、その他設定内容が表示されます。
申請フォーム内の入力設定は、反映先のマスター値や設定に準じます。

反映先のシートが単一レコードの場合、申請内容が空欄だった場合に『空欄で上書き更新する』か『更新しない』かを選択します。

申請内容単位で上書きをしたい場合は『空欄で上書き更新する』を選択することをおススメします。

設定内容は、青い◤(三角)にマウスカーソルを合わせて確認できます。

シート項目への反映設定に失敗した場合

以下のメッセージが表示された場合、反映に失敗しています。詳細設定やレイアウト設定を確認してください。

  • 指定されたシートが存在しません。
    指定したシート名のシートがプロファイルブックに存在していないため、エラーとなっています。
  • 指定された[パーツ種別]パーツが存在しません。
    指定した項目がプロファイルブックに存在していないため、エラーとなっています。
  • 指定された項目は[パーツ種別]パーツに連携できません。
    指定した項目のパーツ種別と対応ができないため、反映ができません。

シート反映時の注意点

レコードタイプと反映方法の違い

反映先のシートのレコードタイプ(レコード形式)の違いにより、反映方法が異なります。

シートのレコードタイプ 反映方法 備考
単一レコード(履歴なし) 上書き更新
単一レコード(履歴あり) 上書き更新 履歴も追加される
複数レコード 新規追加

ワークフローからプロファイルブックに反映できない項目

ワークフローからプロファイルブックの以下項目へは、承認後の反映ができません。

基本情報

  • 所属
  • 勤続年数
  • 年齢
  • スペースエリア
  • 計算式

シート情報

  • 兼務情報シートの全ての項目
  • スペースエリア
  • タイトルボックス
  • メッセージボックス
  • 計算式

ワークフローとプロファイルブックの項目対応表

基本的には反映元(ワークフロー)と反映先(プロファイルブック)で同じ種類のパーツ同士であれば対応付けができます。
一部選択肢があるものについては互換性があり、反映が可能です。

ワークフローのパーツ種別 反映可能な基本情報項目 反映可能なシート情報項目
テキスト 氏名、フリガナ
テキストボックス、リンク
※氏名・フリガナ・リンクへの反映の際、改行を半角スペースで置換します
テキストエリア
テキストボックス、リンク
※テキストボックス・リンクへの反映の際、改行を半角スペースで置換します
ナンバーボックス ナンバーボックス ナンバーボックス
プルダウンリスト 性別、プルダウンリスト プルダウンリスト
ラジオボタン
ラジオボタン 性別、プルダウンリスト プルダウンリスト
ラジオボタン
チェックボックス チェックボックス
カレンダー カレンダー(年月日)
カレンダー(年月)
ファイル添付 ファイル添付

チェックボックス反映時の注意点

チェックボックスの内容を反映する場合、申請時の項目でプロファイルブックを上書きします。

その際、差分更新ではなく、申請時の項目で上書きすることに注意してください。
以下の例では、シートへの反映後は『電車』『バス』にチェックが付くことになります(『飛行機』のチェックは解除されます)。

元のシート(プロファイルブック)

申請内容(ワークフロー)

承認後のシート反映

申請内容が承認されると、申請内容確認画面では以下のように表示されます。

※シートへの反映は承認完了後即時です。反映タイミングの設定等はできません。

シート反映設定の使い分け

ワークフローでシートの反映設定を行うかどうかは、反映先のシートのレコードタイプや運用方法に応じて決定しましょう。
以下では、扶養家族の申請を『家族情報』のシートに反映する例で説明します。

『複数レコード』のシートに登録している場合

ワークフローでは、承認後に複数レコードシートへのレコード追加はできますが、変更・削除は対応していません。
そのため、追加用の申請と変更・削除用の申請をそれぞれ作成します。

  • 家族追加申請(シート反映あり)
  • 家族変更・削除申請(シート反映なし)

※変更・削除依頼があった場合は、シートの情報を手動で編集してください。

追加申請フォームの例

プロファイルブックの例

『単一レコード』のシートに登録している場合

申請フォームと単一レコードシートが同じ項目で対応付けされており、配偶者・長男などの項目が一対一で入力可能な場合は、シート反映での更新(追加・変更)が可能です。
ですが、毎回申請時に全項目を入力させない限りは追加・変更・削除の全てに対応できないため、この例のように項目数が多い申請フォームでは使い勝手が悪いと想定されます(入力箇所が少なければ、上記運用も可能です)。

よってこの場合はシート反映設定はしないで『複数レコード』の例にあるような追加申請フォームの形式で運用することをお勧めします。

申請フォームの例

プロファイルブックの例