実施中の評価イベントを修正したい

実施中のイベントを修正する必要が出てきたときの注意点をまとめました。

はじめに

実施中の評価イベントを更新したいシーンは稀に発生しますが、変更する場合はイベントを利用しているユーザーに混乱を招いたり、入力データを削除してしまったりするリスクを伴います。
変更を行う際は、以下を必ず行いましょう。
・一度イベントを一般ユーザーから非公開にする(イベントのフェーズを『開始前』に戻す)
・バックアップデータを取得する
・イベント編集に不安がある場合、イベントのコピーを残しておく

注意点

  • 『データ連携』中は、ワークフロー設計、フォーム設計共に変更はできません
  • 変更後にCSVアップロードを行う場合は、必ずイベントのフェーズを『開始前』に戻してください
    (一般ユーザーの入力操作と重複した場合、データが消える可能性があります)
  • イベントの変更後、同じCSVファイルは利用できません
    (変更操作により、CSVファイルのヘッダー項目に変更が生じるため)
    詳しくは『変更後のCSVアップロードについて』をご覧ください。

未実施/後続のワークフローを編集したい

実施中のフェーズ、またすでに実施済みのフェーズを除いて、未実施のフェーズの編集、後続のワークフローの追加を行うことは可能です。

例:下図では、『期末』フェーズまで進めているイベントのワークフローを編集しようとしています。
  『期末』フェーズより後にある『フィードバック』フェーズは編集できます。

『部長確認』のアクションとアクションの担当者を追加しました。

編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※参加者、アクション、アクションの担当者の追加・変更を行った場合は、追加分の権限設定が必要です。

この後、CSVアップロードを用いて新たに追加した参加者の紐づけを行う場合は、こちらもご覧ください。

実施済み/進行中のワークフローを編集したい

すでに実施済みのフェーズ、また実施中のフェーズにおいて、設定を変更したり、フェーズやアクションを追加したりすることはできません。

例:下図では、『期末』フェーズまで進めているイベントのワークフローを編集しようとしています。
  『期末』フェーズより前にある『期初』フェーズの編集はできません。

変更する場合、イベントのフェーズを『開始前』に戻してください。

フェーズを『開始前』に戻すと、一般ユーザーからはイベントを利用できなくなります。
事前に作業日程を周知するなど、ユーザーに混乱を招かないようにしましょう。

ワークフローの編集を行います。

例:下図では、イベントのフェーズを『開始前』に戻したので、『期初』フェーズの編集ができるようになりました。

『期初』フェーズに『目標三次承認』のアクションとアクションの担当者を追加しました。

編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※参加者、アクション、アクションの担当者の追加・変更を行った場合は、追加分の権限設定が必要です。

ユーザーの操作をやり直してもらう必要がある場合には、対象者・参加者のステータスを戻す必要があります。
CSVアップロードを行う際には十分注意して作業を行ってください。

例:下図では、追加した『目標三次承認』直前の『目標二次承認済』までステータスを戻しました。
  また、合わせて三次評価者の登録を行おうとしています。

フォーム設計を編集したい

実施中のイベントのフォーム設計を変更すると、利用中のユーザーの混乱を招く可能性が高くなります。
変更前に、イベントのフェーズを『開始前』に戻してください。

フェーズを『開始前』に戻すと、一般ユーザーからはイベントを利用できなくなります。
事前に作業日程を周知するなど、ユーザーに混乱を招かないようにしましょう。

バックアップデータのダウンロードイベントのコピーを行っておきましょう。

フォームの編集を行います。

編集時は、以下の操作に気を付けてください。該当パーツにすでに入力済みのデータが削除されます。

  • パーツの削除
  • 選択肢の削除(プルダウンリスト、ラジオボタン、チェックボックス)
  • 選択肢に、計算式や判定式に用いる値を新しく設定する または 値を変更する(プルダウンリスト、ラジオボタン)
    例:「A.営業職」→「A.営業職,100」

編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※パーツの追加を行った場合は、権限設定が必要です。

変更後のCSVアップロードについて

CSVアップロードを行う場合は、必ずイベントのフェーズを『開始前』に戻してください。

参加者の追加(ワークフロー設計)、パーツの追加(フォーム設計)を行った場合、ダウンロードできるCSVファイルのヘッダーも合わせて変更されます。
変更操作後は、イベントからCSVファイルをダウンロードしそちらを新たなフォーマットとして利用してください。

参考:
評価データを扱う上での注意点
評価データのアップロード