データ更新・管理の記事一覧 | 【カオナビ】サポートサイト

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「メンバー」と「ユーザー」の違いはなにか

メンバーカオナビに登録される人材データのことプロファイルブックに登録されている一人ひとりのデータを指すユーザーログインしてカオナビを利用できる人のことユーザー管理で登録・管理されており、管理者（Adm）ユーザーと一般ユーザーの2種類がある一般ユーザーは権限設定の関係で必ず『紐づけメンバー』を決めなければなりません。そのためメンバーと1対1の関係になります。管理者（Adm）ユーザーについてはその限りではありません。プロファイルブックにメンバーデータを登録する前からカオナビにログインして初期設定を行う必要があるためです。

更新日:2022.07.12 閲覧数:206

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オーナーとはなにか

オーナーとはボイスノートのイベント・スマートレビューのイベント・ピックアップリストのリスト1つにつき1人登録できる、該当イベントやリストの管理者のことです。初期状態では作成者がオーナーですが、管理者（Adm）ユーザーが作成者の場合、該当イベント・リストの管理者として1人だけユーザーを指定できます。オーナーに指定されると、メニューボタン内の各機能を利用できるようになります。（一部対象外機能あり）オーナーになるためのアクセス管理設定必須設定その他の設定＞データ追加にて、対象機能が『○』イベント、リストが作成できるようになります。その他の設定＞メールが『一括送信』ボイスノート、スマートレビューで開始案内やリマインドを一斉に送れるようになります。見える情報＞情報参照にて、「1．基本情報」が『◯』（全社員の顔写真が見える）全社員対象にリストを作成したり、回答者、対象者、参加者の設定ができるようになります。必ずしも『◯』でなくてよいですが、リストに追加したい人、回答者、対象者、参加者に指定したいメンバー分は見えるよう設定してください任意設定見える情報＞基本情報の項目別参照にて「社員番号」が『◯』 CSVファイルのアップロード作業ができるようになります。必ずしも『◯』でなくてよいですが、CSVファイルをダウンロードした際に閲覧不可メンバーの社員番号は「***」と表示されるため、アップロードできません。また「閲覧不可＋追加設定を行っている」または「閲覧不可以外＋除外設定を行っている」場合、ボイスノートではダウンロードされたCSVファイルには社員番号列が表示されません。オーナーにできることリスト、イベントの新規作成指定されたイベントのコピー、削除指定されたイベントの編集・ピックアップリスト：リスト編集、メモタグ権限編集、メンバーの入れ替え、メモタグの入力・ボイスノート：イベント編集、調査票作成、回答者の設定・スマートレビュー：イベント編集、ワークフロー設計、フォーム設計、権限設定、対象者設定、参加者候補設定、確定・差し戻し通知設定、再計算開始案内やリマインドなどの通知ステータス、フェーズの変更フォームへの入力 CSVダウンロード CSVアップロード（権限の制限あり）オーナーにできないことステータス、フェーズが終了にな…

