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特定の社員をリストアップしたい

①ピックアップリスト「新しいリストの追加」からリストの作成を行います。 ②リスト名を入力して「保存」を行うとメンバーの選択画面へ遷移するので、メンバーの選択を行います。プロファイルブックからもリストの作成プロファイルブックでのメンバー絞り込み結果をそのままピックアップリストにリスト化することができます。管理者設定：リストの公開範囲を設定する ①公開したいリストの歯車マーク「リスト編集」を開きます。 ②モーダル下部「公開範囲」の箇所で、作成したリストを公開していいロールを選択します。ユーザー操作：リストを確認する ①「ピックアップリスト」を開きます。閲覧を許可されているリストが表示されます。　リストに入っている詳細なメンバーを確認する場合は「リスト名」をクリックします。見たいリストが表示されていない場合、、、 ■ ピックアップリストのメニューが表示されていないアクセス管理で「使える機能＞ 1.機能メニュー」でピックアップリストが○になっているか確認してみましょう！ ■表示されている人数が足りないアクセス管理で「見える情報＞1.情報参照＞基本情報」で見える範囲となっているメンバーがリストに表示されます。適した権限になっているか確認してみましょう！そのほか出来ることリストに入ったメンバーごとにメモタグを付けることができます。リストに入ったメンバー宛にメールを送ることができます。特定のリストに対し、管理者と同じような管理権限を持てるオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28　閲覧数:2513

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社員をマトリクス表で俯瞰したい

①管理者機能の「カスタム設定」を開きます。 ②左側のメニューの「表示軸」「ラベル」「ソートキー」から、シャッフルフェイスで使用したい項目を追加します。シャッフルフェイスで使用できるパーツの確認シャッフルフェイスで使用できる項目には、データの持ち方のルールが2つあります。下記の設定通りに作成されているか確認しましょう。 ①シートのレコード形式が「単一レコード」になっている ②表示させたい項目はマスターを設定できるパーツになっている(※ラベル除く) もし上記の通り作成されていない場合は、シートやパーツの再設定が必要となります。マトリクスの表示設定を行う ①「シャッフルフェイス」を開き、右側のメニューよりマトリクスの表示設定を行います。見たいデータが表示されていない場合、、、 ■ シャッフルフェイスのメニューが表示されていないアクセス管理で「使える機能＞ 1.機能メニュー」でシャッフルフェイスが○になっているか確認してみましょう！ ■表示軸など、使用したい項目が表示されていないアクセス管理で「見える情報＞ 1.情報参照」もしくは「見える情報＞ 1.基本情報の項目別参照」に権限がついているか確認してみましょう！ ■表示軸で項目を選択したが、軸の表示が出ないマスターが設定されていない可能性があります。マスター管理を確認してみましょう！ ■表示されている人数が足りないアクセス管理で見える範囲の設定が適した権限になっているか確認してみましょう！

更新日:2022.02.28　閲覧数:2331

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資格情報を管理したい

資格管理はプロファイルブックで行えますが、「資格管理」と一言でいっても、カオナビでの管理方法は様々です。持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。レコード形式検索機能の利用分析機能でのデータ利用設定工数 A.人ごとに保有資格一覧を見たい複数選択式またはフリーワード形式での検索が可能 × 少ない B.資格保有者の割合や分布図を見たい単一選択式・数値入力式の検索が可能 ○ 多い C.保有必須資格を有効期限と一緒に管理したい単一選択式・期間指定式の検索が可能 △ やや多い（※）分析機能とは、シャッフルフェイス、カスタムガジェット、ダッシュボードを指します。業務上取得が必須な資格はBやCで、任意であったり業務に直接関わらない資格はAで、などそれぞれ資格データの用途に合わせて分けて管理するケースもあります。自社のニーズに合わせ、設定を行ってみましょう。 A.人ごとに保有資格一覧を見たい人ごとに持っている資格を一覧で見たいときは、複数レコード形式のシート作成がおすすめです。最も手軽な管理方法で、途中で登録したい資格が増えたときも管理者（Adm）ユーザーによる設定変更の手間が少ないという利点があります。レイアウト設定のポイントレコード形式は必ず『複数レコード形式』を選択してください。レイアウトは横型／縦型どちらでもよいですが、表示したい項目が8項目以下であれば『縦型』をおすすめします。（※画像は縦型です）『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定します。『カレンダーパーツ』で、「取得日」などの項目を設定してもよいでしょう。資格名項目に利用するパーツ保有資格を従業員本人に入力させるケースもあると思います。その場合、「どんなパーツを使用するか」もポイントになります。「『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定」と前述しましたが、『プルダウンリスト』も利用可能です。プルダウンリストを利用すると、あらかじめ入力してほしい資格名の選択肢を設定することができます。メリットデメリットテキストボックス・自由に資格名を入力できる・表記揺れがある例：英検2級、英語検定2級　などプル…

