よくある質問

「機能利用」のよくある質問

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オーナーとはなにか
オーナーとはボイスノートのイベント・スマートレビューのイベント・ピックアップリストのリスト1つにつき1人登録できる、該当イベントやリストの管理者のことです。 初期状態では作成者がオーナーですが、管理者(Adm)ユーザーが作成者の場合、該当イベント・リストの管理者として1人だけユーザーを指定できます。 オーナーに指定されると、メニューボタン内の各機能を利用できるようになります。(一部対象外機能あり) オーナーになるためのアクセス管理設定 必須設定 その他の設定>データ追加にて、対象機能が『○』 イベント、リストが作成できるようになります。 その他の設定>メールが『一括送信』 ボイスノート、スマートレビューで開始案内やリマインドを一斉に送れるようになります。 見える情報>情報参照にて、「1.基本情報」が『◯』(全社員の顔写真が見える) 全社員対象にリストを作成したり、回答者、対象者、参加者の設定ができるようになります。 必ずしも『◯』でなくてよいですが、リストに追加したい人、回答者、対象者、参加者に指定したいメンバー分は見えるよう設定してください 任意設定 見える情報>基本情報の項目別参照にて「社員番号」が『◯』 CSVファイルのアップロード作業ができるようになります。 必ずしも『◯』でなくてよいですが、CSVファイルをダウンロードした際に 閲覧不可メンバーの社員番号は「***」と表示されるため、アップロードできません。 また「閲覧不可+追加設定を行っている」または「閲覧不可以外+除外設定を行っている」場合、ボイスノートではダウンロードされたCSVファイルには社員番号列が表示されません。 オーナーにできること リスト、イベントの新規作成 指定されたイベントのコピー、削除 指定されたイベントの編集 ・ピックアップリスト : リスト編集、メモタグ権限編集、メンバーの入れ替え、メモタグの入力 ・ボイスノート : イベント編集、調査票作成、回答者の設定 ・スマートレビュー : イベント編集、ワークフロー設計、フォーム設計、権限設定、対象者設定、参加者候補設定、確定・差し戻し通知設定、再計算 開始案内やリマインドなどの通知 ステータス、フェーズの変更 フォームへの入力 CSVダウンロード CSVアップロード(権限の制限あり) オーナーにできないこと ステータス、フェーズが終了にな…

更新日:2022.07.11 閲覧数:535

グラフを見たい
①管理者機能の「カスタム設定」を開きます。​ ②左側のメニューの「絞込み」を選択し、 チャートボードで表示させたい項目を追加します。​ チャートボードで使用できるパーツとデータ形式の確認​  チャートボードで表示させるためにはデータの持ち方のルールが2つあります。​ 下記の設定通りに作成されているか確認しましょう。​ ①シートのレコード形式が「単一レコード」になっている ② チャートボードで表示させたい項目はマスターを設定できるパーツになっている​ もし上記の通り作成されていない場合は、シートやパーツの再設定が必要となります。​ グラフが表示されているかの確認​  カスタム設定の絞込みに項目を追加した時点でチャートボードにグラフが表示されます。​ ステップ1を設定後、管理者側でチャートボードにグラフが表示されているか確認しましょう。​​ 表示されていない場合はチャートボードで使用できるデータ形式などに適していない可能性があります。​ ユーザー操作: チャートボードを開く​ ①「チャートボード」を開き、見せたいグラフが表示されているか確認してください。​ ②グラフの各要素クリックすることでプロファイルブックの対象メンバー一覧に遷移することができます。​ 目的のシートが表示されていない場合 管理者機能「アクセス管理」の設定が間違っている可能性があります。​ ● チャートボードのメニューが表示されていない​​ 「使える機能 > 1.機能メニュー」でチャートボードが○になっているか確認してみましょう! ●グラフが出ていない​​ 「見える情報 > 1.情報参照」もしくは「見える情報 > 1.基本情報の項目別参照」に権限がついているか確認してみましょう! ●グラフの集計対象になっている人数がおかしい​​ 見える範囲の設定が適した権限になっているか確認してみましょう!​​