更新日:2022.07.11 閲覧数:210

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カオナビに登録してあるデータを一括でダウンロードしたい

更新日:2022.05.13 閲覧数:441

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顔写真を効率的に収集したい

「顔と名前が一致する」メリットは一見わかりにくいかもしれませんが、名前で呼ばれると、自分が認識されているという気持ちになり、やる気が出たりミスや不正が減る事に繋がるなど、様々な効果が期待できます。一方、顔写真は個人情報にあたります。収集時含め取り扱いには十分注意ください。顔写真回収時の注意事項顔写真回収の際は利用目的を明示するデータを収集する際には何のために取得してどのように利用していくかを明示してください。顔写真も個人情報に含まれるので、入社時などに同意を取っているケースもあります。入社時の個人情報取り扱いの同意書や雇用契約書などに、既に取り扱いルールなどが盛り込まれているケースもあります。判断に迷った場合は、未然にトラブルを防止するために法務部門にご相談ください。カオナビに登録できる顔写真の条件登録できる顔写真のフォーマットは以下の通りです。ファイル形式：JPG形式、PNG形式、GIF形式 1ファイルあたりの容量：5MB以下顔写真の収集方法顔写真の収集・登録には、複数の方法があります。それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。方法統一感管理者の工数ユーザー登録 A.顔写真を全従業員分撮影カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者（Adm）ユーザーにて一括で登録する方法 ◎ 大任意 B.従業員自ら登録するプロファイルブックから従業員自ら顔写真をアップロードする方法 × 小必須 C.アンケートで収集する顔写真収集用アンケートを作成して回収したのち、管理者（Adm）ユーザーにて一括で登録する方法 △ 中任意 ※メールアドレスを持っていない場合は必須：参考 A.顔写真を全従業員分撮影カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者（Adm）ユーザーにて一括で登録する方法です。撮影やデータ回収の工数はかかりますが、写真の統一感は抜群です。撮影した写真データのファイル名を「社員番号+拡張子」にすることで、簡単に一括登録可能です。例）メンバーの社員番号　：　A0001 　　顔写真のファイル名　：　A0001.jpg　、　A0001.png　、　A0001.gif 顔写真の登録撮影した顔写真の登録…

更新日:2022.02.10 閲覧数:2407

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引き継ぎなどで新しくカオナビ管理者になったとき

カオナビ管理者とは、人材データはもちろん、カオナビに関わる全体の管理を行う人のことです。利用している機能や目的、運用方法は各社様それぞれですが、担当変更があった場合でも必ずおさえてほしい操作／事項をまとめました。参考ページ、セミナースタートガイド利用シーン別ガイド　－期中異動がある場合の評価　－組織変更に対応して情報を更新したい開催予定セミナー最初に覚えてほしいカオナビ用語プロファイルブック（プロファイルブック）人材データを管理するための機能所属ツリー所属コードと所属名からなる、所属のマスターデータメンバーカオナビに登録される人（プロファイルブックの登録されているデータ）基本情報メンバーを登録するためのマスターデータシート情報基本情報以外の従業員情報。評価履歴や保有資格、身上情報などさまざまユーザーログインしてカオナビを利用する人ほぼメンバーと1対1の関係になるロールユーザーに付与する権限利用できる機能や閲覧可能範囲など、細かく分けることができるスマートレビュー（スマートレビュー）評価運用のためのワークフロー機能評価イベント評価シートのこと評価の流れ、評価フォーム、対象者と評価者、評価結果など、1つの評価に関するすべての設定と情報がつまっているカオナビ内のデータを最新状態に保つための対応異動／組織改編時の対応異動や組織改編があった際に、組織図や従業員情報を変更する作業です。異動や役職の履歴を管理している場合は、そのシートの更新も必要です。また、異動や昇降格で見せたい情報に変更がある場合は、ユーザー管理から権限の変更も行ってください。その他拡張アクセス設定やスマートレビューを利用中の場合は、更新作業が発生する可能性があります。事前の確認事項 ✓ 更新の必要がある項目／シートは何なのか ✓ ロール（権限）の付与ルール ✓ プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるかサポートサイト操作説明ページ組織変更に対応して情報を更新したい所属ツリーの変更メンバー情報の編集　－個別編集　－一括編集ユーザー情報の編集　－個別編集　－一括編集拡張アクセス設定についてスマートレビューについて管理項目の変更すでに存在する項目やシートに変更があるときや、新しく…

