運用準備編

シート作成とデータ登録|検索軸の設定

スタートガイド 『1/7 シート(基本情報以外のデータ)を登録しましょう!』 『2/7 登録したデータを検索できるように設定し より使いやすいデータベースにしましょう!』

単一レコードと複数レコード

シートを作成する上で最も重要なポイントが『レコード形式』です。

1つのシートに登録するデータのまとまりを『レコード』と呼び、レコード形式により1メンバーあたり1つのシートに登録できるデータ数が定義されます。
レコード形式には『単一レコード』形式と『複数レコード』形式があり、シートを作成する際にいずれかを選択します。
また、単一レコード形式には最新情報のみ表示されるタイプ(『変更履歴OFF』)と、変更履歴が溜められるタイプ(『変更履歴ON』)があります。

単一レコード形式

1メンバーあたり1つ(1対1)のレコードを登録できる形式です。
現在の住所やスキル情報、最新評価など、1人に対して1つの情報を管理する用途に適しています。
基本情報も単一レコード形式のシートです。
登録したデータはシャッフルフェイスなどの他機能で活用できます。
単一レコード形式のCSVファイルは、1メンバーあたり1行のデータとしてダウンロードできます。

変更履歴OFF

最新情報のみを表示したい(カオナビ管理者でコントロールしたい)場合におすすめ。
自己紹介シートや入社時情報の登録に向いています。

変更履歴ON

データの更新がある場合に変更内容を自動で記録し、履歴を閲覧したい場合におすすめ。
最新評価や住所情報などの登録に向いています。
変更履歴ONの場合、履歴もCSVファイルとしてアップロード/ダウンロード可能です。
レイアウト設定の変更ができないというデメリットがあるので、実際に使用する場合は、レイアウトが確定し運用が落ち着いた頃をおすすめします。

変更履歴をONにする手順はこちらをご覧ください。

複数レコード形式

1メンバーあたり複数(1対n)のレコードを登録できる形式です。
異動履歴や面談履歴、保有資格など、人によって持っているデータ数にばらつきがあるものを管理する用途に適しています。
複数レコード形式のCSVファイルは、1メンバーあたり複数行のデータとしてダウンロードできます。

シートを作成しよう

シートを作成する手順は大きく分けて下記の2つに分かれます。

  • シート自体の作成
  • シート内の項目設定

まずはシート自体を作成しましょう。

①『シート情報のレイアウト設定』モードに切り替える

レイアウト設定画面左側の『シート』をクリックし『シート情報のレイアウト設定』モードに切り替えます。

②シートカテゴリを選択する

シートを追加したいカテゴリをクリックし開きます。
追加したいカテゴリがないときは、画面左下の『カテゴリ追加』からカテゴリの新規追加を行ってください。


カテゴリ追加の詳しい手順はこちら

③シートを追加し、レイアウトパターンを選択する

カテゴリ内最下部の『シート追加』をクリックすると、シート作成画面が開かれます。

シート名を入力し、レイアウトパターンを選択して『追加する』ボタンをクリックします。
レイアウトパターンとは、レコード形式と画面の表示形式の組み合わせのことです。
レイアウトパターンの詳細についてはこちら

④項目の設定を開始する

右上の『シートを編集する』ボタンから項目の設定を行います。

⑤パーツを配置する

設定モードに切り替わり、画面下部に項目パーツ一覧が表示されます。
項目パーツ一覧からパーツを選択し、シート情報のレイアウトエリアにドラッグします。
設置できる場所が青色の枠で表示されるので、ドロップして配置します。

⑥ラベル名を設定する

ラベル部分に任意の項目名を入力します。必ず入力してください。

ラベル名の重複・特殊文字の使用はNG

ラベル名は重複しないよう設定
入力されたラベル名は、Excelでいうセル番号の役割になるので
重複してしまうと計算式などで使用する際に正しく計算がされません。

ラベル名に特殊文字を使わない
ラベル名には、①❶(丸数字)のように特殊文字、環境依存文字は使わないでください。
CSVファイルをダウンロードして開いた際に文字化けをおこしてしまいます。

⑦パーツの詳細を設定する

入力可能文字数や選択肢の内容などの詳細設定を行います。
詳細を設定したいパーツにカーソルを合わせると歯車ボタンが表示されるので、クリックしてパーツに関する詳細設定を行います。

各パーツの詳細については下記をご覧ください。

⑧レイアウト設定の保存

パーツの配置が完了したら画面右上の『保存する』ボタンをクリックします。
パーツの幅を調整したり、移動させたりなどレイアウトの調整を行いたいときは下記をご覧ください。

シートにデータをアップロードしよう

シートが完成したらデータを登録しましょう。
手順は『従業員情報を登録する』と同じです。
CSVファイルを作成し、CSV入出力からアップロードします。

①フォーマットをダウンロードする

フォーマットは管理者機能の『CSV入出力』で登録したいシート名の『ダウンロード』から取得できます。

詳しい手順は『CSVファイルのダウンロード』もご覧ください。

フォーマットを使う以外の方法

基幹システムなどから出力したCSVファイルを用いる場合、本手順をスキップできます。
ただしデータの形式がカオナビに取り込めるものかどうか、確認してください。

  • 1行目をヘッダー行(項目の見出し)にする
  • ヘッダー行(項目の見出し)の重複をなくす
  • 2行目以降にデータが入力されている形にする
  • 社員番号の列が必ず存在するようにする

②CSVファイルを作成する

ダウンロードしたCSVファイルのヘッダーにあわせ、登録したい従業員の情報を一行ずつ入力していきます。

各列の入力項目については『CSVファイルを作成する』をご覧ください。

ここでCSVファイルに含めなかった従業員がいても問題ありません。
従業員のデータは後から追加することもできます。

③CSVファイルアップロードを開始する

『CSV入出力』画面でデータを登録したいシート名の『アップロード』をクリックします。 

②アップロードモードを選択する

アップロードモードを選択し、『次へ進む』をクリックします。
ここでは初回の登録なので『新規追加モード』を選択してください。

③CSVファイルを追加し項目の紐づけを行う

ここから先は、基本編で行った基本情報のアップロードと同じ手順です。
アップロードするCSVファイルをドラッグ&ドロップまたは『ファイルを選択』から追加します。

「レイアウト設定またはCSVフォーマットが追加・変更されました」と表示されるので、『OK』をクリックしてメッセージを閉じます。
プロファイルブックの項目名とCSVファイルのヘッダー行の項目名とのマッピング(対応付け)を行い、終わったら『次へ進む』ボタンをクリックします。

『アップロードを実行』ボタンをクリックします。

アップロードに成功するとシートが選択できるようになり、基本情報の下に表示されます。

一人ずつ画面から登録することも可能です。

詳しくは『シート情報を新規追加する』をご覧ください。

検索軸を設定しよう

データの登録も完了したら、便利に検索ができるよう検索軸の設定を行いましょう。
設定は『管理者メニュー>カスタム設定>絞り込み』で行えます。

概要は「データ活用編」で解説しています。
詳しい設定方法は「カスタム設定>絞り込み」をご覧ください。

データ活用編では検索軸の設定のほか、ソート(並べ替え)項目の設定なども紹介しています。

\管理者ユーザーのデータベース利用開始/

 
基本編からここまでおつかれさまでした!
カオナビの基本となるデータベースの準備が整い人事の日常業務にカオナビが使えるようになりました。
たくさん使ってくださいね!

次はいよいよ公開に向け、権限の設定やアカウント作成をします。
それでは次の『ロールと閲覧・編集権限を設定する』に進みましょう!