顔写真を効率的に収集したい

カオナビを導入したけどどうやって顔写真を集めればいいのだろう?というお悩みのため、方法をいくつかまとめました。

まずはじめに

「顔と名前が一致する」メリットは一見わかりにくいかもしれませんが、名前で呼ばれると、自分が認識されているという気持ちになり、やる気が出たりミスや不正が減る事に繋がるなど、様々な効果が期待できます。
一方、顔写真は個人情報にあたります。収集時含め取り扱いには十分注意ください。

顔写真回収時の注意事項

顔写真回収の際は利用目的を明示する

データを収集する際には何のために取得してどのように利用していくかを明示してください。
顔写真も個人情報に含まれるので、入社時などに同意を取っているケースもあります。

入社時の個人情報取り扱いの同意書や雇用契約書などに、既に取り扱いルールなどが盛り込まれているケースもあります。
判断に迷った場合は、未然にトラブルを防止するために法務部門にご相談ください。

カオナビに登録できる顔写真の条件

登録できる顔写真のフォーマットは以下の通りです。

  • ファイル形式:JPG形式、PNG形式、GIF形式
  • 1ファイルあたりの容量:5MB以下

顔写真の収集方法

顔写真の収集・登録には、複数の方法があります。
それぞれメリットデメリットがありますので、自社の状況に合うものをお選びください。

方法 統一感 管理者の工数 ユーザー登録
A.顔写真を全従業員分撮影 カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者(Adm)ユーザーにて一括で登録する方法 任意
B.従業員自ら登録する プロファイルブックから従業員自ら顔写真をアップロードする方法 × 必須
C.アンケートで収集する 顔写真収集用アンケートを作成して回収したのち、管理者(Adm)ユーザーにて一括で登録する方法 任意
※メールアドレスを持っていない場合は必須:参考

A.顔写真を全従業員分撮影

カオナビ管理部門にて全従業員分撮影したり、各拠点に撮影を依頼しデータを回収したのち、管理者(Adm)ユーザーにて一括で登録する方法です。
撮影やデータ回収の工数はかかりますが、写真の統一感は抜群です。
撮影した写真データのファイル名を「社員番号+拡張子」にすることで、簡単に一括登録可能です。

    例)メンバーの社員番号 : A0001
      顔写真のファイル名 : A0001.jpg 、 A0001.png 、 A0001.gif

顔写真の登録

撮影した顔写真の登録は、管理者機能の『顔写真管理』から一括登録できます。

ファイル名が社員番号ではない場合は、画面上で一人ずつ誰の写真なのか、紐づけが必要です。

B.従業員自ら登録する

プロファイルブックから、従業員自ら顔写真をアップロードしてもらう方法です。
管理側の工数は少ないですが、写真の統一感はまちまちです。
従業員が自身でアップロードできるよう、アクセス管理で権限設定、ユーザー管理でユーザー登録を行う必要があります。

この収集方法は、PC、スマートフォンアプリに対応しています。
『ユーザー』の作成が必要です。

自身の顔写真をアップロードできる権限

  • 使える機能
    管理者メニュー>アクセス管理>使える機能>機能メニュー
    PROFILE BOOKを『―』⇒『○』に設定してください。
  • 見える情報
    管理者メニュー>アクセス管理>見える情報>情報参照
    1. 基本情報に対し、少なくとも本人の情報は見える設定にしてください。
  • 編集できる情報
    管理者メニュー>アクセス管理>編集できる情報>基本情報の項目別編集>
    4.顔写真編集を『編集不可』『追加設定「本人追加する」』に設定してください。
  • 詳しくは『どんな権限設定ができるのか知りたい > 自分自身で顔写真を編集させる』をご覧ください。

プロファイルブックから顔写真をアップロードする

プロファイルブックから顔写真をアップロードする方法は、それぞれ下記リンクをご覧ください。

パソコンからアップロードする

スマートフォンアプリからアップロードする

顔写真提出に抵抗がある・・・

顔社員の登録に抵抗を感じる従業員には無理に登録を強要せず、
「遠目の写真/横顔/似顔絵/自分を表現しているような別の画像/お気に入りの写真」
などでも可としているケースもあります。

C.アンケートで収集する

顔写真収集用アンケートを作成して回収する方法です。
アンケートにサンプル画像や背景/表情の注意事項を案内することでで、統一感を持たせる工夫が可能となっています。
回収した顔写真のファイル名を社員番号で抽出できるため、登録時の工数も削減できます。
また、アンケート内で顔写真の利用許諾をとるケースもあります。

