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会社情報(住所、社名等)が変更になったら
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更新日:2023.07.24  閲覧数:615

一般ユーザーにCSVダウンロード・CSVアップロード権限を付与したい
一般ユーザーのロールに以下の権限を付与することで、基本情報・シート情報のCSVダウンロード/アップロードが可能となります。 「基本情報」のダウンロード ・「その他の設定>データ出力>プロファイルブック(CSV)」:「利用可」 ※プロファイルブックから「基本情報」のCSVダウンロードが可能となります。 「基本情報」のアップロード 一般ユーザーに「基本情報」のCSVアップロード権限を付与することはできません。 下記の権限を付与することで、プロファイルブック画面上からメンバー追加や「基本情報」の編集が可能となります。 例)全メンバーの「基本情報」の閲覧・編集と、メンバー追加を可能とする設定 1.「見える情報>情報参照>1.基本情報」:「閲覧可」 2.「見える情報>基本情報の項目別参照>各項目」:「閲覧可」 3.「編集できる情報>情報編集>基本情報」:「編集可」 4.「編集できる情報>基本情報の項目別編集>各項目」:「編集可」 5.「その他の設定>データ追加>プロファイルブック」:「追加可」 シート情報のダウンロード(閲覧可能なシートのCSVダウンロードが可能) 下記権限を付与することで、シートガレージより閲覧可能となっているシート情報のCSVダウンロードが可能となります。(アップロードは不可) ・「使える機能>機能メニュー>シートガレージ」:「利用可」 ・「その他の設定>データ出力>シートガレージ(CSV)」:「利用可」 ※閲覧権限が付与されている全シートにおいて、閲覧可能となっているメンバーのシート情報が閲覧可能です。 ※閲覧できないシート情報をダウンロードすることはできません。(プロファイルブックから閲覧できない情報は出力もできない) 参考: ・アクセス管理>その他の設定>データ出力 ・シートガレージ>シート情報の出力 シート情報のアップロード(特定のシートのCSVダウンロード/アップロードが可能) シートガレージにて「アップロードユーザー」を設定することで、シートガレージから特定シートのCSVダウンロード・アップロードを行えます。 1.「アクセス管理」にて、シートガレージの利用権限を設定する ・「使える機能>機能メニュー>シートガレージ」:「利用可」 ※「その他の設定>データ出力>シートガレージ(CSV)」の権限の付与は必要ありません。 2.シートガレージにて、CS…

更新日:2023.11.15  閲覧数:578

管理者ユーザーから見える情報を一部制限したい
「管理者メニュー」を使用させたい、かつ、閲覧・編集権限に制限を設けたい場合、「利用できる機能を制限した管理者ユーザー」と「プロファイルブックやシートガレージを閲覧するための一般ユーザー」を作成し、ユーザーアカウントを使い分ける方法を検討してください。 ※管理者ユーザーであっても、「アクセス管理>使える機能」にて、プロファイルブックやシートガレージを「利用不可」と設定することにより、各メンバーの情報は閲覧・編集不可となります。 ※「管理者メニュー」を使用したい場合は「使える機能を制限した管理者ユーザー」にてログインし、プロファイルブックやシートガレージを使用したい場合は「プロファイルブックやシートガレージを閲覧するための一般ユーザー」にてログインするという運用方法となります。 ユーザーを分ける手順 1.「アクセス管理」からロールを作成する A.特定の機能のみ使用できる管理者ユーザーのロール設定例 ・「使える機能>機能メニュー」:「プロファイルブック」「シートガレージ」を「利用不可」、「セットアップ」を「利用可」、その他使用させたい機能を「利用可」 ・「使える機能>管理者機能メニュー」:「CSV入出力」「ファイル入出力」を「利用不可」、その他使用させたい管理者機能を「利用可」 ※「CSV入出力」と「ファイル入出力」を「利用不可」とすることで、基本情報やシート情報のダウンロード/アップロードが不可となります。 ※「アクセス管理」と「ユーザー管理」を「利用不可」とすることで、本人による利用権限の変更を防ぐことが可能です。 ※「プロファイルブック」を利用不可とした場合でも、シナプスツリーやスマートレビューにおいて、顔写真にマウスオンした際に表示される「基本情報」のポップアップ表示を制限できません。また、シナプスツリー、スマートレビュー、シャッフルフェイスなどにおいてプロファイルブックのデータを表示している場合も、間接的に情報が閲覧できますが、同様に表示を制限できません。 B.閲覧・編集権限に制限を設けた一般ユーザーのロール設定例 ・「使える機能>機能メニュー」:任意で設定(「セットアップ」はデフォルトで「利用不可」) ・「見える情報」「編集できる情報」「その他設定」:任意で設定(閲覧させたくないシートに閲覧制限を設定する) 2.「ユーザー管理」より、現在メンバー情報が紐づいて…