更新日:2022.02.28 閲覧数:955

アンケートを実施したい
①ボイスノート「新しいイベントの追加」からイベントの作成を行います。 ②イベント作成後、イベントのメニューから「調査票作成」で設問の編集を行います。 ③イベントのメニューをクリックし、「回答者の設定」から、アンケートの回答者を設定します。 テンプレート機能  ボイスノートにはテンプレート機能があります。 多様なカテゴリのアンケート事例の中から使いたいイベントをそのまま自社環境に登録して社員アンケートを実施したり、各社様の用途にあわせてご活用いただけます! 管理者設定:アンケートを開始する ①イベントのステータスを「回答受付中」に変更します。 ②イベントのメニューをクリックし、「メール・通知一括送信」を開き、表示されたモーダルの本文にアンケートの実施説明などを記入します。最後に下部「送信」をクリックし、メールを送信します。 ※この際、必ず【回答画面URL】の置換タグを本文中に挿入してください。 イベントパスワードの設定  よりセキュリティを高めたい場合にイベントパスワードを使用することができます。 イベントパスワードとは、自動で別送されるパスワードを入力することで回答画面を表示する設定となります。 ※イベントパスワードを使用しない場合、回答画面URLにアクセス直後、回答画面を表示することができます。 ユーザー操作:アンケートに回答する ①届いたメール内に記載されているURLにアクセスし、回答画面を表示します。 ※イベントパスワードを使用している場合は別送されるパスワードを入力し、回答画面を表示させます ②アンケートの回答が終了したら、「回答」をクリックすることで回答完了とすることができます。 未回答者への催促が簡単に行える!  未回答者を絞り込み、回答の催促を行うことができます。   回答結果をグラフで表示することができます。   特定のユーザーに終了済みアンケートを公開することができます。   特定のイベントに対し、管理者と同じような管理権限を持てるイベントオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28 閲覧数:1437

面談の記録を残したい
①管理者機能の「レイアウト設定」を開きます。 ②画面右側の「シートの追加と削除」をクリックし、新規シートの追加(「+」ボタン)を行います。追加の際は、レイアウトを横型もしくは縦型シート、レコードを複数レコードを選択してください。 ③パーツを組み合わせて画面のレイアウトを設定します。 オススメの設定  イメージが湧かない場合は下記の通り設定してみましょう! シートの設定 ●レイアウト・・・縦型シート ●レコード・・・複数レコード 使用パーツ ●面談日の入力欄・・・日付(カレンダー) ●面談者の氏名記入欄・・・テキストボックス ●状態のフラグ付け(○・△・×など)・・・プルダウン ●面談後のコメント欄・・・テキストエリア 管理者設定:面談メモを閲覧・編集させる権限を与える ①管理者機能の「アクセス管理」を開きます。 ②「見える情報 > 1.情報参照」と、「編集できる情報 > 1.情報編集」のそれぞれにステップ1で設定したシートに対する権限を設定します。 <閲覧させる権限> <編集させる権限> ロール(権限)をユーザーに付与する  ステップ2で設定したロールを付与するユーザーがまだ登録されていない場合や、すでにユーザーに付与していたロールを変更する場合は、管理者機能の「ユーザー管理」も確認しましょう! ユーザー操作:面談メモシートを開く ①「プロファイルブック」を開き、面談メモを記入したいメンバーを検索し、顔写真をクリックします。 ②メンバー詳細画面の右側に表示されているシート一覧の中から、ステップ1で設定した面談メモシートを開きます。 面談メモシートが開けなかったときは・・・  管理者機能「アクセス管理」の設定が間違っている可能性があります。 ●プロファイルブックのメニューが表示されていない 「使える機能 > 1.機能メニュー」でプロファイルブックが○になっているか確認してみましょう! ●面談メモを記入したいメンバーが表示されていない 「見える情報 > 1.情報参照」で「基本情報」が適した権限になっているか確認してみましょう! ●面談メモシートが表示されていない 「見える情報 > 1.情報参照」で面談メモシートが適した権限になっているか確認してみましょう! ユーザー操作:面談メモを記入する ①画面中央に表示されている「レコード追加」をクリックします。 ②表示されたモーダ…

