機能利用の記事一覧 | 【カオナビ】サポートサイト

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資格情報を管理したい

資格管理はプロファイルブックで行えますが、「資格管理」と一言でいっても、カオナビでの管理方法は様々です。持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。レコード形式検索機能の利用分析機能でのデータ利用設定工数 A.人ごとに保有資格一覧を見たい複数選択式またはフリーワード形式での検索が可能 × 少ない B.資格保有者の割合や分布図を見たい単一選択式・数値入力式の検索が可能 ○ 多い C.保有必須資格を有効期限と一緒に管理したい単一選択式・期間指定式の検索が可能 △ やや多い（※）分析機能とは、シャッフルフェイス、カスタムガジェット、ダッシュボードを指します。業務上取得が必須な資格はBやCで、任意であったり業務に直接関わらない資格はAで、などそれぞれ資格データの用途に合わせて分けて管理するケースもあります。自社のニーズに合わせ、設定を行ってみましょう。 A.人ごとに保有資格一覧を見たい人ごとに持っている資格を一覧で見たいときは、複数レコード形式のシート作成がおすすめです。最も手軽な管理方法で、途中で登録したい資格が増えたときも管理者（Adm）ユーザーによる設定変更の手間が少ないという利点があります。レイアウト設定のポイントレコード形式は必ず『複数レコード形式』を選択してください。レイアウトは横型／縦型どちらでもよいですが、表示したい項目が8項目以下であれば『縦型』をおすすめします。（※画像は縦型です）『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定します。『カレンダーパーツ』で、「取得日」などの項目を設定してもよいでしょう。資格名項目に利用するパーツ保有資格を従業員本人に入力させるケースもあると思います。その場合、「どんなパーツを使用するか」もポイントになります。「『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定」と前述しましたが、『プルダウンリスト』も利用可能です。プルダウンリストを利用すると、あらかじめ入力してほしい資格名の選択肢を設定することができます。メリットデメリットテキストボックス・自由に資格名を入力できる・表記揺れがある例：英検2級、英語検定2級　などプル…

更新日:2023.04.19 閲覧数:10255

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社員をマトリクス表で俯瞰したい

①管理者機能の「カスタム設定」を開きます。 ②左側のメニューの「表示軸」「ラベル」「ソートキー」から、シャッフルフェイスで使用したい項目を追加します。シャッフルフェイスで使用できるパーツの確認シャッフルフェイスで使用できる項目には、データの持ち方のルールが2つあります。下記の設定通りに作成されているか確認しましょう。 ①シートのレコード形式が「単一レコード」になっている ②表示させたい項目はマスターを設定できるパーツになっている(※ラベル除く) もし上記の通り作成されていない場合は、シートやパーツの再設定が必要となります。マトリクスの表示設定を行う ①「シャッフルフェイス」を開き、右側のメニューよりマトリクスの表示設定を行います。見たいデータが表示されていない場合、、、 ■ シャッフルフェイスのメニューが表示されていないアクセス管理で「使える機能＞ 1.機能メニュー」でシャッフルフェイスが○になっているか確認してみましょう！ ■表示軸など、使用したい項目が表示されていないアクセス管理で「見える情報＞ 1.情報参照」もしくは「見える情報＞ 1.基本情報の項目別参照」に権限がついているか確認してみましょう！ ■表示軸で項目を選択したが、軸の表示が出ないマスターが設定されていない可能性があります。マスター管理を確認してみましょう！ ■表示されている人数が足りないアクセス管理で見える範囲の設定が適した権限になっているか確認してみましょう！