更新日:2022.02.21 閲覧数:1763

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カオナビの業務を引き継ぐとき

自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。「なぜ」を引き継ごう！操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。カオナビ内のデータを最新状態に保つ異動／組織改編時の対応メンバーの情報更新対応管理項目の変更メンバーの入退社、休職に関わる対応スマートレビューの安定運用各種設定方法の確認対象者／評価者の変更対応進捗のチェックと未対応者への催促その他運用中イベントに関する注意事項その他セキュリティやシステム連携に関する設定契約窓口変更に関する作業カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応異動／組織改編時の対応主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。参考：組織変更に対応して情報を更新したい引き継ぎポイント所属コードはメインコード設定をしているか所属ツリーの変更手順どの項目／シートを更新する必要があるのか権限（ロール）の変更が必要なケースとその設定ルールプロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか　　（拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど）メンバーの情報更新対応身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。引き継ぎポイントそれぞれの項目／シートの…

更新日:2022.02.21 閲覧数:1539

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組織変更に対応して情報を更新したい

年度変わりや期が変わるタイミングで、組織変更が行われる会社は多いと思います。ここでは、カオナビの情報を最新の状態に更新する手順を確認しましょう。本ページに載っている全ての手順を行う必要はありません。下記の表を参考に、自社の状況（変更が必要な箇所）に応じて設定操作を行ってください。組織（図）の変更がある（①）従業員の所属や役職、等級などの情報を更新する（②） ※①の後に行う従業員の兼務情報を登録している（③） ※②の後に行う等級や役職ごとにユーザーのロールを作成している ※②③の後に行う異動履歴情報を蓄積している組織や等級ごとのグループをピックアップリストで管理している ※②の後に行うスマートレビューの被評価者・評価者の組み合わせが変わる組織情報の変更組織変更に伴い、部署の新設や名称変更・廃止などが発生する場合、以下の操作を行います。部門の責任者が変わる場合、責任者も変更します。 ①所属ツリーのダウンロード現在の所属情報のCSVファイルをダウンロードします。→手順はこちら ②新しい所属情報に更新 CSVファイルを開き、新しい組織に合わせてCSVファイルを編集します。部門の責任者が変更になる場合、『責任者社員番号』列の社員番号を変更します。所属コード・組織名称の変更所属コードや組織名称が変わる場合は、該当箇所を変更します。例えば「10　営業部」を「100　営業本部」に変更する場合、それぞれのセルを書き換えます。新しい組織の追加新たに組織を追加する場合、CSVファイルに新たな行を追加し、所属コード・組織名を割り振ります。上位の階層にある（親の）組織（以下の例では『営業本部』『第一営業部』）は他の行からコピーします。責任者がいる場合には『責任者社員番号』に社員番号を入力します（入力するとシナプスツリーに顔写真が表示されます）。組織の並び替え組織の表示順を並び替える場合、CSVファイル上で並び替えを行います。組織の廃止・削除組織が廃止になった場合、該当行をCSVファイル上で削除します。 ③所属ツリーのアップロード CSVファイルを『全入れ替えモード』でアップロードします。→手順はこちらアップロード前に念のため直前バックアップを取っておきましょう。その他、CSVファイルの作り方の注意点はこちらをご覧ください。画面から操作…

更新日:2022.02.10 閲覧数:3274

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データ安心パックを利用したい

更新日:2021.11.17 閲覧数:2029

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アップロード可能なファイル拡張子が知りたい

アップロード可能なファイル拡張子・ファイルサイズは、機能によって異なります。シートへのファイルアップロード（プロファイルブック、ファイル入出力）イベント回答時のファイルアップロード（ボイスノート、スマートレビュー）申請時のファイルアップロード（ワークフロー）拡張子 txt ／ csv ／ xml ／ htm ／ html ／ doc ／ docx ／ rtf ／ xls ／ xlsx ／ xlsm ／ ppt ／ pptx ／ pdf ／ jpeg ／ jpg ／ gif ／ png ／ tif ／ zip ／ odp ／ ods ／ xdw ／ msg ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下 ※ファイル入出力からアップロードできるファイルサイズは最大5MBまでイベント編集画面でのファイル添付（ボイスノート、スマートレビュー）フォーム作成画面でのファイル添付（ワークフロー）拡張子 pdf ／ xls ／ xlsx ／ ppt ／ pptx ／ doc ／ docx ／ txt ／ jpg ／ jpeg ／ png ／ gif ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下『管理者機能トップ＞帳票管理』から登録する帳票ひな型拡張子 xls ／ xlsx ／ pptx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下『スマートレビュー＞帳票登録』から登録する帳票ひな型拡張子 xlsx ファイルサイズ 1Byte以上、25MB以下