更新日:2022.02.28 閲覧数:4222

特定の社員をリストアップしたい
①ピックアップリスト「新しいリストの追加」からリストの作成を行います。 ②リスト名を入力して「保存」を行うとメンバーの選択画面へ遷移するので、メンバーの選択を行います。 プロファイルブックからもリストの作成 プロファイルブックでのメンバー絞り込み結果をそのままピックアップリストにリスト化することができます。 管理者設定:リストの公開範囲を設定する ①公開したいリストの歯車マーク「リスト編集」を開きます。 ②モーダル下部「公開範囲」の箇所で、作成したリストを公開していいロールを選択します。 ユーザー操作:リストを確認する ①「ピックアップリスト」を開きます。閲覧を許可されているリストが表示されます。  リストに入っている詳細なメンバーを確認する場合は「リスト名」をクリックします。 見たいリストが表示されていない場合、、、  ■ ピックアップリストのメニューが表示されていない アクセス管理で「使える機能 > 1.機能メニュー」でピックアップリストが○になっているか確認してみましょう! ■表示されている人数が足りない アクセス管理で「見える情報>1.情報参照>基本情報」で見える範囲となっているメンバーがリストに表示されます。適した権限になっているか確認してみましょう! そのほか出来ること  リストに入ったメンバーごとにメモタグを付けることができます。 リストに入ったメンバー宛にメールを送ることができます。 特定のリストに対し、管理者と同じような管理権限を持てるオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28 閲覧数:896

社員をマトリクス表で俯瞰したい
①管理者機能の「カスタム設定」を開きます。 ②左側のメニューの「表示軸」「ラベル」「ソートキー」から、シャッフルフェイスで使用したい項目を追加します。 シャッフルフェイスで使用できるパーツの確認 シャッフルフェイスで使用できる項目には、データの持ち方のルールが2つあります。 下記の設定通りに作成されているか確認しましょう。 ①シートのレコード形式が「単一レコード」になっている ②表示させたい項目はマスターを設定できるパーツになっている(※ラベル除く) もし上記の通り作成されていない場合は、シートやパーツの再設定が必要となります。 マトリクスの表示設定を行う ①「 シャッフルフェイス 」を開き、右側のメニューよりマトリクスの表示設定を行います。 見たいデータが表示されていない場合、、、 ■ シャッフルフェイスのメニューが表示されていない アクセス管理で「使える機能 > 1.機能メニュー」でシャッフルフェイスが○になっているか確認してみましょう! ■表示軸など、使用したい項目が表示されていない アクセス管理で「見える情報 > 1.情報参照」もしくは「見える情報 > 1.基本情報の項目別参照」に権限がついているか確認してみましょう! ■表示軸で項目を選択したが、軸の表示が出ない マスターが設定されていない可能性があります。マスター管理を確認してみましょう! ■表示されている人数が足りない アクセス管理で見える範囲の設定が適した権限になっているか確認してみましょう!

