機能別操作ガイド

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SMART REVIEW
評価フローの準備
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評価イベント設計後テスト

テストの必要性とチェックすべきところ

ワークフロー設計、フォーム設計、権限設定が完了したら、必ず運用テストを行ってください。
設計時に確認している画面と、実際に従業員の方々が入力する画面とは異なっています。
設定したものがどのように見えているか、実施中の管理者作業はどのような手順かなどを確認してください。

全体のチェックポイント

  • 対象者/参加者の操作画面
  • 対象者/参加者の操作手順、動線
  • メールや催促通知の送り方
  • 管理者の操作手順
  • ワークフローのチェックポイント

  • 抜けているフローや参加者はないか
  • 『OR判定』『AND判定』は適切か
  • アクションを進めた場合や差し戻しの際の動きに問題はないか
  • フォームのチェックポイント

  • 抜けている項目はないか
  • 計算式や判定式の表示は適切か
  • 文字数の入力制限は足りているか
  • 権限のチェックポイント

  • それぞれの権限での画面の見え方、編集できる箇所は適切か
  • 担当アクション以外のタイミングで編集可能になっていないか
  • テスト実施者の決定

    テストを実施するメンバーを決定します。
    カオナビ管理者役、対象者(被評価者)役、一次評価者役、二次評価者役など、イベントのワークフローに応じて評価イベントに関わる役割を決めてください。

    テストに必要な人数

    ワークフローで設定した参加者の数+カオナビ管理者1人が必要となります。
    例えば評価のワークフローで、被評価者(対象者)、一次評価者、二次評価者を設定していた場合、参加者の数3+管理者1の、合計4名のテスト担当メンバーが必要となります。

    テスト担当メンバー選定のポイント

    参加者役でテストを行うメンバーは、ユーザー管理で『管理者(Adm)ユーザー』と紐づいていないメンバーにしてください。
    管理者(Adm)ユーザーは、設定に関わらず全ての項目が閲覧/編集可能となるため「評価フォームの権限設定が想定通りになっているか」確認できません。

    もし管理者(Adm)ユーザーと紐づいているメンバーを選定する場合、テスト実施中だけ一時的に一般ユーザー権限に設定を変更しておく、といった対応が必要です。

    テスト担当メンバーが足りない場合

    テスト担当メンバーを実際に複数人揃えることが難しい場合は、ダミーメンバーを登録し、1人の担当者が複数役をこなしながら実施することも可能です。
    ただし、前述のとおりシミュレーションテストの目的は、

  • 想定した表示になっているか
  • 動作に不備はないか
  • といったことを漏れなくチェックすることなので、なるべく複数の方で確認作業を行うことをおすすめします。

    ダミーメンバー・ダミーユーザーでテストをする場合

    シミュレーションテスト実施用のダミーメンバーを登録する場合は、PROFILE BOOKに評価イベントのURLを受け取るメールアドレスを設定する必要があります。もし従業員の方々がログインIDをお持ちの場合は、ダミーユーザーの作成も必要となります。

      ダミーメンバーの作り方

      ①PROFILE BOOKで新しいメンバーを追加
      ②必須入力となっている項目とメールアドレスを入力
      ③保存する

      ダミーユーザーの作り方

      ①管理者機能>ユーザー管理で新しいユーザーの追加を行う
      ②ログインID(メールアドレス)に登録していないメールアドレスもしくはダミーアドレスを入力する
      ③任意のパスワードを入力する
      ④紐付けメンバーに作成したダミーメンバーを選択する
      ⑤アカウント種別を一般ユーザー、アクセス管理>使える機能でSMART REVIEWが○になっているロールを指定する
      ⑥保存する

    ※ダミーメンバーを作成する場合は、ご契約いただいているプランのマスター上限値を超えないようにご注意ください。
    ※ダミーメンバーを作成した場合、CHART BOARDのメンバー数の集計値にもカウントされます。

    テスト用の対象者/参加者を設定する

    シミュレーションテストの担当メンバーが決まったら、次に該当メンバーを実際の評価イベントの対象者・参加者として設定します。これは、誰が誰の評価を行うか、対象者(被評価者)と参加者(評価者)を紐づける設定です。
    設定方法は、画面から登録する方法とCSVで登録する方法があります。

    画面から登録する場合→「A.カオナビの画面上で登録する」
    CSVで登録する場合→「B.CSVで一括登録する」

    イベントの開始

    対象者・参加者の設定ができたらイベントのテスト運用開始です。
    カオナビ管理者によるイベントの開始・通知の作業、被評価者・評価者による入力やアクション確定作業を行います。
    ここでは本番を想定したシミュレーションを行ってください。

    ①フェーズの変更・メールの送信(管理者役)

    まずイベントに入力などが行えるよう、フェーズを「開始前」から変更します。別途『ワークフロー設計』で設定した、最初のフェーズに変更します。

    フェーズを変更しただけでは対象者・参加者はイベントが開始されたことが分からないので、メールで通知を行う必要があります。

    メール送信の詳細はこちら

    ②フォームの入力(対象者役/参加者役)

    メール通知の場合はメール本文のURLをクリック、ユーザーに登録してありログインが必要な場合はログイン後にSMART REVIEWのメニューもしくは画面右上付近ToDoからイベントへ遷移することができます。

    入力フォームを開いたら実際に入力してみましょう。計算式や判定式は正しいか、入力させたい項目は入力できるか、必要な項目のみ見ることができているか、などを重点的にチェックしてください。

    ③アクションの確定/差し戻し(対象者役/参加者役)

    入力が完了したら、画面右上の『確定する』をクリックしアクションを確定させます。
    順に進めていくと、メール通知を行うかの確認が出てきます。次に操作を行う人がいた場合『はい』をクリックすると、次の操作を行う人宛に通知メールを送ることができ、『いいえ』をクリックするとアクション確定は行えたものの、次の操作を行う人には通知メールが送られません。

    また、前の操作を行った人がもう一度入力ができるように『差し戻し』をすることが可能です。

    差し戻しを行うには、画面右上の『差し戻す』をクリックします。

    ※差し戻しを行っても入力内容はそのまま残り、上書きをするかたちで内容変更が行えます。

    ④各操作を繰り返す

    基本的な操作は先ほどまで説明した通りです。あとは設定されているワークフローに沿ってフェーズの変更や、アクションの確定などをお試しください。

    イベントの修正

    テストで問題点が見つかった場合は、適宜イベントを修正して下さい。

    修正の際の注意点①

    ワークフローまたはフォームを修正した場合は、権限設定を必ず見直してください。
    以下の場合、追加で権限設定を行う必要があります。

      ワークフロー設計

    • アクションを追加または差し替えた
    • 参加者を追加または差し替えた
    • フォーム設計

    • パーツを追加した
    • パーツを差し替えた

    修正の際の注意点②

    修正後ももう一度見直しのためテストを行ってください。

    問題は解決しましたか?

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