基本編

従業員名簿を登録する

スタートガイド 『4/4 「プロファイルブック」で顔写真付きの社員情報を見られるようにしましょう!』

従業員名簿の登録イメージ

カオナビに従業員情報を登録すると、『プロファイルブック』で顔写真付きの名簿が表示されます。

大まかな設定手順と使う機能

本手順の操作は、『SETUP』(管理者機能)の以下の機能を使って行います。

①『CSV入出力』:従業員名簿のCSVファイルをアップロードしよう

②『顔写真管理』:従業員の顔写真を登録しよう

従業員名簿のCSVファイルを準備しよう

従業員名簿情報をCSVファイル形式で準備します。

①フォーマットをダウンロードする

フォーマットは管理者機能の『CSV入出力』で基本情報のCSVファイルの『ダウンロード』から取得できます。

セットアップキットのExcelを加工して作成することもできます。

詳しい手順は『CSVファイルのダウンロード』もご覧ください。

ひな型を使う以外の方法

基幹システムなどから出力したCSVファイルを用いる場合、本手順をスキップできます。
ただしデータの形式がカオナビに取り込めるものかどうか、以下手順で確認してください。

②CSVファイルを作成する

ダウンロードしたCSVファイルに登録したい従業員の情報を一行ずつ入力していきます。
ここでは、登録したい従業員全員分をCSVファイルに含めてください。
『所属コード』列には『組織図をつくる』で登録した『所属コード』、『役職』列には『基本情報に入れるデータを決める』で設定した役職名の選択肢から入力します。

各列の入力項目については『CSVファイルを作成する』をご覧ください。

ここでCSVファイルに含めなかった従業員がいても問題ありません。
従業員のデータは後から追加することもできます。

 

よくある質問

所属コード・社員番号の桁数をあらかじめ指定する

従業員名簿のCSVファイルをアップロードしよう

作成した従業員名簿のCSVファイルをカオナビに登録します。

①CSVファイルアップロードを開始する

『CSV入出力』画面で基本情報の『アップロード』をクリックします。 

②アップロードモードを選択する

アップロードモードを選択し、『次へ進む』をクリックします。
ここでは『指定行の削除・全入れ替え』タブに切り替え、『全入れ替えモード』を選択します。この時、『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にはチェックを付けたままにしてください。

バックアップが取られたことを確認し、『OK』をクリックします。

『全入れ替えモード』について

初回登録ではカオナビに登録されているサンプルデータを削除し、CSVファイルのデータで更新を行うため、『全入れ替えモード』を選択します。
他のアップロードモードについては『アップロードモード』をご覧ください。

 

直前バックアップについて

『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にチェックを付けることで、アップロード直前の状態のバックアップを取得できます。

③CSVファイルを追加する

アップロードするCSVファイルをドラッグ&ドロップまたは『ファイルを選択』から追加します。

以下のようなメッセージが表示されるので、『OK』をクリックしてメッセージを閉じます。

④項目をマッピングする

プロファイルブックの項目名とCSVファイルのヘッダー行の項目名とのマッピング(対応付け)を行います。
カオナビ上の項目名とCSVの項目名が正しく対応しているか確認し、誤りがある場合は修正してください。
終わったら『次へ進む』ボタンをクリックします。

⑤アップロードを実行する

レコード数が登録しようとしている従業員数を表します。確認し『アップロードを実行』ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されるので『実行』をクリックします。

以降の手順については『アップロードの受付完了』以降をご覧ください。

アップロードに成功すると従業員がメンバーとして登録され、『プロファイルブック』に表示されます。

画面から登録する場合

メンバーを一人ずつ登録することも可能です。

詳しくは『新規にメンバーを追加する』をご覧ください。

従業員の顔写真を登録しよう

メンバーを登録できたら、次に従業員の顔写真を登録しましょう。

①顔写真を準備する

カオナビに登録する顔写真を準備します。

顔写真のポイントは以下の通りです。

ファイル名(推奨) [社員番号].jpg
※例:A0001.jpg
メンバー情報と顔写真が自動で関連付けされます。
※他のファイル名でもアップロード可能ですが、アップロード後にメンバー名との関連付けが必要です。
ファイル形式(推奨) jpg 「png」「gif」も対応していますが、カオナビ登録時に「jpg」に変換します。
ファイルサイズ 1枚あたり5MBが上限
顔の位置と向き(推奨) 顔を中心に、カメラ目線で撮影されている トリミングに成功する確率が高くなります。
背景色(推奨) 白・薄いグレーなどの淡い色 トリミングに成功する確率が高くなります。

②顔写真アップロードを開始する

『顔写真管理』画面で、顔写真をドラッグ&ドロップまたは『ファイル選択』から追加します。

写真を追加すると、社員番号と自動で関連付けられます。

③トリミングの設定を行う

トリミングを行う場合、『トリミングする機能を利用する』のチェックを付けます。

④顔写真をアップロードする

『下の画像をすべて登録する』をクリックし、アップロードを行います。

関連付けされていない写真は、画面から手動でメンバーと紐付けられます。

\基本編が完了しました/

 
おつかれさまでした!
あなたの会社専用のカオナビができました。
次は運用に向けた準備に移ります!
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