更新日:2022.05.13 閲覧数:3603

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日次のバッチ処理はいつ行われているのか

1日に1回、深夜から早朝にかけて実施されます。実際の処理時間は、CSV入出力画面の『バックアップ』のタイムスタンプから確認できます。 API連携時の更新タイミングについては『公開APIとは＞公開API連携時の注意点』をご覧ください。

更新日:2022.06.29 閲覧数:2801

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ラベル名の表示を任意の幅に広げたい

ラベル名の表示幅は変更できません。代替案としてラベルの非表示とタイトルボックスまたはメッセージボックスとを併用する方法があります。こちらのtips「ラベル名の表示幅を変更したいときは？」をご覧ください。

更新日:2020.10.26 閲覧数:3002

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アップロードするCSVで使用可能な文字コードや改行コードが知りたい

■文字コードについて＜csvアップロード時＞ Shift_JIS（ms932）、UTF-8、UTF-8（BOM付き）、UTF-16（BOM付き）を受け付けます。＜csvダウンロード時＞ Shift_JIS（ms932）、UTF-16（BOM付きLE）のいずれかでダウンロードできます。 Unicode(UTF-8や16)の場合、BMP外の文字は利用できません。 UnicodeのBMPの文字はアップロード可能でデータベースに格納できますが、それをShift_JIS（ms932）を指定してダウンロードした場合は、”?”に置き換わり出力されるものもあります（ms932でBMPの文字全てを表現できないため）。 ■改行コードについて CRLF、CR、LF　が利用可能です。

更新日:2020.12.08 閲覧数:5760

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CSVアップロードのモードの違いについて

カオナビの各機能のCSVアップロードでは以下のモードが存在します。・新規追加モード・全入れ替えモード・指定行の追加モード（管理者機能＞CSV入出力のみ）・指定行の削除モード（管理者機能＞CSV入出力のみ）上述のモードで行える操作の違いは以下の通りです。新規追加上書き更新情報の削除備考新規追加モード〇 × × 単一レコードシートの場合すでに情報が登録されている社員番号がCSVに含まれているとエラー全入れ替えモード〇〇〇 CSVに存在しない社員番号のメンバーの情報は削除される指定行の入れ替えモード × 〇 × まだ情報が登録されていないメンバーの社員番号がCSVに含まれているとエラー指定行の削除モード × × 〇まだ情報が登録されていないメンバーの社員番号がCSVに含まれているとエラー利用用途別のモード選択について ※管理者機能＞CSV入出力以外の機能においては、情報の更新・削除には「全入れ替えモード」をご利用ください ■異動・組織変更・昇降格等による一部の社員のシート情報の一括更新をしたい「指定行の入れ替えモード」をご利用ください。 ■カオナビから一部のメンバーの情報を削除したい「指定行の削除モード」をご利用ください。 ■新規メンバーを一括で登録したい「新規追加モード」をご利用ください。 ■別システムと人事マスタを同期するなど、追加・更新・削除を一度に行いたい「全入れ替えモード」をご利用ください。

