従業員名簿の登録イメージ
カオナビに従業員情報を登録すると、『PROFILE BOOK』で顔写真付きの名簿が表示されます。
大まかな設定手順と使う機能
本手順の操作は、『SETUP』（管理者機能）の以下の機能を使って行います。
①『レイアウト設定』：基本情報に項目を追加しよう
②『CSV入出力』：従業員名簿のCSVファイルをアップロードしよう
③『顔写真管理』：従業員の顔写真を登録しよう
基本情報に項目を追加しよう
あらかじめ用意されている項目以外に、基本情報項目を設定することができます。
以下では例として、『役職』項目を追加していきます。
こちらの手順は後から行うこともできます。
①基本情報のレイアウト設定を開始する
管理者機能の『レイアウト設定』で『基本情報を編集する』をクリックします。
②パーツを配置する
項目パーツ一覧からパーツを選択し、基本情報のレイアウトエリアにドラッグします。
ここでは役職項目を設定するために『プルダウンリスト』を追加します。設置できる場所が青色の枠で表示されます。
パーツをドロップし、配置します。
③パーツのラベル名を設定する
ラベル名を入力します。役職項目を設定するために『役職』と入力します。
④パーツの詳細を設定する
パーツ右上の歯車アイコンをクリックし、詳細設定を開始します。
ここでは役職名をプルダウンリストの選択肢として設定します。
役職名を改行して追加することで選択肢として登録できます。
入力が終わったら『変更を反映する』をクリックします。
⑤パーツの位置や長さを調整する
パーツの位置を変えたり、長さを調整したりできます。
パーツの移動
パーツの長さ調整
⑥レイアウト設定を保存する
画面右上の『保存する』ボタンをクリックし、設定を保存します。
より詳細な説明は、『基本情報のレイアウト設定』をご覧ください。
基本情報にはどんな情報を登録するといい？
役職、等級の他、職種、入社区分、雇用区分など、パッと見たい情報を登録しておくと便利です。
従業員名簿のCSVファイルを準備しよう
従業員名簿情報をCSVファイル形式で準備します。
①フォーマットをダウンロードする
まずはフォーマットをダウンロードします。フォーマットはこちらからダウンロードできます。
または、管理者機能の『CSV入出力』で基本情報のCSVファイルを『ダウンロード』します。
詳しい手順は『CSVファイルのダウンロード』もご覧ください。
ひな型を使う以外の方法
基幹システムなどから出力したCSVファイルを用いる場合、本手順をスキップできます。
ただしデータの形式がカオナビに取り込めるものかどうか、以下手順で確認してください。
②CSVファイルを作成する
ダウンロードしたCSVファイルに登録したい従業員の情報を一行ずつ入力していきます。
ここでは、登録したい従業員全員分をCSVファイルに含めてください。
『所属コード』列にはStep2で登録した『所属コード』、『役職』列には『基本情報に項目を追加しよう』で設定した役職名の選択肢から入力します。
各列の入力項目については『CSVファイルを作成する』をご覧ください。
ここでCSVファイルに含めなかった従業員がいても問題ありません。
従業員のデータは後から追加することもできます。
従業員名簿のCSVファイルをアップロードしよう
作成した従業員名簿のCSVファイルをカオナビに登録します。
①CSVファイルアップロードを開始する
『CSV入出力』画面で基本情報の『アップロード』をクリックします。
②アップロードモードを選択する
アップロードモードを選択し、『次へ進む』をクリックします。
ここでは『全入れ替えモード』を選択します。この時、『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にはチェックを付けたままにしてください。
バックアップが取られたことを確認し、『次に進む』をクリックします。
『全入れ替えモード』について
初回登録ではカオナビに登録されているサンプルデータを削除し、CSVファイルのデータで更新を行うため、『全入れ替えモード』を選択します。
他のアップロードモードについては『アップロードモード』をご覧ください。
直前バックアップについて
『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にチェックを付けることで、アップロード直前の状態のバックアップを取得できます。
③CSVファイルを追加する
アップロードするCSVファイルをドラッグ＆ドロップまたは『ファイル選択』から追加します。
以下のようなメッセージが表示されるので、『閉じる』をクリックしてメッセージを閉じます。
④項目をマッピングする
PROFILE BOOKの項目名とCSVファイルのヘッダー行の項目名とのマッピング（対応付け）を行います。
カオナビ上の項目名とCSVの項目名が正しく対応しているか確認し、誤りがある場合は修正してください。
終わったら『次へ進む』ボタンをクリックします。
⑤アップロードを実行する
レコード数が登録しようとしている従業員数を表します。確認し『実行』ボタンをクリックします。
以降の手順については『アップロードの受付完了』以降をご覧ください。
アップロードに成功すると従業員がメンバーとして登録され、『PROFILE BOOK』に表示されます。
従業員の顔写真を登録しよう
メンバーを登録できたら、次に従業員の顔写真を登録しましょう。
①顔写真を準備する
カオナビに登録する顔写真を準備します。
顔写真のポイントは以下の通りです。
| ファイル名（推奨） | [社員番号].jpg ※例：A0001.jpg |
メンバー情報と顔写真が自動で関連付けされます。 ※他のファイル名でもアップロード可能ですが、アップロード後にメンバー名との関連付けが必要です。 |
|---|---|---|
| ファイル形式（推奨） | jpg | 「png」「gif」も対応していますが、カオナビ登録時に「jpg」に変換します。 |
| ファイルサイズ | 1枚あたり5MBが上限 | |
| 顔の位置と向き（推奨） | 顔を中心に、カメラ目線で撮影されている | トリミングに成功する確率が高くなります。 |
| 背景色（推奨） | 白・薄いグレーなどの淡い色 | トリミングに成功する確率が高くなります。 |
②顔写真アップロードを開始する
『顔写真管理』画面で、顔写真をドラッグ＆ドロップまたは『ファイル選択』から追加します。
写真を追加すると、社員番号と自動で関連付けられます。
③トリミングの設定を行う
トリミングを行う場合、『トリミングする機能を利用する』のチェックを付けます。
④顔写真をアップロードする
『下の画像をすべて登録する』をクリックし、アップロードを行います。
関連付けされていない写真は、画面から手動でメンバーと紐付けられます。