更新日:2022.02.28 閲覧数:2793

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特定の社員をリストアップしたい

①ピックアップリスト「新しいリストの追加」からリストの作成を行います。 ②リスト名を入力して「保存」を行うとメンバーの選択画面へ遷移するので、メンバーの選択を行います。プロファイルブックからもリストの作成プロファイルブックでのメンバー絞り込み結果をそのままピックアップリストにリスト化することができます。管理者設定：リストの公開範囲を設定する ①公開したいリストの歯車マーク「リスト編集」を開きます。 ②モーダル下部「公開範囲」の箇所で、作成したリストを公開していいロールを選択します。ユーザー操作：リストを確認する ①「ピックアップリスト」を開きます。閲覧を許可されているリストが表示されます。　リストに入っている詳細なメンバーを確認する場合は「リスト名」をクリックします。見たいリストが表示されていない場合、、、 ■ ピックアップリストのメニューが表示されていないアクセス管理で「使える機能＞ 1.機能メニュー」でピックアップリストが○になっているか確認してみましょう！ ■表示されている人数が足りないアクセス管理で「見える情報＞1.情報参照＞基本情報」で見える範囲となっているメンバーがリストに表示されます。適した権限になっているか確認してみましょう！そのほか出来ることリストに入ったメンバーごとにメモタグを付けることができます。リストに入ったメンバー宛にメールを送ることができます。特定のリストに対し、管理者と同じような管理権限を持てるオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28 閲覧数:3053

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面談の記録を残したい

①管理者機能の「レイアウト設定」を開きます。 ②画面左側の『シート』を選択し、『シート追加』をクリックします。シート名を入力し、レイアウトパターンは複数レコードの横型または縦型を選択してください。『保存』をクリックするとシートの枠が作成されます。 ③パーツを組み合わせて画面のレイアウトを設定します。オススメの設定イメージが湧かない場合は下記の通り設定してみましょう！レイアウトパターン複数レコード／縦型使用パーツ面談日の入力欄・・・日付(カレンダー) 面談者の氏名記入欄・・・テキストボックス状態のフラグ付け(○・△・×など)・・・プルダウン面談後のコメント欄・・・テキストエリア管理者設定：面談メモを閲覧・編集させる権限を与える ①管理者機能の「アクセス管理」を開きます。 ②「見える情報＞ 1.情報参照」と、「編集できる情報＞ 1.情報編集」のそれぞれにステップ1で設定したシートに対する権限を設定します。＜閲覧させる権限＞＜編集させる権限＞ロール(権限)をユーザーに付与するステップ2で設定したロールを付与するユーザーがまだ登録されていない場合や、すでにユーザーに付与していたロールを変更する場合は、管理者機能の「ユーザー管理」も確認しましょう！ユーザー操作：面談メモシートを開く ①「プロファイルブック」を開き、面談メモを記入したいメンバーを検索し、顔写真をクリックします。 ②顔写真下に表示されているシート一覧の中から、ステップ1で設定した面談メモシートを開きます。面談メモシートが開けなかったときは・・・管理者機能「アクセス管理」の設定が間違っている可能性があります。プロファイルブックのメニューが表示されていない「使える機能＞ 1.機能メニュー」でプロファイルブックが○になっているか確認してみましょう！面談メモを記入したいメンバーが表示されていない「見える情報＞ 1.情報参照」で「基本情報」が適した権限になっているか確認してみましょう！面談メモシートが表示されていない「見える情報＞ 1.情報参照」で面談メモシートが適した権限になっているか確認してみましょう！ユーザー操作：面談メモを記入する ①画面右側に表示されている「レコードの追加」をクリックします。 ②表示されたモーダルに内容を入力し、右下に表示されている…

