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Step3

従業員名簿を登録する

カオナビに従業員名簿を登録しましょう。従業員名簿を登録すると『PROFILE BOOK』で顔写真付きの名簿を見ることができるようになります。

従業員名簿の登録イメージ

カオナビに従業員情報を登録すると、『PROFILE BOOK』で顔写真付きの名簿が表示されます。

大まかな設定手順と使う機能

本手順の操作は、『SETUP』(管理者機能)の以下の機能を使って行います。

①『レイアウト設定』:基本情報に項目を追加しよう

②『CSV入出力』:従業員名簿のCSVファイルをアップロードしよう

③『顔写真管理』:従業員の顔写真を登録しよう

基本情報に項目を追加しよう

あらかじめ用意されている項目以外に、基本情報項目を設定することができます。
以下では例として、『役職』項目を追加していきます。

こちらの手順は後から行うこともできます。

①基本情報のレイアウト設定を開始する

管理者機能の『レイアウト設定』で『基本情報を編集する』をクリックします。

②パーツを配置する

項目パーツ一覧からパーツを選択し、基本情報のレイアウトエリアにドラッグします。
ここでは役職項目を設定するために『プルダウンリスト』を追加します。設置できる場所が青色の枠で表示されます。

パーツをドロップし、配置します。

③パーツのラベル名を設定する

ラベル名を入力します。役職項目を設定するために『役職』と入力します。

④パーツの詳細を設定する

パーツ右上の歯車アイコンをクリックし、詳細設定を開始します。

ここでは役職名をプルダウンリストの選択肢として設定します。
役職名を改行して追加することで選択肢として登録できます。
入力が終わったら『変更を反映する』をクリックします。

⑤パーツの位置や長さを調整する

パーツの位置を変えたり、長さを調整したりできます。
パーツの移動
パーツの長さ調整

⑥レイアウト設定を保存する

画面右上の『保存する』ボタンをクリックし、設定を保存します。

より詳細な説明は、『基本情報のレイアウト設定』をご覧ください。

基本情報にはどんな情報を登録するといい?

役職、等級の他、職種、入社区分、雇用区分など、パッと見たい情報を登録しておくと便利です。

従業員名簿のCSVファイルを準備しよう

従業員名簿情報をCSVファイル形式で準備します。

①フォーマットをダウンロードする

まずはフォーマットをダウンロードします。フォーマットはこちらからダウンロードできます。
または、管理者機能の『CSV入出力』で基本情報のCSVファイルを『ダウンロード』します。

詳しい手順は『CSVファイルのダウンロード』もご覧ください。

ひな型を使う以外の方法

基幹システムなどから出力したCSVファイルを用いる場合、本手順をスキップできます。
ただしデータの形式がカオナビに取り込めるものかどうか、以下手順で確認してください。

②CSVファイルを作成する

ダウンロードしたCSVファイルに登録したい従業員の情報を一行ずつ入力していきます。
ここでは、登録したい従業員全員分をCSVファイルに含めてください。
『所属コード』列にはStep2で登録した『所属コード』、『役職』列には『基本情報に項目を追加しよう』で設定した役職名の選択肢から入力します。

各列の入力項目については『CSVファイルを作成する』をご覧ください。

ここでCSVファイルに含めなかった従業員がいても問題ありません。
従業員のデータは後から追加することもできます。

従業員名簿のCSVファイルをアップロードしよう

作成した従業員名簿のCSVファイルをカオナビに登録します。

①CSVファイルアップロードを開始する

『CSV入出力』画面で基本情報の『アップロード』をクリックします。 

②アップロードモードを選択する

アップロードモードを選択し、『次へ進む』をクリックします。
ここでは『全入れ替えモード』を選択します。この時、『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にはチェックを付けたままにしてください。

バックアップが取られたことを確認し、『次に進む』をクリックします。

『全入れ替えモード』について

初回登録ではカオナビに登録されているサンプルデータを削除し、CSVファイルのデータで更新を行うため、『全入れ替えモード』を選択します。
他のアップロードモードについては『アップロードモード』をご覧ください。

 

直前バックアップについて

『アップロード前に現時点のバックアップを取得する』にチェックを付けることで、アップロード直前の状態のバックアップを取得できます。

③CSVファイルを追加する

アップロードするCSVファイルをドラッグ&ドロップまたは『ファイル選択』から追加します。

以下のようなメッセージが表示されるので、『閉じる』をクリックしてメッセージを閉じます。

④項目をマッピングする

PROFILE BOOKの項目名とCSVファイルのヘッダー行の項目名とのマッピング(対応付け)を行います。
カオナビ上の項目名とCSVの項目名が正しく対応しているか確認し、誤りがある場合は修正してください。
終わったら『次へ進む』ボタンをクリックします。

⑤アップロードを実行する

レコード数が登録しようとしている従業員数を表します。確認し『実行』ボタンをクリックします。

以降の手順については『アップロードの受付完了』以降をご覧ください。

アップロードに成功すると従業員がメンバーとして登録され、『PROFILE BOOK』に表示されます。

画面から登録する場合

メンバーを一人ずつ登録することも可能です。

詳しくは『新規にメンバーを追加する』をご覧ください。

従業員の顔写真を登録しよう

メンバーを登録できたら、次に従業員の顔写真を登録しましょう。

①顔写真を準備する

カオナビに登録する顔写真を準備します。

顔写真のポイントは以下の通りです。

ファイル名(推奨) [社員番号].jpg
※例:A0001.jpg
メンバー情報と顔写真が自動で関連付けされます。
※他のファイル名でもアップロード可能ですが、アップロード後にメンバー名との関連付けが必要です。
ファイル形式(推奨) jpg 「png」「gif」も対応していますが、カオナビ登録時に「jpg」に変換します。
ファイルサイズ 1枚あたり5MBが上限
顔の位置と向き(推奨) 顔を中心に、カメラ目線で撮影されている トリミングに成功する確率が高くなります。
背景色(推奨) 白・薄いグレーなどの淡い色 トリミングに成功する確率が高くなります。

②顔写真アップロードを開始する

『顔写真管理』画面で、顔写真をドラッグ&ドロップまたは『ファイル選択』から追加します。

写真を追加すると、社員番号と自動で関連付けられます。

③トリミングの設定を行う

トリミングを行う場合、『トリミングする機能を利用する』のチェックを付けます。

④顔写真をアップロードする

『下の画像をすべて登録する』をクリックし、アップロードを行います。

関連付けされていない写真は、画面から手動でメンバーと紐付けられます。

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