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評価の閲覧だけをさせたいメンバーがいる

評価を閲覧だけさせたいメンバーがいるとき、どう設定すればよいのか説明します。

まずはじめに

評価イベントの内容を評価者や被評価者以外のメンバーに閲覧させるには、複数の方法があります。
それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。

○:メリット ×:デメリット 利用シーン例
A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する ・評価運用中にリアルタイムで閲覧可能
・項目単位で閲覧権限を設定可能
・オーナーでも設定可能
・参加者に追加する「閲覧者」が多くなると動作が重くなる可能性あり(最大5名分程度を推奨)
・権限設定に手間がかかる
社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい
B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える ・大人数が閲覧できる
・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない
・評価シートの内容は全て閲覧できる
・リアルタイムではない
部下の評価情報は過去分も見せたい
C.PROFILE BOOKに評価データを登録する ・大人数が閲覧できる
・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない
・見せたい項目のみに絞ることができる
・データ登録の手間がかかる
・リアルタイムではない
全社で個人目標を共有し合いたい

A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する

対象イベントに参加者を追加登録する方法です。
「社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい」などのシーンでよく使われます。

①ワークフロー設計にて参加者を追加する

閲覧させたいイベントのメニューから、『ワークフロー設計』を開きます。

右側の『参加者の追加』から、「閲覧者」を追加してください。

対象者1人に対して複数の閲覧者がいる場合、その最大数の閲覧者が必要となります。

詳しい解説はワークフロー設計をご覧ください。

②「閲覧者」の権限設定を行う

閲覧させたいイベントのメニューから、『権限設定』を開きます。

画面下部の『参加者、アクション選択メニュー』に設定した「閲覧者」が表示されるので、権限設定を行ってください。

詳しい解説は権限設定をご覧ください。

③閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける

閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける方法は2通りあります。

1. カオナビの画面上で登録する


詳しい解説は対象者/参加者を登録する>A. カオナビの画面上で登録するをご覧ください。

2. CSVで一括登録する


詳しい解説は対象者/参加者を登録する>B. CSVで一括登録するをご覧ください。

すでに運用中のイベントに設定を追加する場合

すでに運用中のイベントに閲覧者を追加する場合は、必ずフェーズを『開始前』にし、メンバーが入力を行えない状態にしてから作業を行ってください。
特に③の操作をCSVで行う場合は、データの欠損が起こる可能性があるので十分にご注意ください。

イベントを終了させたとき

イベントを終了した後も閲覧させたい場合は、「B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える」の設定を行ってください。

B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える

評価が決定(終了)してから公開する方法です。
「部下の評価情報は過去分も見せたい」などのシーンで使われます。
ユーザー登録が必要です。

①アクセス管理で『4. SRの終了後公開範囲設定』を行う

SET UPの『アクセス管理』を開きます。

使える機能>1. 機能メニューにて、閲覧させたいロールに対してSMART REVIEW利用可能に設定してください。

見える情報>4. SRの終了後公開範囲設定にて、閲覧させたいロールに対して対象となる評価イベントの閲覧可否設定を行ってください。

詳しい解説はアクセス管理>見える情報をご覧ください。

②フェーズを『終了』にする

閲覧させたいイベントのフェーズを『終了』に合わせます。

終了後の評価シートの見え方

SMART REVIEWの『権限設定』で設定した閲覧権限とは関係なく、すべての項目が見えるようになります。

オーナーが終了操作を行うとき

①の設定が行われていない場合、オーナーがフェーズを『終了』にした瞬間、そのイベントは画面から見えなくなります。
必ず管理者(Adm)ユーザーに①の設定が行われているか確認の上、フェーズを『終了』にしてください。

C.PROFILE BOOKに評価データを登録する

PROFILE BOOKにシートを作成し、そこに評価データを登録する方法です。
「全社で個人目標を共有し合いたい」などのシーンでよく使われます。
ユーザー登録が必要です。

①PROFILE BOOKに評価データを登録するシートを作成する

SET UPの『レイアウト設定』から、評価データを登録するためのシートを作成します。

新しくシートを追加し、パーツを配置します。
評価フォーム内の、公開したい項目だけに絞ってパーツを配置可能です。
詳しい解説はシート情報のレイアウト設定>シートを追加するシート情報のレイアウト設定>シート情報の項目を設定するをご覧ください。

入力制限に注意

テキストボックスやテキストエリアをシート内に配置する場合、SMART REVIEWのフォーム設計で設定されている入力可能文字数に注意してください。
またプルダウンリストやラジオボタンなど選択肢式のパーツを配置する場合は、SMART REVIEWで設定されているマスターと一致させてください。

評価フォーム内で計算式パーツ、判定式パーツ、参照タグで作成されている項目は、表示される内容によってシートに配置するパーツを変えてください。
単語が表示される → テキストボックス
長文が表示される → テキストエリア
数値が表示される → ナンバーボックス
表示される値の種類が決まっている → プルダウンリスト

②評価データのCSVファイルをダウンロードする

閲覧させたい評価イベントのメニューから『CSVダウンロード』を選択すると、評価データのCSVファイルがダウンロードされます。

③ダウンロードしたCSVファイルを作成したシートにアップロードする

SET UPの『CSV入出力』から、①で作成したシートに②でダウンロードしたCSVファイルをアップロードします。

アップロードモードは『新規追加モード』を選択してください。

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。

CSVファイルを選択すると、①で設定した項目とCSVファイルの項目とを紐づける画面が開くので、必要な項目のみを紐づけてください。

詳しい解説はCSVファイルのアップロード>アップロードをご覧ください。

④アクセス管理で『見える情報』の設定を行う

SET UPの『アクセス管理』から、見える情報>1.情報参照にて、閲覧させたいロールに対して閲覧可否設定を行ってください。

詳しい解説はアクセス管理>見える情報をご覧ください。

公開のタイミング

アクセス管理の保存を行ったタイミングでPROFILE BOOK上で公開されます。

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