準備編

Step5 カオナビを公開する

カオナビにユーザー情報を登録しましょう。ユーザーを登録することにより、他のユーザーがカオナビにログインできるようになります。

ユーザーの登録イメージ

カオナビにログインするための『ユーザー』を作成します。
カオナビにユーザー情報を登録することで、自身以外のユーザーがカオナビにログインし各機能を利用できます。

※ユーザーとは?を復習したい方はこちらもご覧ください。

使う機能

本手順の操作は、『SETUP』(管理者機能)の『ユーザー管理』を使って行います。

ユーザーのCSVファイルを準備しよう

ユーザーを画面から一人ずつ登録することもできますが、ここではCSVファイルで一括で登録する手順を説明しています。

ユーザー情報をCSVファイル形式で準備します。

①フォーマットをダウンロードする

まずはフォーマットをダウンロードします。
フォーマットは管理者機能の『ユーザー管理』画面からダウンロードできます。

セットアップキットのExcelを加工して作成することもできます。

詳しくは『CSVで一括登録する』をご覧ください。
※一度登録したユーザー情報を修正する場合はこちらの方法が便利です。

②CSVファイルを作成する

フォーマットを開き、ユーザー情報を入力します。
新しく追加したいユーザーの分だけ行を入力してください。

CSVファイルの入力例

ログインID ユーザーのメールアドレスを入力します。
パスワード パスワードルール(初期状態は最低文字数8文字、英数字混在が必須)に則った文字列を登録します。
※パスワードルールを変更する場合、『パスワード設定』をご覧ください。
社員番号 カオナビ上のメンバーの誰としてログインするかを設定します。Step3で登録したメンバーの社員番号を入力します。
氏名 空欄でかまいません(入力値はアップロード時に無視されます)。
アカウント種別 『一般ユーザー』を入力します。
ロール 当該ユーザーに付与するロール名を入力します。Step4で作成したロール名を入力してください。
アカウント状態 『◯』を入力します。
※『-』にすると無効なアカウントとなります
パスワードロック 『-』を入力します。
※『◯』にするとパスワードロックがかかった状態のアカウントとなります
スマホブラウザ 『-』を入力します。
『◯』にするとスマートフォンブラウザからカオナビにアクセスした際、最適化された状態で閲覧できます。
詳しくは『スマホブラウザ』をご覧ください。
※『スマホオプション』は『スマートフォンアプリ』とは異なる機能です。
セキュアアクセス 『-』を入力します。
※オプションサービスをご契約いただいている場合にのみ利用可能です。
アカウント作成日以降 入力不要です。
ヘッダーの項目名は残してください

CSVファイル作成時の注意点

ヘッダー行(1行目)と各列はいずれも削除しないでください。削除するとアップロードができなくなります。

 

パスワードは一律同じでもかまわない

カオナビからログイン情報をユーザーに通知する際にパスワードを再発行できます。こちらの手順を用いる場合、パスワードは一律同じものでもかまいません。
※『ユーザーID』が架空のメールアドレスの場合、上記方法を利用できません。

詳しい作成方法は『CSVを作成する』をご覧ください。

CSVファイルをアップロードしよう

作成したユーザー情報のCSVファイルをカオナビに登録します。

①CSVファイルアップロードを開始する

『ユーザー管理』画面でCSVファイルをアップロードを開始します。

『アップロード』をクリックします。

②アップロードモードを選択する

アップロードモードを選択し、『次へ進む』をクリックします。
ここでは『新規追加モード』を選択します。この時、『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にはチェックを付けたままにしてください。

バックアップが取られたことを確認し、『OK』をクリックします。

『新規追加モード』について

初回登録では、カオナビに初期登録されている自身のユーザーアカウントを保持した状態で、CSVファイルのユーザーを追加したいため、『新規追加モード』を選択します。
※本手順で『全入れ替えモード』を選択した場合、本操作を行っているユーザー自身の情報がCSVファイルに含まれていないため、アップロードは中断されます。

 

直前バックアップについて

『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にチェックを付けることで、アップロード直前の状態のバックアップを取得できます。

③CSVファイルを追加する

アップロードするCSVファイルをドラッグ&ドロップまたは『ファイルを選択』から追加します。

④アップロードを実行する

確認画面に内容に誤りがないことを確認し、『アップロードを実行』ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されるので『実行』をクリックします。

詳しくは『CSVで一括登録する』をご覧ください。

ユーザーにログイン情報を知らせよう

ユーザーにログイン情報をメールで通知しましょう。

①送信対象者を選択する

メールを送りたいユーザーの左側□部分にチェックを入れます。

一括でユーザーを選択したい場合、画面左上□部分にチェックを入れると表示しているページのユーザーを一括で選択できます。

※他のページのユーザーも全てチェックする場合、『全てのページのユーザーをチェックする場合はクリック』をクリックしてください。

②一括操作を選択する

画面中央上部の『一括操作を選択』プルダウンをクリックし、『一斉にメールをする』を選択します。

③メールを作成する

メール作成画面がポップアップで開かれるので、本文を入力し『送信』をクリックします。
『置換タグ』を利用することにより、ログインIDやパスワードを手入力しなくてもユーザーに通知できます。

【文例】

    【所属1】 【氏名】さん

    カオナビのログインIDとパスワードをお知らせします。
    カオナビ:【ログインURL】
    ID:【ログインID】
    パスワード:【パスワード再発行】 

※【】が付いているものは該当の『置換タグ』をクリックして本文に挿入できます。

【実際のメール例】

    営業本部 藤井 健さん

    カオナビのログインIDとパスワードをお知らせします。
    カオナビ:https://service.kaonavi.jp/
    ID:xxxxx@kaonavi.jp
    パスワード:xxxxxxxx

  • 『ログインID』:TO(宛先)になっている各ユーザーのログインIDにそれぞれ置換されます
  • 『パスワード再発行』:TO(宛先)になっている各ユーザー用に新しく発行したパスワードにそれぞれ置換されます
  • 詳しくは『一括でメールを送信する』をご覧ください。