評価準備編

評価の権限を設定する

スタートガイド 『3/9 フォームの編集・閲覧の権限を設定しましょう!』

評価ワークフローの権限とは

ワークフローとフォームが完成したら「だれが」「いつ」「なにを」編集/閲覧するのか、権限を設定します。

だれが ワークフロー設計で設定した『参加者』
いつ ワークフロー内の『アクション』
なにを フォームの各項目

権限には『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』の3種類があり、これらの権限を「だれが」「いつ」「なにを」のすべてのパターンについて設定していきます。

<図1>

権限を設定していない場合は『閲覧不可』となります。

フォームの権限設定

<図2>

ワークフロー設計で例に挙げた「アクション:目標設定」を例に権限を設定してみると、上の図2のようになります。
これを全アクションに対して行います。

  • 「被評価者」は目標入力項目は編集可能だがそれ以外の項目はすべて閲覧不可
  • 被評価者以外は目標入力項目は閲覧可能だがそれ以外の項目はすべて閲覧不可

よくある失敗① すべての場合で権限が必要

アクション担当者ではない参加者にもすべてのアクションにおいて権限を設定する必要があります。
参加者がフォームにアクセスするのは、アクション担当者となっているタイミングだけではありません。
全てのパターンについて設定が必要です。
 
 

よくある失敗② 「編集可能」のタイミング

「編集可能」はアクション担当者にしか適用されません。
これは、自身がアクション担当の時しか保存や更新ができないためです。
例えば被評価者がいつでも目標を修正できるようにしたいと思い、全アクションに対して「編集可能」にしたとしても、被評価者がアクション担当になっているときしか入力内容を保存できません。

参加者の閲覧権限

ユーザーが対象者一覧画面や評価入力画面を開いた際、参加者の顔写真と氏名が表示されますが、この表示も権限設定で変更できます。

例えば「360度評価で誰が評価者なのかお互いに見せたくない」「被評価者から、紐づいている閲覧者が誰かを見せたくない」「被評価者に自由に評価者を選んでほしい」などの場合、『参加者の閲覧権限』を設定することで実現できます。
参加者の閲覧権限もすべての参加者、アクションについて設定してください。

  • 閲覧不可・・・参加者に割り当てられたメンバーを表示しない
  • 閲覧可能・・・参加者に割り当てられたメンバーを表示する
  • 編集可能・・・参加者に割り当てるメンバーを編集する

<図3>

フォームの権限を設定しよう

保存はこまめに!

権限設定の保存もこまめに行ってください。
特にアクション数や参加者数の多いワークフロー、パーツ数の多いフォームの場合、一度にすべて保存しようとすると時間がかかりタイムアウトする場合があります。

①権限設定の画面を開く

イベントメニューから『権限設定』を選択します。

フォーム設計で作成した評価フォームと、画面下部にワークフロー設計で設定した参加者/アクションが表示されます。
すべてのパーツ/参加者/アクションに未設定 マークまたはマークがついています。

②参加者とアクションの組み合わせを選択する

画面下部から権限を設定する、参加者とアクションの組み合わせを選択します。
画像は「被評価者」が「目標設定」のタイミングで評価シートにアクセスしたときの権限設定を行うところです。

③パーツの権限を設定する

参加者とアクションを選択できたら、各パーツの権限を設定します。
パーツにカーソルを合わせ歯車ボタンから『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』を選択します。

権限設定されたパーツは未設定マークが外れ、見え方が変わります。

  • 閲覧不可・・・非表示。カーソルを合わせると薄く表示されます。画像赤枠内の上段。
  • 閲覧可能・・・未設定マークが外れます。画像赤枠内の中段。
  • 編集可能・・・入力部分が青く表示されます。画像赤枠内の下段。
  • ※計算式パーツ、判定式パーツ、参照タグ、メッセージパーツに編集可能の権限を設定した場合は、閲覧可能と同じ状態になります。

すべてのパーツに権限を設定してください。

編集不要のパーツへの権限設定

『メッセージパーツ』のように入力作業等が不要なパーツも権限を設定してください。未設定のままだと一般ユーザーからは非表示となり見えません。

④操作を繰り返す

一通り設定できたら②と③を繰り返します。
参加者とアクションについては、「被評価者が目標入力時に画面を開いたシーン」、「被評価者が目標一次承認時に画面を開いたシーン」というように、すべての組み合わせについて権限を設定します。

▶▶パーツも、参加者/アクションも、複数選択することができます。『権限設定の便利な機能』をご覧ください。

▶▶『権限設定の大まかな流れ』から、一括操作を用いた設定イメージを確認できます。

⑤保存する

ある程度作業ができたら、右上の『保存』をクリックして設定した権限を保存してください。

参加者の閲覧権限を設定しよう

参加者/アクション選択メニューから、参加者とアクションを選択します。
設定したい対象者参加者にカーソルを合わせて歯車ボタンをクリックし、『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』のいずれかの権限を選択します。

▶▶権限設定については『権限を設定する』でも詳しい手順を説明しています。