基本編

カオナビへようこそ

スタートガイド 『1/4 メインコード設定をし、所属コードと社員番号を整えましょう!』

初期設定の流れを確認しよう

カオナビの初期設定には『基本編』と『運用準備編』があります。

基本編の流れ

基本編ではカオナビの最も基礎となる設定を解説しています。
基本編が完了するとプロファイルブックに従業員が並び、シナプスツリーで顔写真付きで組織図を閲覧できるようになります。

基本編は以下の流れで進みます。

    1.メインコード設定をする
    2.組織図を登録する
    3.従業員名簿の項目を決める
    4.従業員名簿を登録する

運用準備編の流れ

運用準備編ではカオナビを従業員の皆様が利用するための設定を解説します。
運用準備編が完了するといよいよカオナビ活用の開始です!

運用準備編は以下の流れで進みます。

    1.従業員名簿以外のデータを登録する
    2.検索軸を設定する
    3.公開範囲を決める
    4.カオナビを使う人を登録する
    5.運用テストを行う
    6.マニュアルの作成や説明会の実施
    7.カオナビ公開!

カオナビ用語をおさえよう

カオナビでよく使う用語を紹介します。

メンバー

『メンバー』は、カオナビに登録される従業員データのことです。
プロファイルブックに表示される写真一人ひとりがメンバーです。
メンバーは社員番号をキーとして登録します。画面では、従業員686名がメンバーのデータとしてカオナビに登録されており、メンバー数は686と表示されています。
※後から解説する『ユーザー』と混同しやすいためご注意ください。

基本情報とシート情報

メンバーに登録できる情報には、『基本情報』と『シート情報』の2種類があります。
一目で確認したい基本的な情報は基本情報に、履歴や詳細の情報はシート情報に登録します。

基本情報

従業員名簿を登録すると表示される箇所です。
プロファイルブックでメンバーの詳細画面を見た時、画面上部に表示されます。
あらかじめ設定された初期項目の他、お客様ごとに固有の情報を登録・表示できます。

【基本情報の初期項目】

氏名
フリガナ
所属
顔写真
社員番号 必須項目
性別 初期状態では『男性』『女性』
生年月日
年齢 生年月日から自動計算
入社日 未来の日付の場合『入社予定者』
勤続年数 入社日から自動計算
メール メールでアンケートや評価の通知を送りたい場合必須
退職日 過去の日付の場合『退職者』

基本情報は、プロファイルブックのメンバー詳細画面だけでなく、従業員の顔写真の上にマウスカーソルを合わせた時にも表示されます。

シート情報

基本情報の下部に表示される情報です。
面談や評価の履歴、家族情報など、多様な情報をシートごとに蓄積、管理できます。

オリジナルで作成もできますし、テンプレートを利用することもできます。
『兼務情報』シートは削除できません。

どのシート情報・基本情報項目を従業員に公開するかは、後から設定できます。

ユーザーとロール

『ユーザー』は、カオナビにログインして使う人のことです。
ユーザーにどの機能・どの情報を閲覧/編集可能とするかの範囲は、『ロール』というグループ単位で定義します。
ユーザーは、ロール(どんな利用者としてログインするか)、メンバー(カオナビ上の誰としてログインするか)を割り当てて作成します。

ロールには管理者(Adm)と一般の種別があります。

種別 特徴 用途
管理者(Adm) 全ての項目/シートの情報を閲覧・編集できます。
全てのリスト/イベントの情報を閲覧・編集できます。
管理者機能(SET UP)を利用できます。
※必要に応じて管理者ロールごとに管理者機能内の各メニューの利用可否を設定できます。
カオナビ管理者、請求書担当など
一般 設定された権限の範囲内で項目/シートの情報を閲覧・編集できます。
機能ごとに設定された権限に応じてリスト・イベントの情報を閲覧・編集できます。
役員、マネージャー、スタッフなど

メインコード設定をしよう

メインコード設定の重要性

カオナビでは組織データと従業員データを、それぞれ「所属コード」と「社員番号」に紐づけて管理しており、それらのゼロ埋めの有無と桁数の設定ができる機能が『メインコード設定』です。
アップロードしたデータの桁数がメインコード設定で指定した数より少ない時、0埋め処理で不足している分を先頭に「0」を付けて自動補完してくれます。

例えば、0埋めを「6桁」で指定すると、「11」というデータをアップロードした場合「000011」としてカオナビに登録できます。

社員番号が「000011」の人のデータを誤って「11」で登録すると、エラーまたは元データ消失の危険があります。
決まった桁数で揃っている(かつ、先頭に「0」が使用されている)場合には、メインコード設定で「0埋め」設定を必ずしましょう!

①設定したいコードにチェックを入れる

管理者メニューから『メインコード設定』を開き、社員番号、所属コードのうち、0埋め処理を行いたいコードにチェックを入れます。

②桁数を指定する

桁数の入力欄が表示されるので、0埋めしたい桁数を入力します。
桁数の上限は15桁です。

設定が完了したら画面右上の『設定を保存する』をクリックしてください。