更新日:2022.10.05 閲覧数:11966

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アンケートを実施したい

①ボイスノート「新しいイベントの追加」からイベントの作成を行います。 ②イベント作成後、イベントのメニューから「調査票作成」で設問の編集を行います。 ③イベントのメニューをクリックし、「回答者の設定」から、アンケートの回答者を設定します。テンプレート機能ボイスノートにはテンプレート機能があります。多様なカテゴリのアンケート事例の中から使いたいイベントをそのまま自社環境に登録して社員アンケートを実施したり、各社様の用途にあわせてご活用いただけます！管理者設定：アンケートを開始する ①イベントのステータスを「回答受付中」に変更します。 ②イベントのメニューをクリックし、「メール・通知一括送信」を開き、表示されたモーダルの本文にアンケートの実施説明などを記入します。最後に下部「送信」をクリックし、メールを送信します。 ※この際、必ず【回答画面URL】の置換タグを本文中に挿入してください。イベントパスワードの設定よりセキュリティを高めたい場合にイベントパスワードを使用することができます。イベントパスワードとは、自動で別送されるパスワードを入力することで回答画面を表示する設定となります。 ※イベントパスワードを使用しない場合、回答画面URLにアクセス直後、回答画面を表示することができます。ユーザー操作：アンケートに回答する ①届いたメール内に記載されているURLにアクセスし、回答画面を表示します。 ※イベントパスワードを使用している場合は別送されるパスワードを入力し、回答画面を表示させます ②アンケートの回答が終了したら、「回答」をクリックすることで回答完了とすることができます。未回答者への催促が簡単に行える！未回答者を絞り込み、回答の催促を行うことができます。回答結果をグラフで表示することができます。特定のユーザーに終了済みアンケートを公開することができます。特定のイベントに対し、管理者と同じような管理権限を持てるイベントオーナーの設定ができます。

更新日:2022.02.28 閲覧数:4537

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グラフを見たい

更新日:2023.04.20 閲覧数:3107

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オーナーとはなにか

オーナーとはボイスノートのイベント・スマートレビューのイベント・ピックアップリストのリスト1つにつき1人登録できる、該当イベントやリストの管理者のことです。初期状態では作成者がオーナーですが、管理者（Adm）ユーザーが作成者の場合、該当イベント・リストの管理者として1人だけユーザーを指定できます。オーナーに指定されると、メニューボタン内の各機能を利用できるようになります。（一部対象外機能あり）オーナーになるためのアクセス管理設定必須設定その他の設定＞データ追加にて、対象機能が『○』イベント、リストが作成できるようになります。その他の設定＞メールが『一括送信』ボイスノート、スマートレビューで開始案内やリマインドを一斉に送れるようになります。見える情報＞情報参照にて、「1．基本情報」が『◯』（全社員の顔写真が見える）全社員対象にリストを作成したり、回答者、対象者、参加者の設定ができるようになります。必ずしも『◯』でなくてよいですが、リストに追加したい人、回答者、対象者、参加者に指定したいメンバー分は見えるよう設定してください任意設定見える情報＞基本情報の項目別参照にて「社員番号」が『◯』 CSVファイルのアップロード作業やスマートレビューの参加者自動設定ができるようになります。必ずしも『◯』でなくてよいですが、CSVファイルをダウンロードした際に閲覧不可メンバーの社員番号は「***」と表示されるため、アップロードできません。また「閲覧不可＋追加設定を行っている」または「閲覧不可以外＋除外設定を行っている」場合、ボイスノートではダウンロードされたCSVファイルには社員番号列が表示されません。ピックアップリストオーナーにできることリストの新規作成指定されたリストのコピー、削除指定されたリストの編集：リスト編集、メモタグ権限編集、メンバーの入れ替え、メモタグの入力 CSVダウンロード CSVアップロード（権限の制限あり）オーナーにできないことボイスノートオーナーにできることイベントの新規作成指定されたイベントのコピー、削除指定されたイベントの編集：イベント編集、調査票作成、回答者の設定開始案内やリマインドなどの通知ステータスの変更フォームへの入力 CSVダウンロード CSVアップロード（権限の制限あり）オー…

更新日:2023.12.11 閲覧数:4209

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一般ユーザーにCSVダウンロード・CSVアップロード権限を付与したい