更新日:2023.04.19　閲覧数:8586

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顔写真を効率的に収集したい

「顔と名前が一致する」メリットは一見わかりにくいかもしれませんが、名前で呼ばれると、自分が認識されているという気持ちになり、やる気が出たりミスや不正が減る事に繋がるなど、様々な効果が期待できます。一方、顔写真は個人情報にあたります。収集時含め取り扱いには十分注意ください。顔写真回収時の注意事項顔写真回収の際は利用目的を明示するデータを収集する際には何のために取得してどのように利用していくかを明示してください。顔写真も個人情報に含まれるので、入社時などに同意を取っているケースもあります。入社時の個人情報取り扱いの同意書や雇用契約書などに、既に取り扱いルールなどが盛り込まれているケースもあります。判断に迷った場合は、未然にトラブルを防止するために法務部門にご相談ください。カオナビに登録できる顔写真の条件登録できる顔写真のフォーマットは以下の通りです。ファイル形式：JPG形式、PNG形式、GIF形式 1ファイルあたりの容量：5MB以下顔写真の収集方法顔写真の収集・登録には、複数の方法があります。それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。方法統一感管理者の工数ユーザー登録 A.顔写真を全従業員分撮影カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者（Adm）ユーザーにて一括で登録する方法 ◎ 大任意 B.従業員自ら登録するプロファイルブックから従業員自ら顔写真をアップロードする方法 × 小必須 C.アンケートで収集する顔写真収集用アンケートを作成して回収したのち、管理者（Adm）ユーザーにて一括で登録する方法 △ 中任意 ※メールアドレスを持っていない場合は必須：参考 A.顔写真を全従業員分撮影カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者（Adm）ユーザーにて一括で登録する方法です。撮影やデータ回収の工数はかかりますが、写真の統一感は抜群です。撮影した写真データのファイル名を「社員番号+拡張子」にすることで、簡単に一括登録可能です。例）メンバーの社員番号　：　A0001 　　顔写真のファイル名　：　A0001.jpg　、　A0001.png　、　A0001.gif 顔写真の登録撮影した顔写真の登録…

更新日:2023.03.28　閲覧数:7943

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引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき

カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作／事項をまとめました。参考ページ、セミナースタートガイド利用シーン別ガイド　－期中異動がある場合の評価　－組織変更に対応して情報を更新したい開催予定セミナー最初に覚えてほしいカオナビ用語プロファイルブック人材データを管理するための機能所属ツリー所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータメンバーカオナビに登録される人（プロファイルブックの登録されているデータ）基本情報メンバーを登録するためのマスターデータシート情報基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざまユーザーログインしてカオナビを利用する人ほぼメンバーと1対1の関係になるロールユーザーに付与する権限利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができるスマートレビュー評価運用のためのワークフロー機能評価イベント評価シートのこと評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっているカオナビ内のデータを最新状態に保つための対応異動／組織改編時の対応異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目／シートは何なのか ✓ ロール（権限）の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるかサポートサイト操作説明ページ組織変更に対応して情報を更新したい所属ツリーの変更メンバー情報の編集　－個別編集　－一括編集ユーザー情報の編集　－個別編集　－一括編集拡張アクセス設定についてスマートレビューについて管理項目の変更すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく管理したい情報が増えた時に発生する作業です…

更新日:2023.08.07　閲覧数:6180

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カオナビの業務を引き継ぐとき

自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。「なぜ」を引き継ごう！操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。カオナビ内のデータを最新状態に保つ異動／組織改編時の対応メンバーの情報更新対応管理項目の変更メンバーの入退社、休職に関わる対応スマートレビューの安定運用各種設定方法の確認対象者／評価者の変更対応進捗のチェックと未対応者への催促その他運用中イベントに関する注意事項その他セキュリティやシステム連携に関する設定契約窓口変更に関する作業カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応異動／組織改編時の対応主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。参考：組織変更に対応して情報を更新したい引き継ぎポイント所属コードはメインコード設定をしているか所属ツリーの変更手順どの項目／シートを更新する必要があるのか権限（ロール）の変更が必要なケースとその設定ルールプロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか　　（拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど）メンバーの情報更新対応身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。引き継ぎポイントそれぞれの項目／シートの…

