カオナビの業務を引き継ぐとき

カオナビ担当者が変わるときに、特に引き継いでおくべき事項をまとめました。

はじめに

自身のカオナビ業務を次の担当者に引き継ぐ際、伝えてほしい事項や操作をまとめました。
特に「なぜカオナビを導入したのか」「カオナビでどんなデータを管理しているのか」「なんの業務にカオナビが使われているのか」「誰がどの機能をメインで使っているのか」などの大枠については、後任の方のためにも必ず引き継いでください。

「なぜ」を引き継ごう!

操作はサポートサイトに載っていますが、管理しているデータの内容や評価シート、利用目的は各社様それぞれです。業務を行う目的を知ることは、その業務に取り掛かる障壁を低くし、モチベーションアップにもつながります。操作手順だけでなく、自社でカオナビを利用している目的や制度などについても後任の方に共有してください。

カオナビ内のデータを
最新状態に保つ
異動/組織改編時の対応
メンバーの情報更新対応
管理項目の変更
メンバーの入退社、休職に関わる対応
スマートレビューの
安定運用
各種設定方法の確認
対象者/評価者の変更対応
進捗のチェックと未対応者への催促
その他運用中イベントに関する注意事項
その他 セキュリティやシステム連携に関する設定
契約窓口変更に関する作業

カオナビ内のデータを最新状態に保つための対応

異動/組織改編時の対応

主には所属ツリーの変更とメンバーの所属変更作業です。
異動履歴や役職履歴などを管理している場合は、そちらの更新手順も引き継ぎましょう。
また、異動や昇降格で権限の変更が必要な場合は、ユーザー情報の更新作業も忘れず引き継ぎ内容に入れてください。
その他、拡張アクセス設定やスマートレビューを運用中の場合も更新作業が発生する可能性があります。
参考:組織変更に対応して情報を更新したい

    引き継ぎポイント

  • 所属コードはメインコード設定をしているか
  • 所属ツリーの変更手順
  • どの項目/シートを更新する必要があるのか
  • 権限(ロール)の変更が必要なケースとその設定ルール
  • プロファイルブック、ユーザー情報以外に更新する必要がある機能はあるか
      (拡張アクセス設定、スマートレビュー、ピップアップリストなど)

メンバーの情報更新対応

身上情報や顔写真の変更、評価履歴、資格情報などのシート情報変更時に発生する作業です。
更新した情報を元にリストなどを作成している場合はそちらの変更作業も発生します。

    引き継ぎポイント

  • それぞれの項目/シートの更新タイミング
  • 個別登録と一括登録の方法

管理項目の変更

すでに設定されている項目やシートに変更があるときや、新たに管理する情報が増えた時に発生する作業です。
併せて、カオナビで管理している情報の一覧と、管理している目的も引き継いでおくと、新担当者もスムーズに業務に取り掛かれるでしょう。
追加した項目を検索条件などに使うときのことも考え、カスタム設定についても引き継いでください。

    引き継ぎポイント

  • カオナビで管理している情報はなにか
  • レイアウトの変更方法とシートの追加方法
  • 追加した項目/シートへの権限設定の方法
  • データの個別登録と一括登録の方法

メンバーの入退社、休職に関わる対応

メンバーの状態に併せプロファイルブックやユーザー状態を変更する作業です。
特に退職者がいた場合、カオナビに情報を残すのか、削除するのか、削除するのであれば出力すべき情報についても引き継ぎましょう。退職者情報の出力には、帳票機能が便利です。

    引き継ぎポイント

  • 入社者登録に必要な項目/シートはなにか
  • 入社者の顔写真取得方法
  • メンバー情報の登録/変更方法
  • ユーザーIDの作成方法
  • 休職情報の管理方法
  • 休職者、退職者のユーザーIDの取り扱いルール
  • 残しておく退職者情報はなにか
  • メンバー削除時の注意点

計算式、カスタム設定、メインコード設定の引き継ぎ

データを最新に保つ対応とは別ですが、計算式、カスタム設定、メインコード設定、拡張アクセス設定もカオナビの根幹にかかわる機能です。自社がどのような設定を行っているか引き継いでおきましょう。

    引き継ぎポイント

  • 計算式はどのシートに使われているか
  • ソートに使っている項目は何か
  • 検索条件、グラフ作成に使っている項目は何か
  • シャッフルフェイスの軸やラベルに使っている項目は何か
  • メインコード設定の桁数
  • 拡張アクセス設定の対象者

スマートレビュー安定運用のための対応

スマートレビュー(評価)を安定運用するために必要な引き継ぎです。
点数計算のロジックや権限の基本的な上下関係など、自社の評価制度の詳細は必ず伝えてください。
※権限の基本的な上下関係・・・上位評価者の評価内容は最後のフィードバック時まで見えない、など。

運用中イベントの注意点

運用中イベントに関する注意事項です。
運用中のイベントは扱いを1歩間違えるとデータの消失や不整合が起こります。
必ず引き継いでください。

対象者/評価者(参加者)の変更対応

異動や入退社対応に伴う、対象者/評価者の変更作業です。

    引き継ぎポイント

  • 運用中イベントの変更を行う上での注意点
  • 個別変更と一括変更の方法

進捗のチェックと未対応者への催促

フェーズの変更など、ステータス管理のために必要な作業です。
設定されているステータスの種類とフェーズを、評価スケジュールに照らし合わせ、いつが変更のタイミングなのか共有しましょう。
未対応者にリマインドの通知を送る必要があるときは、通知は『参加者一覧画面』から送れることを引き継いでください。

    引き継ぎポイント

  • フェーズとステータス(アクション)の関係性
  • いつフェーズやステータスを変更するのか
  • 進捗状況の確認方法
  • 参加者一覧画面の見方
  • 通知の送信方法

イベント作成に関する各種設定方法の確認

イベント作成に関する一連の作業です。
イベントコピーで次期の評価イベントを作成している場合も、大まかな流れなどは抑えておいてください。
参考:スタートガイド実践編 ~スマートレビュー~

その他

セキュリティやシステム連携に関する設定

以下の中で利用している機能があれば引き継ぎを行ってください。

契約窓口変更に関する作業

契約窓口の変更登録

カオナビのご担当者様が変更になった場合、『ご契約窓口 登録フォーム』から新たに担当に就かれた方を登録してください。
リリース情報や障害情報など、カオナビ利用に関わる重要なご連絡をお送りします。

請求通知先の変更登録

ご担当者様の変更により請求通知先が変更となる場合は、併せて『請求通知先 追加・削除ご登録フォーム』より通知先メールアドレスを追加/削除してください。
請求書はカオナビからも確認できます。

ご契約プランの確認

利用できる機能や登録できるメンバー数に関わるので、ご契約いただいているプランについても共有をお願いします。
プランは請求書から確認できますが、不明点がある場合は consulting@kaonavi.jp までお問合せください。

各種問い合わせ先

操作に関する問い合わせ先(サポートデスク)
 ※サポートデスクへのお問合せは管理者(Adm)ユーザー様に限らせていただいております。
弊社営業担当者の連絡先
 ※弊社営業担当者の連絡先が不明の場合は、 consulting@kaonavi.jp までお問合せください。