更新日:2023.11.15 閲覧数:854

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管理者ユーザーから見える情報を一部制限したい

「管理者メニュー」を使用させたい、かつ、閲覧・編集権限に制限を設けたい場合、「利用できる機能を制限した管理者ユーザー」と「プロファイルブックやシートガレージを閲覧するための一般ユーザー」を作成し、ユーザーアカウントを使い分ける方法を検討してください。 ※管理者ユーザーであっても、「アクセス管理＞使える機能」にて、プロファイルブックやシートガレージを「利用不可」と設定することにより、各メンバーの情報は閲覧・編集不可となります。 ※「管理者メニュー」を使用したい場合は「使える機能を制限した管理者ユーザー」にてログインし、プロファイルブックやシートガレージを使用したい場合は「プロファイルブックやシートガレージを閲覧するための一般ユーザー」にてログインするという運用方法となります。ユーザーを分ける手順 1.「アクセス管理」からロールを作成する A.特定の機能のみ使用できる管理者ユーザーのロール設定例・「使える機能＞機能メニュー」：「プロファイルブック」「シートガレージ」を「利用不可」、「セットアップ」を「利用可」、その他使用させたい機能を「利用可」・「使える機能＞管理者機能メニュー」：「CSV入出力」「ファイル入出力」を「利用不可」、その他使用させたい管理者機能を「利用可」 ※「CSV入出力」と「ファイル入出力」を「利用不可」とすることで、基本情報やシート情報のダウンロード/アップロードが不可となります。 ※「アクセス管理」と「ユーザー管理」を「利用不可」とすることで、本人による利用権限の変更を防ぐことが可能です。 ※「プロファイルブック」を利用不可とした場合でも、シナプスツリーやスマートレビューにおいて、顔写真にマウスオンした際に表示される「基本情報」のポップアップ表示を制限できません。また、シナプスツリー、スマートレビュー、シャッフルフェイスなどにおいてプロファイルブックのデータを表示している場合も、間接的に情報が閲覧できますが、同様に表示を制限できません。 B.閲覧・編集権限に制限を設けた一般ユーザーのロール設定例・「使える機能＞機能メニュー」：任意で設定（「セットアップ」はデフォルトで「利用不可」）・「見える情報」「編集できる情報」「その他設定」：任意で設定（閲覧させたくないシートに閲覧制限を設定する） 2.「ユーザー管理」より、現在メンバー情報が紐づいて…

更新日:2023.11.15 閲覧数:815

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スマートレビューでイベントに表示される日時が更新されるタイミングはいつか

更新日:2024.01.09 閲覧数:387

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過去の組織図に当時のメンバーを表示させたい

シナプスツリーの履歴に当時所属していたメンバーを表示させたい場合、CSVアップロードにより反映が可能です。手順は以下の通りです。 ①所属ツリー管理＞シナプスツリーの変更履歴を取得する ②所属ツリー管理＞シナプスツリーの変更履歴のCSVファイルを作成・アップロードする ③基本情報履歴CSV入出力＞基本情報履歴（主務・兼務）のCSVファイルをダウンロードする ④基本情報履歴（主務・兼務）のCSVファイルを作成するこの時、過去の組織図に合致するように主務・兼務の「所属コード」「適用日」を入力する ⑤基本情報履歴CSV入出力＞基本情報履歴（所属・兼務）のCSVファイルをアップロードする

更新日:2024.01.24 閲覧数:347

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変更履歴を蓄積したい

変更履歴を取得・蓄積するにはいくつかの設定があります。 ①組織図の変更履歴組織図の変更履歴を蓄積するには、所属ツリー管理の変更履歴取得をご覧ください。組織図の履歴は、シナプスツリー＞履歴閲覧から確認できます。組織図内の人員配置も蓄積するには、②基本情報の変更履歴にて「所属」の履歴を取得する必要があります。 ②基本情報の変更履歴基本情報の変更履歴を蓄積するには、基本情報の変更履歴の取得をご覧ください。 ③シート情報の変更履歴単一レコードのシートの変更履歴を蓄積するには、シートの変更履歴の取得をご覧ください。

