評価編

Step3 権限の設定

アクション×参加者×パーツのすべてのパターンに権限を設定します。関係性が少し複雑なので、ここでしっかりおさえておきましょう!

権限を設定する

ワークフローとフォームが完成したら「だれが」「いつ」「なにを」編集/閲覧するのか、権限を設定します。

だれが ワークフロー設計で設定した『参加者』
いつ ワークフロー内の『アクション』
なにを フォームの各項目

権限には『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』の3種類があり、これらの権限を「だれが」「いつ」「なにを」のすべてのパターンについて設定していきます。

▶▶権限設定の詳しい手順は『権限を設定する』をご覧ください。

<図1>

権限を設定していない場合は『閲覧不可』となります。

フォームの権限設定

<図2>

ワークフロー設計で例に挙げた「アクション:目標設定」を例に権限を設定してみると、上の図2のようになります。

  • 「被評価者」は目標入力項目は編集可能だがそれ以外の項目はすべて閲覧不可
  • 被評価者以外は目標入力項目は閲覧可能だがそれ以外の項目はすべて閲覧不可

これを全アクションに対して行います。
全体に設定した時のイメージ図は下の図4をご覧ください。

よくある失敗① すべての場合で権限が必要

アクション担当者ではない参加者にもすべてのアクションにおいて権限を設定する必要があります。
参加者がフォームにアクセスするのは、アクション担当者となっているタイミングだけではありません。
全てのパターンについて設定が必要です。
 
 

よくある失敗② 「編集可能」のタイミング

「編集可能」はアクション担当者にしか適用されません。
これは、自身がアクション担当の時しか保存や更新ができないためです。
例えば被評価者がいつでも目標を修正できるようにしたいと思い、全アクションに対して「編集可能」にしたとしても、被評価者がアクション担当になっているときしか入力内容を保存できません。

 
 

参加者の閲覧権限

<図3>

例えば「被評価者から、紐づいている閲覧者が誰かを見せたくない」「被評価者に自由に評価者を選んでほしい」などの場合、『参加者の閲覧権限』を設定することで実現できます。
参加者の閲覧権限もすべての参加者、アクションについて設定してください。

 
 
<図4:権限設定全体のイメージ>