機能別操作ガイド

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SMART REVIEW
評価フローの運用
カテゴリー

対象者・参加者の操作

評価イベントへのアクセス方法

受信したURLからのアクセス

対象者や参加者には、各イベントにアクセスするためのURLを通知することができます。
通知は管理者やオーナーから送られるものと、ステータス更新時にシステムから自動で送信されるものと2通りあります。
ログイン後、対象者のみに設定されているメンバーには本人の評価入力画面が表示されます。
対象者にも参加者にも設定されているメンバーには、本人も含むそのイベントで割り当てられた対象者一覧画面が表示されます。

ログインIDの有無とURL

送られるURLはカオナビのログインIDの有無に応じて変更されます。

ログインIDを持っている場合(ユーザー管理でユーザーとして登録されている場合)
通常のカオナビにログインするためのURL。ログイン後は、通知が送信されたイベントの本人の評価入力画面または対象者一覧画面が開かれます。

ログインIDを持っていない場合(ユーザー管理でユーザーとして登録されていない場合)
ログインせずにそのイベントのみにアクセスするためのURL。パスワード設定にてイベントパスワードの送信設定をしていた場合、ワンタイムのパスワードが別途通知され、その入力が求められます。

入力操作画面の見方

評価詳細画面

添付ファイル
イベントに説明資料などが添付された場合表示されます。クリックするとダウンロードできます。

補足説明
イベントに補足説明が入力された場合表示されます。

参加者表示エリア
ワークフロー設計で設定された参加者(対象者を含む)が表示され、編集権限がある場合、割り当てられているメンバーを変更することができます。氏名の下には実際に確定操作を行ったステータスと、その更新日時が表示されます。閲覧者などアクションを行わない場合も『未対応』が表示されます。

入力エリア
評価内容を入力するエリアです。フォーム設計で配置したパーツが並びます。
青色になっている部分が入力可能箇所で、『*』がついているものは入力必須項目です。

帳票DLボタン
クリックすると帳票がダウンロードできます。権限設定で『閲覧可能』となっている参加者、アクションでのみ表示されます。

差し戻しボタン
前のアクション担当者の入力内容に誤りがあるときなど、差し戻すときにクリックします。クリックすると前のアクションに割り当てられているメンバーに編集権限が移ります。

確定ボタン
入力内容を確定するときにクリックします。クリックすると次のアクションに割り当てられているメンバーに編集権限が移ります。

『<<』
『<<』をクリックすると自身に割り当てられている対象者の一覧が縦に並びます。 顔写真をクリックするとその対象者の評価詳細画面に遷移します。

ステータスの流れ
ワークフロー設計で設定したアクションが順に並びます。すでに確定したアクションは太字で表示され、その次が現在行われるべきアクションです。表示はフェーズごとに自動で切り替わります。

対象者一覧画面

操作を選択する/一括確定ボタン/ビューを切り替えボタン
ー操作を選択する
 共有リンクの表示、SHUFFLE FACEの表示、リストの作成の内、アクセス管理で許可されている操作が行えます。
ービューを切り替え
 対象者の一覧表示と、評価項目の一覧表示とを切り替えます。
ー一括確定ボタン
 複数の対象者のアクションを一括で確定します。※『全て』タブでは利用できません。

ステータスタブ
対象者をステータスごとに表示できます。

対象者一覧表示エリア
自身に割り当てられている評価対象者が並びます。
対象者名または顔写真をクリックするとその対象者の評価詳細画面が開かれます。
氏名の下に、その対象者の評価がどこまで進んでいるのかを表す『ステータス』も表示されます。

要対応マーク
自身がアクションを行うべき対象者には赤丸がつきます。自身の目標設定を行う場合などは、自身に赤丸がつきます。

参加者表示エリア
対象者に紐づく参加者とその参加者が実際に確定したアクションが表示されます。
閲覧者などアクションを行わない場合も『未対応』が表示されます。
ワークフロー設計にて対象者も何かアクションを行う場合、参加者として左に表示されます。

参加者
ログインしている参加者が表示されます。

絞込み検索
キーワードやPROFILE BOOKのデータで対象者を絞り込めます。
参加者がログインIDを持っていない場合、『条件で絞り込む』以下は表示されません。

