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SMART REVIEW
評価フローの準備
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評価フローの設計

ワークフロー設計について

目標設定、評価の入力、承認など「評価に関する一連の作業の流れ」を設計するのが『ワークフロー設計』です。ここではワークフロー設計について、必要な考え方と実際の操作について解説します。

ワークフロー設計画面


フェーズタブ
この評価イベントの『フェーズ』が設定できます。『フェーズを追加』をクリックすることでフェーズを追加します。
このフェーズを削除
不要なフェーズを削除できます。
アクション設定エリア
フェーズごとに『アクション』が設定できます。『アクションを追加』をクリックすることでアクションを追加します。
保存ボタン
ワークフロー設計で設定した内容を保存します。
参加者設定エリア
対象者も含め、アクションを行う人(評価に関わる人)のことです。
対象者は初期状態で設定されており、自社の呼称に合わせ、名称を変更できます。
対象者が評価に関わらない場合、削除も可能です。
それ以外の参加者(評価者、閲覧者など)は、『参加者を追加』から登録できます。

ワークフロー設計を始める前に

『ワークフロー設計』の概念と用語について

SMART REVIEWの『ワークフロー設計』は、期間(『フェーズ』)ごとに誰(『対象者』『参加者』)がどんな作業(『アクション』)を行うかで評価が進捗するようになっています。

フェーズ 評価を区切る時期や段階
「目標設定期間」「期末評価期間」「面談期間」など
アクション フェーズ内での作業ステップ
「目標入力」「目標承認」など
対象者 評価されるメンバー
被評価者
参加者 この評価に関わるメンバーの役割
「評価者」「閲覧者」「人事担当者」など
対象者が記入作業などを行う場合は、対象者も参加者に含まれる

ワークフローを設計する

ワークフローの設計をイメージしやすいように、ここではテンプレートの「MBO・コンピテンシー評価」を例にとりながら、設計方法を解説します。実際の設計でも自社の評価フローを可視化し、それを基に設計するとスムーズに進められます。

  • 「MBO・コンピテンシー評価」のフロー
    <期初>
    1.「目標設定」・・・被評価者が目標を記入
    2.「目標一次承認」・・・一次評価者が目標を承認
    3.「目標二次承認」・・・二次評価者が目標を承認
    <期末>
    1.「自己評価」・・・被評価者が自己評価を記入
    2.「一次評価」・・・一次評価者が一次評価を記入
    3.「二次評価」・・・二次評価者が二次評価を記入

①ワークフロー設計の画面を開く

SMART REVIEWトップページで、設定したいイベントの右上にあるメニューアイコンをクリックし、『ワークフロー設計』を選択します。

②ワークフロー設計の初期画面

フェーズタブの初期状態では、『開始前』『実施中』『終了』の3つが表示されます。

※『開始前』『終了』フェーズの名称の変更はできません。
※『開始前』フェーズの時、カオナビ管理者(Adm)ユーザーとイベントオーナー以外にイベントの存在は見えません。
『終了』フェーズの時、イベントの閲覧権限は『アクセス管理』の設定に準拠します。

③フェーズの設定

フェーズ名の『実施中』と記載されている枠にカーソルを合わせ名称を変更します。

※ここでは例に従って「期初」に変更しています。

続いて次のフェーズを追加するために『フェーズを追加』をクリックします。

ポップアップの『ここにフェーズ名を入力してください』の枠にフェーズ名を入力し『保存』をクリックします。
※ここでは例に従って「期末」と記入しています。

「期末」というフェーズが追加されます。

『フェーズ』の削除と並べ替え

不要なフェーズは、削除したいフェーズのタブを選択し、『フェーズの削除』をクリックすることで削除できます

フェーズを並び替えるには、並べ替えたいフェーズのタブを左右にドラッグすることで順序を替えられます

④アクションを設定

「期初」フェーズに『アクション』を追加します。「期初」となっているタブをクリックし、『アクションを追加』をクリックします。

ポップアップの『ここにアクション名を入力してください』の枠にアクション名を入力し『保存』をクリックします。

これで「目標設定」のアクションの設定が完了です。
※ここでは例に従って「目標設定」と入力し、同様の手順で「目標一次承認」「目標二次承認」のアクションを追加しています。

続いて「期末」のタブを選択し各アクション名を設定します。
※ここでは例に従って「自己評価」「一次評価」「二次評価」を設定しています。

アクションの削除

不要なアクションは、名称にカーソルを合わせると右に表示される『×』をクリックすることで削除できます

⑤『対象者』『参加者』を設定する

自社の評価制度に合わせ、各アクションを行う役割を設定できます。ワークフロー設計画面の右にある『対象者』『参加者』のエリアで設定します。

対象者は、記入作業を行うなどワークフロー上でアクションを行う場合に設定します。
初期状態では予め設定された状態のため、対象者がアクションを行わない場合は削除して下さい。

『対象者』という名称を変更する場合、対象者設定エリアの『対象者』をクリックし、ポップアップ上で名称を変更し『保存』をクリックします。
※ここでは例に従って「被評価者」に変更します。

『参加者』には対象者の評価にかかわる役割(評価する人や閲覧できる人など)を登録します。初めに『参加者を追加』をクリックします。

ポップアップ上で名称を記入後『保存』をクリックします。

以上で『対象者』『参加者』の設定の完了です。
※ここでは例に従って「一次評価者」「二次評価者」を追加しています。

『対象者』『参加者』の削除

不要な『対象者』『参加者』は、名称にマウスポインタを合わせると右に表示される『×』をクリックすることで削除できます

『参加者』は1つの役割に1メンバーまで

例えば1名の「被評価者」に対して「一次評価者」が2名いる場合、「一次評価者」の枠に実際のメンバー2名を配置することはできません。その場合、「一次評価者①」「一次評価者②」など『参加者』を2つ設定します。このように参加者の数に合わせ、設定する必要があります。

⑥各アクションに『対象者』『参加者』を紐づけ

⑤で設定した『対象者』『参加者』を各アクションに紐づけます。1つのアクションに対し、複数の役割を配置できます。
操作はドラッグ&ドロップで行います。

以上で『対象者』『参加者』の紐づけが完了します。

⑦各アクションの確定条件を設定する

「被評価者」が目標設定を終えた後、次のアクションを行う人に手順を回すための条件などを設定します。
アクション設定エリアで、設定を行いたい『アクション名』をクリックします。


アクション設定のポップアップで動作を選択し『保存』をクリックします。

アクションの動作について

『このアクションに複数の参加者が設定されている場合の判定設定』
このアクションに設定された対象者、参加者が動作を確定した後、次のアクションに進む条件を設定します。
初期状態ではOR判定が選択されています。

  • 一人の参加者のアクション確定で次に進む(OR判定)
    設定されている対象者を含む参加者のいずれかがアクションを確定した場合に次へ進みます。
  • 全員の参加者のアクション確定で次へ進む(AND判定)
    設定されている対象者を含む参加者の全員がアクションを確定しないと次へ進めないようにします。

『このアクションが確定された後の継続的な編集の許可設定』
このアクションに設定された対象者を含む参加者が動作を確定した後に、本人が記載したものを再び編集できるかを設定します。編集を許可する場合チェックを入れます。
※次のアクションが確定された後は編集できません。

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