更新日:2022.02.28 閲覧数:877

資格情報を管理したい
資格管理はプロファイルブックで行えますが、「資格管理」と一言でいっても、カオナビでの管理方法は様々です。 持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。 レコード形式 検索機能の利用 分析機能でのデータ利用 設定工数 A.人ごとに保有資格一覧を見たい 複数 選択式またはフリーワード形式での検索が可能 × 少ない B.資格保有者の割合や分布図を見たい 単一 選択式・数値入力式の検索が可能 ○ 多い C.保有必須資格を有効期限と一緒に管理したい 単一 選択式・期間指定式の検索が可能 △ やや多い (※)分析機能とは、シャッフルフェイス、チャートボード、ダッシュボードを指します。 業務上取得が必須な資格はBやCで、任意であったり業務に直接関わらない資格はAで、などそれぞれ資格データの用途に合わせて分けて管理するケースもあります。 自社のニーズに合わせ、設定を行ってみましょう。 A.人ごとに保有資格一覧を見たい 人ごとに持っている資格を一覧で見たいときは、複数レコード形式のシート作成がおすすめです。 最も手軽な管理方法で、途中で登録したい資格が増えたときも管理者(Adm)ユーザーによる設定変更の手間が少ないという利点があります。 レイアウト設定のポイント レコード形式は必ず『複数レコード形式』を選択してください。 レイアウトは横型/縦型どちらでもよいですが、表示したい項目が8項目以下であれば『縦型』をおすすめします。(※画像は縦型です) 『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定します。 『カレンダーパーツ』で、「取得日」などの項目を設定してもよいでしょう。 資格名項目に利用するパーツ 保有資格を従業員本人に入力させるケースもあると思います。その場合、「どんなパーツを使用するか」もポイントになります。 「『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定」と前述しましたが、『プルダウンリスト』も利用可能です。 プルダウンリストを利用すると、あらかじめ入力してほしい資格名の選択肢を設定することができます。 メリット デメリット テキストボックス ・自由に資格名を入力できる ・表記揺れがある 例:英検2級、英語検定2級 など プルダウ…

更新日:2022.02.10 閲覧数:2804

評価結果をシャッフルフェイスで表示したい
シャッフルフェイスで評価結果を利用するためには、プロファイルブックに評価データを登録する必要があります。 評価データはスマートレビューの『データ連携機能』を利用することで簡単にプロファイルブックに登録できます。 大まかな操作手順 ① スマートレビュー:評価フォームを連携し新しくシートを作成する ② レイアウト設定:作成されたシートの調整を行う ③ マスター管理:設定した項目のマスター設定を行う ④ カスタム設定:シャッフルフェイスで利用する項目を指定する ⑤ スマートレビュー:評価データをプロファイルブックに同期する ⑥ シャッフルフェイスで評価結果を見る 注意点 シミュレーションを行った場合、データは自動では反映されません。 シミュレーション結果を反映させたい場合、プロファイルブックやスマートレビューに登録しなおす必要があります。 具体的なイメージ A.部署間の平均点や評価ランクバランスを見たい 詳細ページへ B.点数ごとの割合が見たい 詳細ページへ ①スマートレビュー:評価フォームを連携し新しくシートを作成する スマートレビューからイベントの『データ連携』を行うことで、自動でプロファイルブック(レイアウト設定)に自動的に評価フォームの項目を持つシートが作成されます。 データ連携の詳細については下記をご覧ください。 データの連携とは 評価データの連携を開始する 複数あるイベントをまとめてシャッフルフェイスに表示したい! 等級や職種などにより同じようなレイアウトの評価イベントを複数に分けて作成している場合、それらの対象者をまとめてシャッフルフェイスに表示するには、2通りの方法があります。 1.代表的なイベントを1つデータ連携 どれか1つのイベントをデータ連携、回答の同期をし、その他のイベントデータをCSVファイルにてアップロードする方法です。 操作手順の①~⑤が完了した時点で、その他のイベントからCSVファイルをダウンロードし、『管理者機能>CSV入出力』から連携したシートに『新規追加モード』にてデータをアップロードしてください。 2.新規でシートを作成する 自身で必要項目をレイアウト設定にて設定する方法です。 データの登録は①と同様CSVファイルにて行います。 いずれの場合も、もし同じ対象者が複数イベントにまたがって存在している場合はアップロード時にエラーとなるた…