対象者/参加者の操作(個別)

①評価入力画面を開く

受信したメール・通知のURLまたはSMART REVIEWトップページのイベント名から、自身に割り当てられた対象者一覧画面を開きます。
対象者のみに登録されている場合、受信したメール・通知のURLを開くと自身の評価詳細画面が直接開かれます。

②対象者を選択する

入力作業を行うメンバーの顔写真または氏名をクリックし、評価詳細画面を開きます。
『要対応で絞り込む』をクリックすると、本人も含め、自身が操作を行うべき対象者で絞り込まれます。

③必要項目に入力する

青色になっている部分が入力可能箇所です。
自動保存がかかるため、作業を中断する場合はそのままページを閉じても問題ありません。
自動保存の状況については、画面下部に黒い帯で表示されます。
『<<』をクリックすると他の対象者が表示されるので、顔写真をクリックしてページ遷移できます。

④入力内容を確定する

入力を終えたら『確定する』ボタンを押します。

『確定する』を押すと、確認のポップアップが開かれるので、『はい』または『×』を選択してください。

『はい』を選択すると、次に参加者がいる場合、メールを送信するか確認されるので、『はい』または『いいえ』を選択してください。

完了のポップアップが開かれるので、『はい』をクリックすると評価詳細画面に戻ります。

確定した後は次の参加者に編集権限が移ります。
差し戻しされる以外は再入力できないので注意してください。

参加者の操作(一括)

参加者に対し、確認する対象者が多数いる場合、一括操作も行えます。

①対象者一覧画面を開く

受信したメール・通知のURLまたはSMART REVIEWトップページのイベント名から、自身に割り当てられた対象者一覧画面を開きます。

『一括確定』で操作ができるステータスのタブに赤丸が付いています。

②内容を確認/編集する

該当するタブをクリックし、『ビューを切り替え』をクリックします。

対象者ごとに評価項目が一覧で表示されます。
青色になっている部分が入力可能箇所です。評価内容を確認し、必要があれば修正します。

自動保存がかかるため、ここで作業を中断する場合はそのままページを閉じても問題ありません。
自動保存の状況については、画面下部に黒い帯で表示されます。

③確定したい対象者を選択する

対象者の顔写真の左側にあるチェックボックスをクリックし、一括確定したいメンバーを選択します。

対象者一覧画面のどちらのビューでもチェックができます。

対象者・参加者一覧

対象者の評価項目一覧

④一括確定を行う

『一括確定』ボタンをクリックし、選択したメンバーに対しアクションの確定を行います。

確認メッセージが表示されます。『確定する』ボタンを押します。

『確定する』を押すと、確認のポップアップが開かれるので、『はい』または『×』を選択してください。

『はい』を選択すると、次に参加者がいる場合、メールを送信するか確認されるので、『はい』または『いいえ』を選択してください。

操作の結果が表示されます。確定できた人数を確認し、『OK』をクリックします。

確定後の対象者は次のタブに移動します。

元のタブには、他の対象者が表示されています。

対象者確定後に次のタブに移動しない場合

※ワークフロー設計によっては、上のようにならない場合があります。
ケース①:AND条件のアクションを先に確定した場合、対象者のステータスは変わらず元のタブに表示されたままとなる

ケース②:前のアクションを行う参加者を設定しない場合、対象者は別のステータスタブに移動する
(上司を設定しない場合、「目標承認(上司)済」を飛ばして「目標承認(本部長)済」に移る)

確定できなかった場合

確定できない対象者がいた場合、エラーメッセージと該当の対象者が表示されます。
『メンバーをクリップボードにコピーする』をクリックし、対象者の氏名をコピーできます。

【エラーメッセージ一覧】

入力内容に不備があります 必須項目の入力をしていないなど、入力の不備がある場合に表示されます。入力内容を修正してください。
アクションが既に変更されています 別のユーザーが先にアクションを確定するなどしてステータスが変更された場合に表示されます。追加の操作は不要です。
確定処理でエラーが発生しました サーバーエラーなど、その他のエラーが発生した場合に表示されます。サポートサイトよりお問い合わせください(カオナビ管理者のみ)。

一度に確定できるのは20名まで

一括確定できる対象者は20名(1ページ分)までです。
それ以上の対象者を確定したい場合は、一括確定操作を繰り返してください。

 