更新日:2023.11.15  閲覧数:545

計算式で参照設定をしているのにデータが参照されない
大きく分けて原因が2つ考えられます。 ①参照先のシートに計算式項目しかない場合や、データがない状態だと再計算しても参照されない 参照先のシートに参照のための計算式項目しかない場合、再計算しても参照結果が表示されません。 同様に計算項目以外がある場合でも、データが登録されていない場合は参照結果が表示されません。 参照結果を表示するには参照先のシートに何かデータが登録されている必要があるため、レイアウト設定にてテキストボックスなどを配置いただき、そこにデータを登録する必要があります。 詳しくはカオナビキャンパスオンライン>「プロファイルブック シート間のデータ参照について」のp7「シート間参照を利⽤するための設定⼿順」をご覧ください。 ※閲覧にはカオナビキャンパスオンラインのアカウントが必要です。 ②参照元のシートを更新しても参照先のシートを再計算しないと更新されない 参照元のデータが更新されたときは、参照先のシートも再計算をして更新する必要があります。 シートガレージから該当の参照先シートの再計算を実施してください。

更新日:2023.12.13  閲覧数:414

スマートレビューでイベントに表示される日時が更新されるタイミングはいつか
イベントの枠内の時計マークの日時(更新日時)は下記の操作を行ったときに更新されます。 ・フェーズの変更 ・イベント編集にて何かしら編集をし『保存』 ・ワークフロー設計にて何かしら編集をし『保存』 ・フォーム設計にて何かしら編集をし『保存』 ・権限設定にて何かしら編集をし『保存』 ・高度な設定にて何かしら編集をし『保存』 ・対象者設定にて何かしら編集をし『対象者設定を終了する』 ・参加者候補設定にて何かしら編集をし『参加者候補の設定を終了する』 ・CSVアップロードの実施 ・帳票登録にて何かしら編集をし『保存』 ・イベントの再計算

更新日:2024.01.09  閲覧数:176

過去の組織図に当時のメンバーを表示させたい
シナプスツリーの履歴に当時所属していたメンバーを表示させたい場合、CSVアップロードにより反映が可能です。 手順は以下の通りです。 ①所属ツリー管理>シナプスツリーの変更履歴を取得する ②所属ツリー管理>シナプスツリーの変更履歴のCSVファイルを作成・アップロードする ③基本情報履歴CSV入出力>基本情報履歴(主務・兼務)のCSVファイルをダウンロードする ④基本情報履歴(主務・兼務)のCSVファイルを作成する この時、過去の組織図に合致するように主務・兼務の「所属コード」「適用日」を入力する ⑤基本情報履歴CSV入出力>基本情報履歴(所属・兼務)のCSVファイルをアップロードする

更新日:2024.01.24  閲覧数:115

変更履歴を蓄積したい
変更履歴を取得・蓄積するにはいくつかの設定があります。 ①組織図の変更履歴 組織図の変更履歴を蓄積するには、所属ツリー管理の変更履歴取得をご覧ください。 組織図の履歴は、シナプスツリー>履歴閲覧から確認できます。 組織図内の人員配置も蓄積するには、②基本情報の変更履歴にて「所属」の履歴を取得する必要があります。 ②基本情報の変更履歴 基本情報の変更履歴を蓄積するには、基本情報の変更履歴の取得をご覧ください。 ③シート情報の変更履歴 単一レコードのシートの変更履歴を蓄積するには、シートの変更履歴の取得をご覧ください。