更新日:2022.02.10 閲覧数:1708

評価の閲覧だけをさせたいメンバーがいる
評価イベントの内容を評価者や被評価者以外のメンバーに閲覧させるには、複数の方法があります。 それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。 ○:メリット ×:デメリット 利用シーン例 A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する ・評価運用中にリアルタイムで閲覧可能 ・項目単位で閲覧権限を設定可能 ・オーナーでも設定可能 ・参加者に追加する「閲覧者」が多くなると動作が重くなる可能性あり(最大5名分程度を推奨) ・権限設定に手間がかかる 社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える ・大人数が閲覧できる ・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない ・評価シートの内容は全て閲覧できる ・リアルタイムではない 部下の評価情報は過去分も見せたい C.プロファイルブックに評価データを登録する ・大人数が閲覧できる ・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない ・見せたい項目のみに絞ることができる ・リアルタイムではない ・レイアウト調整の手間がかかる 全社で個人目標を共有し合いたい A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する 対象イベントに参加者を追加登録する方法です。 「社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい」などのシーンでよく使われます。 ①ワークフロー設計にて参加者を追加する 閲覧させたいイベントのメニューから、『ワークフロー設計』を開きます。 右側の『参加者の追加』から、「閲覧者」を追加してください。 対象者1人に対して複数の閲覧者がいる場合、その最大数の閲覧者が必要となります。 詳しい解説はワークフロー設計をご覧ください。 ②「閲覧者」の権限設定を行う 閲覧させたいイベントのメニューから、『権限設定』を開きます。 画面下部の『参加者、アクション選択メニュー』に設定した「閲覧者」が表示されるので、権限設定を行ってください。 詳しい解説は権限設定をご覧ください。 ③閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける 閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける方法は2通りあります。 1. カオナビの画面上で登録する 詳しい解説は対象者と評価者の設定>カオナビの画面上で登録するをご覧ください。 2. CSVで一括登録する 詳しい解説は対象者と評価者の設定>CSVで一括登…

更新日:2022.03.10 閲覧数:3065

スマートフォンアプリの利用は無料ですか
無料でご利用いただけます。

更新日:2020.10.23 閲覧数:2989

年齢や勤続年数が表示されない/「集計グループ範囲が未登録です」というエラーがグラフに表示されている
マスター管理にて、年齢や勤続年数のマスターが登録されているかご確認ください。マスターを持っている項目がグラフとして表示されます。

更新日:2020.10.23 閲覧数:4438

異動が発生した場合、対象者・参加者の設定はどうなりますか? 連動して評価者が変更されますか?
プロファイルブックでメンバーの所属を変更しても、スマートレビューの対象者・参加者の組み合わせに反映されることはありません。 異動に伴い評価者などの参加者を変更する場合は、イベント内で対象者や参加者の紐づけの変更を行ってください。 ※変更前のメンバーが入力した内容が削除されることはありません。 詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:5258

スナップショットを他のユーザーに共有できますか?
共有リンクを発行できます。 シャッフルフェイスのスナップショットは、詳しくはこちら。 シナプスツリーのスナップショットは、詳しくはこちら。

更新日:2021.03.15 閲覧数:4026

ハイライトはどうやって設定するのか
プロファイルブックにて保存した検索条件が、シャッフルフェイスのハイライト項目としてもご利用いただけます。保存した検索条件、並びにハイライト項目は他のユーザーには共有されず、ログインしたユーザー固有の情報となります。

更新日:2020.10.23 閲覧数:3959

履歴書(紙データ)を管理したい
まずは紙の状態の履歴書をPDF等、データ化をお願いします。 その後、管理者機能「レイアウト設定」にて管理したいシートに【ファイル添付パーツ】をご利用ください。 個人ページからの登録はもちろん、一括の登録も行えます。 一括でファイル添付をするには、ファイル入出力>ファイルを一括アップロードするをご覧ください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:5682