更新日:2024.01.24 閲覧数:505

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一般ユーザーに一部の管理者権限を付与したい

一般ユーザーの権限のまま、管理者（Adm）ユーザーの権限を併せ持つことはできません。管理者（Adm）ユーザーしか利用できない機能を一般ユーザーに使わせたい場合は、一般ユーザーのアカウントとは別で管理者（Adm）ユーザーのアカウントを作成する必要があります。通常時は一般ユーザーのアカウントでログインし、管理者（Adm）ユーザーしか利用できない機能を使う場合は、その機能が使える管理者（Adm）ユーザーのアカウントでログインします。設定手順 ①　『アクセス管理』にて、使わせたい機能の管理者ロールを作成する ②　①のロールの『使える機能＞機能メニュー』を該当機能のみに絞り、他の機能や『管理者機能メニュー』は利用不可に設定する　　『管理者機能メニュー』の一部を利用させたい場合、『使える機能＞機能メニュー』の「SET UP」を利用可能にし、『使える機能＞管理者機能メニュー』で使わせたい管理者機能メニューのみを利用可能に設定します。 ③　『ユーザー管理』にて、①のロールを割り当てたユーザーを作成する（メンバーの紐付けは不要です。IDはダミーアドレスなど該当ユーザーが普段利用しているアドレスとは別で登録してください。） ②で作成したユーザーでログインすると、『使える機能＞機能メニュー』『使える機能＞管理者機能メニュー』で設定した機能のみを管理者（Adm）ユーザーと同じ権限で利用できるようになります。注意点上記のような権限を与えると当該機能においてすべての閲覧、追加、編集、削除、データの入出力などができるようになります『アクセス管理』を利用させる場合、自身が紐づいているロールの権限を変更することができます『ユーザー管理』を利用させる場合、自身が紐づいているユーザーのロールを変更することができます機能によっては追加で権限設定の必要がありますよく利用されているシーン請求書の確認シングルサインオンやシステム連携の設定ワークフローの申請フォーム作成パルスサーベイの調査イベント作成ボイスノートやスマートレビューの終了したイベントの管理必ずしも管理者（Adm）権限を必要としない機能管理者機能のCSV入出力＞CS…

更新日:2024.02.16 閲覧数:420

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評価結果をシャッフルフェイスで表示したい

シャッフルフェイスで評価結果を利用するためには、プロファイルブックに評価データを登録する必要があります。評価データはスマートレビューの『データ連携機能』を利用することで簡単にプロファイルブックに登録できます。大まかな操作手順 ①　スマートレビュー：評価フォームを連携し新しくシートを作成する ②　レイアウト設定：作成されたシートの調整を行う ③　マスター管理：設定した項目のマスター設定を行う ④　カスタム設定：シャッフルフェイスで利用する項目を指定する ⑤　スマートレビュー：評価データをプロファイルブックに同期する ⑥　シャッフルフェイスで評価結果を見る注意点シミュレーションを行った場合、データは自動では反映されません。シミュレーション結果を反映させたい場合、プロファイルブックやスマートレビューに登録しなおす必要があります。具体的なイメージ A.部署間の平均点や評価ランクバランスを見たい詳細ページへ B.点数ごとの割合が見たい詳細ページへ ①スマートレビュー：評価フォームを連携し新しくシートを作成するスマートレビューからイベントの『データ連携』を行うことで、自動でプロファイルブック（レイアウト設定）に自動的に評価フォームの項目を持つシートが作成されます。データ連携の詳細については下記をご覧ください。データの連携とは評価データの連携を開始する複数あるイベントをまとめてシャッフルフェイスに表示したい！等級や職種などにより同じようなレイアウトの評価イベントを複数に分けて作成している場合、それらの対象者をまとめてシャッフルフェイスに表示するには、2通りの方法があります。 1．代表的なイベントを1つデータ連携どれか1つのイベントをデータ連携、回答の同期をし、その他のイベントデータをCSVファイルにてアップロードする方法です。操作手順の①～⑤が完了した時点で、その他のイベントからCSVファイルをダウンロードし、『管理者機能＞CSV入出力』から連携したシートに『新規追加モード』にてデータをアップロードしてください。 2．新規でシートを作成する自身で必要項目をレイアウト設定にて設定する方法です。データの登録は①と同様CSVファイルにて行います。いずれの場合も、もし同じ対象者が複数イベントにまたがって存在している場合はアップロード時にエラーとなるた…

