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SMART REVIEW
評価フローの準備
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権限を設定する

権限設定について

評価イベントの各アクションにおいて、対象者と参加者に「入力させる項目」「入力させない項目」「見せない項目」などを設定する機能が『権限設定』です。権限設定はワークフロー設計で作成した各アクションで、対象者、参加者にどの作業を割り当てるかに合わせて設定します。

権限設定画面

参加者権限設定エリア
ワークフロー設計で設定した参加者(対象者も含む)が表示されます。各アクションにおいてそれぞれの参加者に『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』の権限を設定できます。

パーツ権限設定エリア
フォーム設計で配置したパーツひとつひとつに各アクションにおいて『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』の権限を設定できます。

参加者、アクション選択メニュー
ワークフロー設計で設定した参加者(対象者も含む)とアクションが表示されます。参加者とアクションを選択すると、その組み合わせごとの設定画面に切り替わります。

担当アクション
③の参加者にマウスカーソルを合わせると、担当アクションとして紐づけられているアクションが表示されます。

フェーズ名
③のアクションにマウスカーソルを合わせると、アクションが該当するフェーズ名が表示されます。

選択解除/保存ボタン
– パーツの選択を解除する
 パーツの青い枠(選択状態)を解除することができます。パーツが選択された場合のみクリックできます。
– 保存
 権限設定で設定したすべての内容を保存します。

帳票ダウンロード
参加者の帳票ダウンロードの権限設定ができます。『帳票登録』をした場合のみ表示されます。

権限設定メニュー
参加者、パーツ、帳票ダウンロードの権限は、『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』を選択することで設定できます。

権限設定の種類

権限設定は、評価シートに配置したパーツ等に対して、誰に作業をさせる/させないなど、対応の要不要にあわせて最適な権限を設定します。権限には以下の3つがあります。

編集可能 入力や選択等の編集をさせるパーツに設定します
閲覧可能 編集はさせず、内容の閲覧のみにしたいパーツに設定します
閲覧不可 編集も閲覧もさせないパーツに設定し、非表示にできます

編集可能に設定した場合の注意点

必須項目に指定されているパーツを「編集可能」に設定した場合、その項目に入力がないとアクションを確定できません。

パーツの権限を設定する

①権限設定の画面を開く

SMART REVIEWトップページで、設定したいイベントの右上にあるメニューアイコンをクリックし、『権限設定』を選択します。

②権限設定の初期画面

フォーム設計で作成した評価フォームが権限設定の画面に表示されます。ここで各パーツの権限設定を行います。

権限設定を終えていないパーツには 未設定 マークが表示されます。
同様に参加者、アクションには『』マークが表示されます。初期状態の画面ではパーツのすべてに『未設定』のマークが表示され、閲覧不可の状態になっています。

③参加者とアクションの組み合わせを選択

権限設定の画面下部に表示される参加者とアクションを選択します。参加者、アクションにはワークフロー設計で設定したものが表示されます。

「被評価者が目標入力時に画面を開いたシーン」、「被評価者が目標承認時に画面を開いたシーン」など、参加者とアクションの組み合わせで権限設定の画面を切り替えます。切り替えた画面ごとに各パーツの権限を設定していきます(一括での設定もできます)。

④個別にパーツの権限を設定する

参加者とアクションを選択し終えたら、各パーツの権限を設定します。パーツにカーソルを合わせると表示される歯車ボタンをクリックします。

表示された『編集可能』『閲覧可能』『閲覧不可』から最適な権限を設定します。

権限設定されたパーツは未設定マークが外れます。設定した権限により、パーツの見え方が変わります。

  • 閲覧不可・・・非表示。カーソルを合わせると薄く表示されます。
  • 閲覧可能・・・未設定マークが外れます。
  • 編集可能・・・入力部分が青く表示されます。
  • 計算式パーツ、判定式パーツ、参照タグ、メセージパーツに編集可能の権限を設定した場合も、閲覧可能と同じ状態です。

編集不要のパーツへの権限設定

『メッセージパーツ』のように入力作業等が必要のないパーツも権限を設定する必要があります。未設定のままだとユーザーからは非表示となります。

⑤一括でパーツの権限を設定する

同じ権限にしたいパーツを一括で設定することもできます。設定したいパーツをクリックし、選択状態にします。

パーツの一括選択

パーツの選択方法には下記の方法があります

A.「Shiftキー」で一括選択
「Shiftキー」を押しながら、選択したい起点となるパーツと終点となるパーツをクリックすることで範囲内のすべてが選択できます。

B.個別に複数選択
選択したいパーツを1つずつクリックすることで、個別に複数選択できます。

※一度選択したパーツを解除する場合は、画面右上の『チェックしたパーツを解除する』をクリックしてください

選択されたいずれかのパーツにカーソルを合わせると、歯車ボタンが表示されるのでクリックしてください。権限設定のポップアップが表示されるので、表示された『編集可能』『閲覧可能』『閲覧不可』から最適な権限を選択してください。

権限設定されたパーツは未設定マークが外れます。設定した権限により、パーツの見え方が変わります。

すでに設定したパーツを再度選択することにより、権限を変更できます。

『閲覧不可』に設定すると、カーソルを合わせない限りパーツは非表示になります。

⑥参加者/アクション選択メニューを一括選択する

パーツだけでなく、参加者/アクション選択メニュー内の参加者とアクションも一括選択し操作できます。
一括選択をしたい参加者、アクションを「Ctrlキー」を押しながらクリックしていくと、青く色が付いた状態になります。
選択状態を解除するときは「Ctrlキー」を押さずにいずれかの参加者、アクションを一度クリックします。

Macの場合は「commandキー」を押しながら、上記の操作を行います。

権限未設定のパーツ

権限設定画面上に未設定のパーツがあっても、設定を保存・終了できます。ただし未設定のパーツは「閲覧不可」となるので注意が必要です。

参加者メンバーの権限設定

評価入力画面をメンバーが開く際、ページ上部に参加者の顔写真と氏名が表示されますが、この表示も権限設定で変更できます。

  • 閲覧不可・・・参加者を表示しない
  • 閲覧可能・・・参加者を表示する
  • 編集可能・・・参加者に割り当てるメンバーを編集する

例えば、対象者が目標設定を行う際に、一次評価者を『参加者』候補の中から選択させたり、対象者が自己評価を行っているとき、二次評価者が誰なのか分からない(見えない)状態にするなど、自社の評価作業の状況に合わせて活用できます。

対象者、参加者の権限を設定する

参加者/アクション選択メニューから、参加者とアクションを選択します。
設定したい対象者参加者にカーソルを合わせて歯車ボタンをクリックし、『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』のいずれかの権限を選択します。

参加者の選択も、ひとつずつクリックしたり、Shiftキーを押しながらの一括選択が可能です。

帳票のダウンロード権限設定

帳票のダウンロード権限設定は、帳票のひな形をイベントに登録した場合に設定できます。

イベントに『帳票登録』をすると、権限設定画面に『帳票DL』というボタンが表示されます。

参加者/アクション選択メニューから、参加者とアクションを選択します。
帳票DLボタンにカーソルを合わせて表示される歯車から、『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』のいずれかの権限を選択します。

未設定マークが外れます。

  • 未設定/閲覧不可・・・帳票DLボタンは表示されず、ダウンロードできません。
  • 閲覧可能/編集可能・・・帳票DLボタンが表示され、ダウンロードができます。

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