更新日:2024.01.24  閲覧数:188

一般ユーザーに一部の管理者権限を付与したい
一般ユーザーの権限のまま、管理者(Adm)ユーザーの権限を併せ持つことはできません。 管理者(Adm)ユーザーしか利用できない機能を一般ユーザーに使わせたい場合は、一般ユーザーのアカウントとは別で管理者(Adm)ユーザーのアカウントを作成する必要があります。 通常時は一般ユーザーのアカウントでログインし、管理者(Adm)ユーザーしか利用できない機能を使う場合は、その機能が使える管理者(Adm)ユーザーのアカウントでログインします。   設定手順   ① 『アクセス管理』にて、使わせたい機能の管理者ロールを作成する ② ①のロールの『使える機能>機能メニュー』を該当機能のみに絞り、他の機能や『管理者機能メニュー』は利用不可に設定する   『管理者機能メニュー』の一部を利用させたい場合、『使える機能>機能メニュー』の「SET UP」を利用可能にし、『使える機能>管理者機能メニュー』で使わせたい管理者機能メニューのみを利用可能に設定します。 ③ 『ユーザー管理』にて、①のロールを割り当てたユーザーを作成する(メンバーの紐付けは不要です。IDはダミーアドレスなど該当ユーザーが普段利用しているアドレスとは別で登録してください。) ②で作成したユーザーでログインすると、『使える機能>機能メニュー』『使える機能>管理者機能メニュー』で設定した機能のみを管理者(Adm)ユーザーと同じ権限で利用できるようになります。     注意点   上記のような権限を与えると当該機能においてすべての閲覧、追加、編集、削除、データの入出力などができるようになります 『アクセス管理』を利用させる場合、自身が紐づいているロールの権限を変更することができます 『ユーザー管理』を利用させる場合、自身が紐づいているユーザーのロールを変更することができます 機能によっては追加で権限設定の必要があります     よく利用されているシーン   請求書の確認 シングルサインオンやシステム連携の設定 ワークフローの申請フォーム作成 パルスサーベイの調査イベント作成 ボイスノートやスマートレビューの終了したイベントの管理     必ずしも管理者(Adm)権限を必要としない機能   管理者機能のCSV入出力>CS…

更新日:2024.02.16  閲覧数:73

顔写真を効率的に収集したい
「顔と名前が一致する」メリットは一見わかりにくいかもしれませんが、名前で呼ばれると、自分が認識されているという気持ちになり、やる気が出たりミスや不正が減る事に繋がるなど、様々な効果が期待できます。 一方、顔写真は個人情報にあたります。収集時含め取り扱いには十分注意ください。 顔写真回収時の注意事項 顔写真回収の際は利用目的を明示する データを収集する際には何のために取得してどのように利用していくかを明示してください。 顔写真も個人情報に含まれるので、入社時などに同意を取っているケースもあります。 入社時の個人情報取り扱いの同意書や雇用契約書などに、既に取り扱いルールなどが盛り込まれているケースもあります。 判断に迷った場合は、未然にトラブルを防止するために法務部門にご相談ください。 カオナビに登録できる顔写真の条件 登録できる顔写真のフォーマットは以下の通りです。 ファイル形式:JPG形式、PNG形式、GIF形式 1ファイルあたりの容量:5MB以下 顔写真の収集方法 顔写真の収集・登録には、複数の方法があります。 それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。 方法 統一感 管理者の工数 ユーザー登録 A.顔写真を全従業員分撮影 カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者(Adm)ユーザーにて一括で登録する方法 ◎ 大 任意 B.従業員自ら登録する プロファイルブックから従業員自ら顔写真をアップロードする方法 × 小 必須 C.アンケートで収集する 顔写真収集用アンケートを作成して回収したのち、管理者(Adm)ユーザーにて一括で登録する方法 △ 中 任意 ※メールアドレスを持っていない場合は必須:参考 A.顔写真を全従業員分撮影 カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者(Adm)ユーザーにて一括で登録する方法です。 撮影やデータ回収の工数はかかりますが、写真の統一感は抜群です。 撮影した写真データのファイル名を「社員番号+拡張子」にすることで、簡単に一括登録可能です。 例)メンバーの社員番号 : A0001   顔写真のファイル名 : A0001.jpg 、 A0001.png 、 A0001.gif 顔写真の登録 撮影した顔写真の登録…

更新日:2023.03.28  閲覧数:8831

引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき
カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。 利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作/事項をまとめました。 参考ページ、セミナー スタートガイド 利用シーン別ガイド  - 期中異動がある場合の評価  - 組織変更に対応して情報を更新したい 開催予定セミナー 最初に覚えてほしいカオナビ用語 プロファイルブック 人材データを管理するための機能 所属ツリー 所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータ メンバー カオナビに登録される人 (プロファイルブックの登録されているデータ) 基本情報 メンバーを登録するためのマスターデータ シート情報 基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざま ユーザー ログインしてカオナビを利用する人 ほぼメンバーと1対1の関係になる ロール ユーザーに付与する権限 利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができる スマートレビュー 評価運用のためのワークフロー機能 評価イベント 評価シートのこと 評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっている カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応 異動/組織改編時の対応 異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。 異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。 また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。 その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。 事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目/シートは何なのか ✓ ロール(権限)の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか サポートサイト操作説明ページ 組織変更に対応して情報を更新したい 所属ツリーの変更 メンバー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 ユーザー情報の編集  - 個別編集  - 一括編集 拡張アクセス設定について スマートレビューについて 管理項目の変更 すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく管理したい情報が増えた時に発生する作業です…

更新日:2023.08.07  閲覧数:6939

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