更新日:2022.05.13 閲覧数:5235

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CSVアップロードを行う前のデータ状態に戻したい

各機能におけるCSVアップロード時に、操作を誤られた等でアップロード以前のデータ状態に戻したい場合、バックアップデータをダウンロードの上「CSVアップロード」よりアップロードすることでデータ状態を戻すことができます。各機能におけるバックアップデータのダウンロード方法 ■管理者機能トップ＞ CSV入出力こちらをご覧ください ■管理者機能トップ＞所属ツリー管理、マスター管理、ユーザー管理、拡張アクセス設定バックアップデータは各機能の「CSVダウンロード」から「バックアップ」を選択しご取得ください。 ※所属ツリー管理の例 ■「ピックアップリスト」、「ボイスノート」、「スマートレビュー」各イベント・リストの歯車マークより「バックアップダウンロード(管理者用）」を押下しご取得ください。 ※「ピックアップリスト」の例バックアップの仕様についてはこちらもご覧くださいご注意バックアップにより復元可能なのは、CSVファイルにより管理されているデータのみです。「顔写真」や「添付ファイル」は復元されません。再度ご登録をお願いいたします。

更新日:2021.03.15 閲覧数:4465

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ユーザーアカウントについて

ご利用者とユーザーアカウントの対応についてカオナビは1ユーザーアカウントを1名様にてご利用いただくサービスでございます（カオナビサービスご利用規約（第7条）をご参照ください。） ■1ユーザーアカウントの複数名による共用について 1つのユーザーアカウントを複数名で共用されますと、以下のような問題が発生するおそれがあります。・パスワードを複数人で共有することによるセキュリティレベルの低下・同一アカウントでの同時操作によるデータ不整合の発生・誤操作発生時における問題の切り分けの困難・不正アクセスに対する対策の困難・その他、一般的な共有アカウント利用による問題の発生これらにつきまして弊社では一切の責任を負いかねます ■1名による複数ユーザーアカウントの利用に際して個々のアカウントでパスワードの使い回しを行わない等、万全なセキュリティ対策をとられることをお勧めしております。カオナビサービスご利用規約はこちらからご確認くださいませ。

更新日:2020.10.26 閲覧数:4436

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メンバーを削除するときに気を付けることはあるか

メンバーの基本情報を削除すると、それに紐づく他のデータも同時に削除されてしまいます。削除を行う前にデータのバックアップを取得しておくことをおすすめします。プロファイルブック・シート情報：管理者機能＞CSV入出力＞各シートのCSVをダウンロード・アップロードしたファイル：管理者機能＞ファイル入出力＞各ファイルをダウンロード・顔写真管理：管理者機能＞顔写真管理＞顔写真一括ダウンロードボイスノート・回答データ：各イベントの歯車ボタン＞CSVダウンロード・回答フォームに添付したファイル：各イベントの歯車ボタン＞ファイルダウンロードスマートレビュー・評価データ：各イベントの歯車ボタン＞CSVダウンロード・フォームに添付したファイル：各イベントの歯車ボタン＞ファイルダウンロード

更新日:2020.10.23 閲覧数:6031

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メールアドレスに登録できる文字について

■メールアドレス全体で英数字と”.”（ドット）”_”（アンダースコア）”-“（ハイフン）”+”（プラス）以外の文字は使用不可です。 ■メールアドレスの最初の文字は英数字以外は使用不可です。

更新日:2020.10.26 閲覧数:3971

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ホワイトリストに登録するドメインが知りたい

お客様側のネットワーク機器（ルーターやファイアフォール）などでアクセスできるWebページを制限されている場合、カオナビにアクセスできるようにするためには下記ドメイン（FQDN）をホワイトリストに追加していただく必要があります。 ——————– *.kaonavi.jp ——————– 上記を登録できない場合は、以下を全て登録してください。 ——————– service.kaonavi.jp service-secure.kaonavi.jp static.kaonavi.jp api.kaonavi.jp ——————– サポートサイトの閲覧も必要であれば以下も登録してください。 ——————– support.kaonavi.jp ——————– ※カオナビのIPアドレスは可変のため、IPアドレスをホワイトリストに登録することは推奨いたしません。