更新日:2022.02.21　閲覧数:5841

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評価結果をシャッフルフェイスで表示したい

シャッフルフェイスで評価結果を利用するためには、プロファイルブックに評価データを登録する必要があります。評価データはスマートレビューの『データ連携機能』を利用することで簡単にプロファイルブックに登録できます。大まかな操作手順 ①　スマートレビュー：評価フォームを連携し新しくシートを作成する ②　レイアウト設定：作成されたシートの調整を行う ③　マスター管理：設定した項目のマスター設定を行う ④　カスタム設定：シャッフルフェイスで利用する項目を指定する ⑤　スマートレビュー：評価データをプロファイルブックに同期する ⑥　シャッフルフェイスで評価結果を見る注意点シミュレーションを行った場合、データは自動では反映されません。シミュレーション結果を反映させたい場合、プロファイルブックやスマートレビューに登録しなおす必要があります。具体的なイメージ A.部署間の平均点や評価ランクバランスを見たい詳細ページへ B.点数ごとの割合が見たい詳細ページへ ①スマートレビュー：評価フォームを連携し新しくシートを作成するスマートレビューからイベントの『データ連携』を行うことで、自動でプロファイルブック（レイアウト設定）に自動的に評価フォームの項目を持つシートが作成されます。データ連携の詳細については下記をご覧ください。データの連携とは評価データの連携を開始する複数あるイベントをまとめてシャッフルフェイスに表示したい！等級や職種などにより同じようなレイアウトの評価イベントを複数に分けて作成している場合、それらの対象者をまとめてシャッフルフェイスに表示するには、2通りの方法があります。 1．代表的なイベントを1つデータ連携どれか1つのイベントをデータ連携、回答の同期をし、その他のイベントデータをCSVファイルにてアップロードする方法です。操作手順の①～⑤が完了した時点で、その他のイベントからCSVファイルをダウンロードし、『管理者機能＞CSV入出力』から連携したシートに『新規追加モード』にてデータをアップロードしてください。 2．新規でシートを作成する自身で必要項目をレイアウト設定にて設定する方法です。データの登録は①と同様CSVファイルにて行います。いずれの場合も、もし同じ対象者が複数イベントにまたがって存在している場合はアップロード時にエラーとなるた…

更新日:2022.02.10　閲覧数:4903

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評価の閲覧だけをさせたいメンバーがいる

評価イベントの内容を評価者や被評価者以外のメンバーに閲覧させるには、複数の方法があります。それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。 ○：メリット ×：デメリット利用シーン例 A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する・評価運用中にリアルタイムで閲覧可能・項目単位で閲覧権限を設定可能・オーナーでも設定可能・参加者に追加する「閲覧者」が多くなると動作が重くなる可能性あり（最大5名分程度を推奨）・権限設定に手間がかかる社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える・大人数が閲覧できる・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない・評価シートの内容は全て閲覧できる・リアルタイムではない部下の評価情報は過去分も見せたい C.プロファイルブックに評価データを登録する・大人数が閲覧できる・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない・見せたい項目のみに絞ることができる・リアルタイムではない・レイアウト調整の手間がかかる全社で個人目標を共有し合いたい A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する対象イベントに参加者を追加登録する方法です。「社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい」などのシーンでよく使われます。 ①ワークフロー設計にて参加者を追加する閲覧させたいイベントのメニューから、『ワークフロー設計』を開きます。右側の『参加者の追加』から、「閲覧者」を追加してください。対象者1人に対して複数の閲覧者がいる場合、その最大数の閲覧者が必要となります。詳しい解説はワークフロー設計をご覧ください。 ②「閲覧者」の権限設定を行う閲覧させたいイベントのメニューから、『権限設定』を開きます。画面下部の『参加者、アクション選択メニュー』に設定した「閲覧者」が表示されるので、権限設定を行ってください。詳しい解説は権限設定をご覧ください。 ③閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける方法は2通りあります。 1. カオナビの画面上で登録する詳しい解説は対象者と評価者の設定＞カオナビの画面上で登録するをご覧ください。 2. CSVで一括登録する詳しい解説は対象者と評価者の設定＞CSVで一括登…

更新日:2022.03.10　閲覧数:8948

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組織変更に対応して情報を更新したい

年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。下記の表を参考に、自社の状況（変更が必要な箇所）に応じて設定操作を行ってください。組織（図）の変更がある（①）従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する（②） ※①の後に行う従業員の兼務情報を登録している（③） ※②の後に行う等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う異動履歴情報を蓄積している組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行うスマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる組織情報の変更組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。 ①所属ツリーのダウンロード現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。所属コード・組織名称の変更所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。例えば「10　営業部」を「100　営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。新しい組織の追加新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。上位の階層にある（親の）組織（以下の例では『営業本部』『第一営業部』）は他の行からコピーします。責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します（入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます）。組織の並び替え組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。組織の廃止・削除組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちらアップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。その他、CSVファイルの作り方の注意点はこちらをご覧ください。画面から操作…

更新日:2023.08.04　閲覧数:12400

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電子帳簿保存法の対応状況を知りたい

カオナビにおける電子帳簿保存法の対応状況につきましては、以下の通りとなります。不明な点等ございましたら、お問い合わせフォームよりご連絡ください。カオナビが発行する請求書は税法に準拠しております。カオナビ請求書の可能なダウンロードの範囲は、直近過去12回分になります。カオナビ請求書につきましては御社のお取引先に係る帳票の管理状況に合わせた、適切な保存方法をご検討ください。電子帳簿保存法の改正趣旨及び改正内容の詳細は、顧問税理士にお尋ねください。尚、カオナビが発行する請求書等の電子データについて、タイムスタンプの付与はありません。

更新日:2021.12.14　閲覧数:2455

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