更新日:2022.02.10 閲覧数:5967

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評価の閲覧だけをさせたいメンバーがいる

評価イベントの内容を評価者や被評価者以外のメンバーに閲覧させるには、複数の方法があります。それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。 ○：メリット ×：デメリット利用シーン例 A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する・評価運用中にリアルタイムで閲覧可能・項目単位で閲覧権限を設定可能・オーナーでも設定可能・参加者に追加する「閲覧者」が多くなると動作が重くなる可能性あり（最大5名分程度を推奨）・権限設定に手間がかかる社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい B.イベント終了後、ロールに閲覧権限を与える・大人数が閲覧できる・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない・評価シートの内容は全て閲覧できる・リアルタイムではない部下の評価情報は過去分も見せたい C.プロファイルブックに評価データを登録する・大人数が閲覧できる・閲覧可否はロール単位の設定のため設定の手間が少ない・見せたい項目のみに絞ることができる・リアルタイムではない・レイアウト調整の手間がかかる全社で個人目標を共有し合いたい A.イベントの参加者に「閲覧者」を設定する対象イベントに参加者を追加登録する方法です。「社長には全従業員の評価進捗をリアルタイムで見せたい」などのシーンでよく使われます。 ①ワークフロー設計にて参加者を追加する閲覧させたいイベントのメニューから、『ワークフロー設計』を開きます。右側の『参加者の追加』から、「閲覧者」を追加してください。対象者1人に対して複数の閲覧者がいる場合、その最大数の閲覧者が必要となります。詳しい解説はワークフロー設計をご覧ください。 ②「閲覧者」の権限設定を行う閲覧させたいイベントのメニューから、『権限設定』を開きます。画面下部の『参加者、アクション選択メニュー』に設定した「閲覧者」が表示されるので、権限設定を行ってください。詳しい解説は権限設定をご覧ください。 ③閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける閲覧させたいメンバーを「閲覧者」に紐づける方法は2通りあります。 1. カオナビの画面上で登録する詳しい解説は対象者と評価者の設定＞カオナビの画面上で登録するをご覧ください。 2. CSVで一括登録する詳しい解説は対象者と評価者の設定＞CSVで一括登…

更新日:2022.03.10 閲覧数:11084

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スマートフォンアプリの利用は無料ですか

無料でご利用いただけます。

更新日:2020.10.23 閲覧数:4680

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年齢や勤続年数が表示されない／「集計グループ範囲が未登録です」というエラーがグラフに表示されている

マスター管理にて、年齢や勤続年数のマスターが登録されているかご確認ください。マスターを持っている項目がグラフとして表示されます。

更新日:2020.10.23 閲覧数:6527

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異動が発生した場合、対象者・参加者の設定はどうなりますか？連動して評価者が変更されますか？

プロファイルブックでメンバーの所属を変更しても、スマートレビューの対象者・参加者の組み合わせに反映されることはありません。異動に伴い評価者などの参加者を変更する場合は、イベント内で対象者や参加者の紐づけの変更を行ってください。 ※変更前のメンバーが入力した内容が削除されることはありません。詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:7746

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スナップショットを他のユーザーに共有できますか？

共有リンクを発行できます。シャッフルフェイスのスナップショットは、詳しくはこちら。シナプスツリーのスナップショットは、詳しくはこちら。

更新日:2021.03.15 閲覧数:5693

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ハイライトはどうやって設定するのか

プロファイルブックにて保存した検索条件が、シャッフルフェイスのハイライト項目としてもご利用いただけます。保存した検索条件、並びにハイライト項目は他のユーザーには共有されず、ログインしたユーザー固有の情報となります。

更新日:2020.10.23 閲覧数:5789

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履歴書（紙データ）を管理したい

まずは紙の状態の履歴書をPDF等、データ化をお願いします。その後、管理者機能「レイアウト設定」にて管理したいシートに【ファイル添付パーツ】をご利用ください。個人ページからの登録はもちろん、一括の登録も行えます。一括でファイル添付をするには、ファイル入出力＞ファイルを一括アップロードするをご覧ください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:8315

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よくある質問

「機能利用」のよくある質問

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