この収集方法は、パソコンで回答を収集する場合にのみ対応しています(スマートフォンからはファイルのアップロードができないためです)。
『ユーザー』を作成しなくても実施できます。

顔写真収集用のアンケートを作成する

アンケートは『VOICE NOTE(ボイスノート)』で作成します。
詳しい作成方法は、こちらの『利用の流れ』をご覧ください。

サンプル画像の添付

アンケートには、各設問に画像を添付することができます。
顔写真をアップロードするための『ファイル添付パーツ』にサンプル画像を添付することで、統一感のある写真の収集が期待できます。

顔写真提出に抵抗がある・・・

顔社員の登録に抵抗を感じる従業員には無理に登録を強要せず、
「遠目の写真/横顔/似顔絵/自分を表現しているような別の画像/お気に入りの写真」
などでも可としているケースもあります。

顔写真のダウンロードと登録

回収した顔写真のファイル名を社員番号で抽出するには、アンケートのメニューの『ファイルダウンロード』から、ファイル名形式『社員番号だけ』を選択し、ファイルをダウンロードしてください。
詳しくは『アンケート結果のダウンロード添付 > ファイルを一括ダウンロードする』をご覧ください。

ダウンロードした顔写真の登録は、A.顔写真を全従業員分撮影同様、管理者機能の『顔写真管理』から一括登録できます。

アンケート例

アンケートで従業員に顔写真の利用目的を明示し、利用許諾をとる想定のアンケート例です。

    例文
    この度、「カオナビ」という人事システムを新しく導入することとなりました。
    「カオナビ」では、顔写真と紐づけて人事データを管理する仕組みとなっており、ここでは人材情報や評価の実施、各種サーベイなどを管理していく予定です。
    そこで、本システムで皆さまの顔写真を利用する許可を頂きたく、アンケートを実施しております。

    ■使用範囲:本システム(カオナビ)内のみ
    ■閲覧できる範囲:本人、自身の上司のみ

    許可を強制するものではございませんので、以下の設問でご意思をご表明ください。

    Q1. 顔写真使用について許諾を頂ける場合は「はい」選択してください。
    許諾しない場合は「いいえ」を選択してください。
    はい いいえ

    【顔写真を撮影・アップロードする際のお願い事項】
    ①ファイル形式
    jpg、png、gifファイルの形式でご準備ください。
    ②ファイルサイズ
    一人5MBを上限とさせていただいております。
    ③顔の位置と向き
    顔写真の縦横のサイズは自動で調整されますが、顔の位置や向きが大きく前後左右に偏った写真は調整が難しくなりますので、可能な限り顔が中心に、また目線をカメラ目線で撮影してください。
    ④背景色
    画面での見栄え上、白や薄いグレーなどの淡い色をお勧めしております。

    Q2. ご自身の顔写真を撮影して頂きましたら、サンプル画像を確認のうえ写真をアップロードしてください。

    お忙しい中ご協力いただき、ありがとうございました。

(参考)顔写真を登録する効果

 

  • 記憶の定着促進
    顔写真があることで、その人との記憶として、「この人との間に何があったのか」「この人とこんな会話をした」ことが紐付けされ、忘れにくくなります。
  •  

  • 「近接性の効果」が生じ、業績アップにもつながる
    顔を見ることにより、好感度が上がる現象を「近接性効果」といいます。
    これは愛着を形成するホルモンである「オキシトシン」が媒介する現象で、仲間意識が生まれやすくなります。
    例えば、経営陣の方々が普段から社員の顔写真を見ていれば、社員に共感をもつようになったり、従業員同士がお互いの顔を把握することで組織の一体感が増し、業績の向上も期待できます。
  •  

  • 社会的報酬がもたらされる
    社会的報酬とは「他人から褒められたり良い評判を得たりすること」を指します。
    人は金銭的な報酬以外にも、他人から褒められたり良い評判を得たりすることも報酬と感じます。
    例えば、各地で店舗を展開している事業者様の場合、店舗スタッフと普段からコミュニケーションをとることは難しいかもしれません。そんな中でも店舗視察や面談のタイミングに、カオナビで顔写真や登録データを確認してコミュニケーションをとることができます。
    スタッフからすると、トップや部門長等から直接声をかけてもらい、自分の働きが認められるような話題をしてもらえれば、「この人は私を理解してくれている」と思い、「この人のために頑張ろう」と思うようになるなど、社会的報酬が得られることにも期待ができます。