更新日:2022.05.16 閲覧数:4832

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組織変更時のデータ変更方法と順序を教えてほしい

①バックアップデータを取得します・所属ツリー管理のCSV ・基本情報のCSV ・兼務情報のCSV ②所属ツリーの情報を新組織に変更します（画面から直接、またはCSVアップデート） ③基本情報内の所属データを更新します（画面から直接、またはCSVアップデート） ④兼務情報内の所属データを更新します（画面から直接、またはCSVアップデート）

更新日:2020.10.23 閲覧数:4809

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滞留期間の計算を行いたい

計算式パーツを使用し、以下の計算式を入力します。 ◆計算式： datedif([発令日],if([終了日]="",today(),[終了日]),"M") ◆出力形式：年ヵ月 ※小数点以下の桁数はデフォルト設定で問題ありません。

更新日:2020.10.23 閲覧数:9881

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チェックボックスパーツのデータはどのような形でアップロードするのか／ダウンロードできるのか

ダウンロードを行うとチェックした選択肢（マスター）が1つのセル内で改行される形式で出力されます。アップロードをする際も同様の形式にする必要があり、セル内改行をしながらチェックを入れたい選択肢（マスター）を入力してください。

更新日:2020.10.23 閲覧数:3972

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バックアップデータはいつのデータをダウンロードできますか？過去にさかのぼってダウンロードできますか？

更新日:2022.05.13 閲覧数:4872

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計算式はいつ実行されますか？

計算式の実行にはいくつかパターンがあります。 ①プロファイルブックの個人画面において対象となる計算式パーツがある基本情報、シート情報を保存した時 ②基本情報、シート情報の『レイアウト設定』を保存した時 ③プロファイルブックの『操作を選択する』プルダウンから『基本情報の再計算』を押下した時（基本情報のみ）　≫詳細はこちら ④シートガレージの各シートのメニューから『再計算』を押下した時　≫詳細はこちら ⑤日次のバッチによる自動更新が行われた時（※１） ※１　日次バッチで自動更新が行われる計算式は以下が対象となります。基本情報の「年齢」「勤続年数」 TODAY関数を使った計算式パーツ TODAY関数を使った計算式パーツが存在する同一シート内の計算式パーツ TODAY関数を使った計算式パーツが1つ以上あり、その他にTODAY関数を使わない計算式パーツが同一シート内にあった場合、シート内にあるすべての計算式パーツが日次のバッチによる自動更新の対象になります。 TODAY関数を使った計算式パーツが1つもない場合は自動更新の対象外になります。

更新日:2021.06.09 閲覧数:6126

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レイアウト設定で設定した選択肢を追加・変更・削除したい

一度登録したマスターの変更は、「マスター管理」より行えます。レイアウト設定にてマスターを登録できるのは、初回のみとなります。詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:3367

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異動が発生した場合、対象者・参加者の設定はどうなりますか？連動して評価者が変更されますか？

プロファイルブックでメンバーの所属を変更しても、スマートレビューの対象者・参加者の組み合わせに反映されることはありません。異動に伴い評価者などの参加者を変更する場合は、イベント内で対象者や参加者の紐づけの変更を行ってください。 ※変更前のメンバーが入力した内容が削除されることはありません。詳細はこちら

更新日:2020.10.23 閲覧数:5028

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「他のユーザーがデータ編集中のため、開始できません」もしくは「同一ユーザー編集中」というエラーメッセージが出て、基本情報やシートの編集ができない

管理者機能「ロック管理」より解除が行えます。

更新日:2020.10.23 閲覧数:5717

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メンバーの社員番号を変更したい

メンバー詳細ページから行えます。プロファイルブックで変更したいメンバーの個人詳細ページを表示し、基本情報の「編集」をクリックし社員番号を変更してください。 ※CSVでの一括変更はできません。詳細はこちら

更新日:2020.11.20 閲覧数:3622

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よくある質問

「データ更新・管理」のよくある質問

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