管理者は一括確定ができない

管理者(Adm)ユーザーでは一括確定を行うことができません。
一括確定を行えるのは一般ユーザーのみです(管理者(Adm)ユーザーであっても、紐付けメンバーが対象者・参加者に設定されていればこの限りではありません)。

 

一括の差し戻しはできない

差し戻しの一括操作はできず、個人詳細画面からの操作が可能です。
差し戻しについてはこちらをご覧ください。

評価の差し戻し

対象者、参加者に関わらず、自身の前にアクションを行うメンバーがいる場合、『確定する』ボタンの他に『差し戻す』ボタンが表示されます。
内容の不備など作業のやり直しを前アクションの担当者に促すことができます。

①入力内容を差し戻す

差し戻すには『差し戻す』ボタンをクリックします。

アクションを差し戻すかどうかのアラート画面が表示されます。取り消す場合は『×』を、実行する場合は『差し戻しを行う』ボタンをクリックします。

②差し戻すメッセージを入力

差し戻しのポップアップが開きます。差し戻す理由や要望を記載するには『メール・通知を送信して差し戻す』を選択します。選択することで、メッセージ記入欄に入力できるようになります。特にメッセージを記載しない場合は『メール・通知を送信しないで差し戻す』にチェックを入れます。

③評価を差し戻すを実行する

『実行』ボタンをクリックすることで、差し戻しが実行されます。

実行した後は前の参加者に編集権限が移ります。

管理者(Adm)ユーザー/オーナーのアクション確定操作

管理者(Adm)ユーザー/オーナーが対象者や参加者としてアクションを確定するときは注意が必要です。

AND判定のアクションの確定

管理者(Adm)ユーザー/オーナーはAND判定に設定されているアクションの『確定する』ボタンをクリック出来ません。

他の参加者がそのアクションを確定しているかどうかを確認してから、評価詳細画面上部の『ステータス』を変更する歯車ボタンから次のステータスに進めてください。

必須入力項目が未入力の場合のアクションの確定

『確定する』ボタンでステータスを変更する場合、入力必須項目が空欄だと確定できません。
進捗管理のためにステータスを変更する際は、入力を求められ確定できないため、評価詳細画面上部の『ステータス』を変更する歯車ボタンから次のステータスに進めてください。

対象者一覧画面の操作

対象者一覧画面では、対象者を選択する以外にも行える操作があります。

『操作を選択する』プルダウン

画面上部にある『操作を選択する』プルダウンから、他機能への連携が可能です。
利用できる操作はアクセス管理にて利用可能と設定されているもののみとなります。

  • 共有リンクを表示
    現在表示されている画面の共有リンクが発行されます。
  • 縦と横に並び替え
    表示されている対象者をSHUFFLE FACEに表示します。
  • リストに追加
    表示されている対象者でPICKUP LISTに新規リストを作成します。

ビューを切り替える

右上の『ビューを切り替え』をクリックすると、対象者一覧画面と評価項目の一覧画面とを切り替えることができます。
編集もできるので、比較しながら評価を行いたいときなどに便利です。

ステータスで絞り込む

画面上部の『ステータスタブ』を切り替えることで、対象者をステータスごとに絞り込むことができます。

対象者をソートする

『名前』『ステータス』『要対応』の条件で対象者をソートすることが可能です。
そのほか、参加者の氏名、ビュー切り替えすることで評価項目の入力内容でソートをすることができます。
ソートは項目名横の『▲▼』をクリックすることで行えます。

アクションの確定

左側の対象者名の下に、その対象者のステータスが表示されています。

クリックするとアクションを確定のポップアップが開かれるので、『差し戻す』『確定する』の操作が行えます。

条件で絞り込む

画面右の『詳細条件を設定する』をクリックすると、ポップアップでメンバーの検索画面が開かれます。
PROFILE BOOKと同様の条件で対象者の検索ができます。
※ログインIDを持っていない場合は利用できません。
※検索できる条件は『アクセス管理』の設定に準拠します。

また、画面右の『要対応で絞り込む』をクリックすると、自身が行うべきアクションがある対象者で絞り込めます。括弧()内はその人数が表示されており、1人以上いる場合は赤丸が表示されます。

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